az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy megfeleljen az alapvető adatvédelmi és biztonsági elveknek, növelje a termelékenységet és egy nagyszerű irodával rendelkezzen, a tiszta íróasztalra vonatkozó irányelvek végrehajtása.
a tiszta asztali házirend és a tiszta képernyőre vonatkozó házirend kéz a kézben jár a szervezet érzékeny adatainak védelme érdekében.
- mi a tiszta íróasztal politika?
- a tiszta íróasztal-házirend előnyei
- időt és pénzt takaríthat meg
- jó benyomások
- könnyű ISO megfelelés
- elriasztja a kíváncsiskodó szemeket
- csökkentse a stresszt
- tiszta íróasztal-házirend végrehajtása
- tegye írásban
- Emlékeztető hozzáadása az e-mail aláírásokhoz
- zárható tároló
- ösztönözze az elektronikus dokumentumokat
- biztonságosan szabaduljon meg a dokumentumoktól
- rutinszerű biztonsági mentések végrehajtása
- a tiszta íróasztalra vonatkozó házirend érvényesítése
- véletlenszerű ellenőrzések
- felső vezetés támogatása
mi a tiszta íróasztal politika?
a tiszta íróasztal irányelv előírja, hogy minden alkalmazottnak minden munkanap végén ki kell ürítenie az íróasztalát. Ez nem csak a dokumentumokat és jegyzeteket foglalja magában, hanem a post-it jegyzeteket, a vállalati kártyákat és a cserélhető adathordozókat (pl.
a tiszta íróasztalra vonatkozó irányelvek betartása segít a szervezetnek csökkenteni az információlopás, a csalás vagy a biztonság megsértésének kockázatát, amelyet az érzékeny információk felügyelet nélkül hagyása és egyszerű nézetben történő megjelenítése okoz.
a tiszta íróasztal-házirend előnyei
a tiszta íróasztal-házirendet a szervezet számára nyújtott számos előny miatt kell elfogadni.
időt és pénzt takaríthat meg
az IDC jelentése szerint a szervezet egy tipikus alkalmazottja napi 2,5 órát tölt információk keresésével. Feltételezve, hogy a szervezet tudásmunkásai évente 80 000 dollárt keresnek, egy 1000 fős szervezet évente körülbelül 2,5 millió dollárt veszít az információk megtalálásának és visszakeresésének képtelenségéből.
a tiszta íróasztal irányelv arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy használják a dokumentumok digitális változatát, jelentősen csökkentve a szervezet papír -, tintafesték-és nyomtatókarbantartási költségeit.
jó benyomások
ki tudja, ki és mikor látogatja meg az irodáját? A tiszta és rendezett munkaterület hatékonynak és szalonképesnek tűnik mindenki számára, aki úgy dönt, hogy meglátogatja, beleértve az auditorokat is!
könnyű ISO megfelelés
a tiszta íróasztal-politika nemcsak az ISO 27001/17799 szabványnak felel meg, hanem az alapvető adatvédelmi elveknek is megfelel.
Kanada szövetségi adatvédelmi jogszabályai a PIPEDA előírja, hogy a kanadai szervezetek védjék a személyes adatokat. Az Egyesült Királyság adatvédelmi törvénye előírja az Egyesült Királyságban működő szervezetek számára, hogy biztosítsák a személyes adatok biztonságát.
elriasztja a kíváncsiskodó szemeket
az alkalmazottak általában érzékeny információkat hagynak az íróasztalukon.
a post-it jegyzetek általában a legrosszabb bűnösök, amelyek neveket, telefonszámokat, sőt felhasználóneveket és jelszavakat tartalmaznak, amelyek egyszerű nézetben láthatók. Ezek a szokások arra ösztönzik a tisztességtelen alkalmazottakat, a takarítószemélyzetet és a karbantartó személyzetet, hogy megtekintsék azokat az információkat, amelyekhez nem szabad hozzáférniük.
csökkentse a stresszt
egy hely, ahol minden és minden a helyén van. Amikor az alkalmazottak szervezettek, több időt tölthetnek a munkára koncentrálva, ahelyett, hogy stresszt éreznének, mert nem találnak jelentést a következő 10 percben.
tiszta íróasztal-házirend végrehajtása
Ön meg van győződve arról, hogy szervezetének tiszta íróasztal-házirendre van szüksége. Zseniális! Íme néhány lépés, amely segít a politika végrehajtásában.
tegye írásban
a tiszta íróasztal politikát írásban kell közölni minden alkalmazottal, különösen a bevezető és továbbképző képzés során. A Be nem tartás következményeinek súlyosnak, mégis praktikusnak kell lenniük, különösen, ha szervezete sokkal érzékeny információkkal dolgozik. Minden alkalmazott írja alá a dokumentumot jóváhagyásra.
nem tudja, hol kezdje? Létrehoztunk egy ingyenes clean desk házirend sablont, amelyet módosíthat és használhat vállalkozásában. Ingyenes poszterünk segítségével is terjesztheti a szót.
Emlékeztető hozzáadása az e-mail aláírásokhoz
valószínűleg sok e-mail aláírás alatt látta: kérjük, vegye figyelembe a környezetet az e-mail nyomtatása előtt. Ha szervezete szabványosított e-mail aláírásokat használ, fontolja meg, hogy ezt az emlékeztetőt hozzáadja az aljára.
zárható tároló
nem hajthat végre tiszta íróasztal-házirendet, ha nincs hova tenni az alkalmazottak dokumentumait. Fontolja meg a kis, zárható tárolódobozok vásárlását az alkalmazottak számára, amelyek az íróasztaluk alá illeszkednek.
ösztönözze az elektronikus dokumentumokat
az alkalmazottak dolgozzanak elektronikus dokumentumokkal, amikor csak lehetséges. Anélkül, hogy fizikai papírokkal kellene nyomtatnia és dolgoznia, az alkalmazottak mindig tiszta íróasztallal rendelkeznek, amikor kijelentkeznek a számítógépükről.
biztonságosan szabaduljon meg a dokumentumoktól
alkalmazottai soha ne dobjanak munkával kapcsolatos dokumentumokat a szemétkosárba. Amint a szemét elhagyja a vállalat ajtaját, az állami tulajdonba kerül. Semmi sem tönkreteheti szervezetét gyorsabban, mint a gondatlan alkalmazottak, akik érzékeny információkat dobnak egy hulladékkosárba. A szervezet nem akarja, hogy az újság első oldalán legyen az érzékeny információk feltárására.
dokumentummegsemmisítési politika végrehajtása annak biztosítása érdekében, hogy minden dokumentum biztonságosan megsemmisüljön.
rutinszerű biztonsági mentések végrehajtása
ha visszatartja az alkalmazottakat a fizikai dokumentumok használatától, győződjön meg arról, hogy szervezete megbízható biztonsági mentési rutinnal rendelkezik. Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogy dokumentumaik biztonságosak lesznek áramkimaradás vagy merevlemez-összeomlás esetén.
a tiszta íróasztalra vonatkozó házirend érvényesítése
a tiszta íróasztalra vonatkozó házirend végrehajtása és a végrehajtáshoz való nemtörődöm hozzáállás haszontalanná teszi a házirendet.
véletlenszerű ellenőrzések
valaki végezzen véletlenszerű heti ellenőrzéseket, esetleg egy munkanap végén. Minden papírt, jegyzetet, post-It-T vagy más érzékeny információkat tartalmazó dokumentumot azonnal fel kell aprítani. A cserélhető adathordozók, például CD-k, hajlékonylemezek vagy memóriakártyák ideiglenesen elkobozhatók.
ellenőrzési ellenőrzőlistát keres? Tekintse meg ingyenes tiszta íróasztal-házirend-ellenőrzési ellenőrzőlistánkat.
felső vezetés támogatása
a tiszta íróasztal politikát komolyan kell venni — különösen a menedzsment minden szintjén. Ha az alkalmazottak látják, hogy a felső vezetésnek nem kell betartania a politikát, hamarosan elveszítik a hitüket.
az a tény, hogy a felső vezetés általában érzékenyebb dokumentumokat kezel, meg kell erősítenie a tiszta íróasztal-politika szükségességét minden alkalmazott számára, függetlenül a szervezeten belüli státuszuktól.
