a jó tanácsadói jelentés megírásának 7 alapvető szabálya

tanácsadóként hírneve a jelentések minőségén nyugszik. Mert még akkor is, ha nagyszerű munkát végzett a projekt minden más aspektusában, ügyfele végül boldogtalan lesz, ha nem nyújt kiváló jelentést.

a jelentések a projekt egyetlen kézzelfogható öröksége, ezért azt szeretné, hogy ez az örökség pozitív legyen, amely inkább erősíti, mint csökkenti a hírnevét.

munkám során időnként találkozom valakivel, aki azt mondja: “Ó, igen, te vagy a Hackett-jelentés szerzője”. Nem lehettem biztos benne, hogy hány “Hackett-jelentés” van odakint, de ez egy tisztességes szám. És bár nem mindig mutatták be a szervezetet a legjobb fényben, biztos vagyok benne, hogy mindegyik jól meg van írva, és az ajánlások szempontjából értéket adtak az ügyfél számára.

amikor áttérsz a foglalkoztatásról a tanácsadásra, a projektjelentések írása a semmiből nem feltétlenül olyan, amit korábban tettél. A közszféra tanácsadójaként történő írás nagyon különbözik a közszféra alkalmazottjaként történő írástól, ezért el kell engednie néhány korábbi szokását.

az évek során sok történetet hallottam az ügyfelektől a tanácsadók által készített jelentésekről, amelyekkel nagyon elégedetlenek voltak. A legrosszabb forgatókönyv egy olyan ügyfél volt, akinek egy másik tanácsadót kellett bevonnia a jelentés teljes átdolgozásához. Nem számít, hányszor mentek vissza az eredeti tanácsadóhoz szerkesztésre, csak nem volt a semmiből, és nem lehetett kiadni polírozás nélkül. Nem kell sok képzelet ahhoz, hogy kitaláljuk, mennyire valószínű, hogy az Ügyfél újra bevonja ezt a tanácsadót, vagy kollégákhoz utalja őket.

tehát a kockázat termelő rossz jelentések a veszedelem – élesíteni a készségek az én top tippek írásban tanácsadói jelentés.

a tanácsadói jelentés írásának 7 alapvető szabálya

a jó jelentések nem csak megtörténnek. Ők ügyes és gondoskodó. Íme a hét alapvető szabály, amelyet betartok, amikor tanácsadói jelentést írok.

választ ad az ügyfél problémáira

annyira nyilvánvalónak tűnik, de az ügyfél olyan problémával fordult hozzád, amelyre megoldást kellett találnia. Túl sok olyan jelentést láttam, amelyek elfelejtik, hogy ezekre a problémákra kell összpontosítani. Ne okozzon csalódást – győződjön meg róla, hogy a jelentés egyértelműen meghatározza ezeket a problémákat, felvázolja az ezekkel a problémákkal kapcsolatos megállapításait, és ésszerű válaszokat ad az ügyfélnek.

logikai folyama van

a jelentésnek el kell mesélnie egy történetet, és mint minden jó történetnek, logikusan kell folynia, és az olvasót utazásra kell vinnie. Ez az utazás a kontextussal kezdődik, továbbmegy a problémák azonosításához, majd megadja az eredményeket, végül az ajánlott megoldásokat. .

a jelentés célközönségéhez szól

a jelentés írásakor könnyű elfelejteni, hogy az ügyfél nagyon valószínűtlen, hogy ugyanaz legyen, mint a jelentés közönsége. Meg kell találnia a módját, hogy ne csak az ügyfelével beszéljen, hanem egy szélesebb közönséggel is, amely magában foglalhatja a belső és külső érdekelteket is. A trükk az, hogy ne vállaljon túl sok vagy túl kevés tudást írás közben.

konkrét ajánlásokat tartalmaz

a nap végén minden az Ön ajánlásain múlik. A projekt az ügyfelek problémáinak megoldásáról szól, és az ajánlások nélküli jelentés minden bizonnyal elmarad az elvárásaiktól.

figyelembe veszi a politikai érzékenységet.

ez a közszféra jelentésírásának kritikus aspektusa. Mert nem számít, milyen kormányzati szektorral dolgozik együtt, lesznek olyan kérdések, amelyek nagyon érzelmesek a közösség számára, nagyon vitatottak a kormány számára, és potenciális kockázatokat jelentenek a helyszíni szolgáltatásokat nyújtó szervezetek számára. Meg kell írni a jelentést oly módon, hogy figyelembe veszi az ilyen kérdéseket annak érdekében, hogy minimálisra csökkentsék a potenciális kockázatot, hogy az ügyfél.

tömör és egyszerű angol nyelven íródott

ha éppen a közszférából érkezett tanácsadásra, akkor hozhat olyan írási szokásokat, amelyek nem szolgálják Önt. A bürokrácia nyelvezete és a menyét szavak használata érvényesülhet a kormányban, de tanácsadóként meg kell szabadulnia ezektől a tendenciáktól. Használjon rövid mondatokat és rövid bekezdéseket. Írj dolgokat egyszerűen, ahogy lehet, hogy beszélni, és nem lehet a kísértés, hogy viasz lírai.

semleges és elfogulatlan hangot használ

itt hangsúlyozom a ‘hang’ kifejezést. Természetesen nem azt javaslom, hogy jelentésének tartalma semleges és elfogulatlan legyen-éppen ellenkezőleg; Önnek, ahogy mondják, őszinte és félelem nélküli tanácsokat kellene adnia. De a jelentés általános hangnemét tekintve, kerülnie kell a terhelt vagy érzelmi nyelv használatát.

saját jelentés felépítése/sablonja

sok új tanácsadó küzd a teljes tanácsadói jelentés felépítésével. Ennek elősegítése érdekében, logikai sorrendben, itt van a hat szakasz, amelyek a jelentéssablonomban vannak. Ismételje meg ezt a struktúrát a következő jelentéshez, és jó úton halad.

• Összefoglalás
• Bevezetés és háttér
• tényszerű/kontextuális információk
• megállapítások
• ajánlások
• függelékek

Top tippek alakítására ajánlások

az ajánlások kidolgozásakor egy utolsó elemzési réteget végez, hogy kitalálja, mi a következő lépés az ügyfél számára. Ajánlásokat kell tenni:

• cselekvőképes – tanácsot kell adniuk az ügyfélnek, mit kell tennie – milyen lépéseket kell tenni.
• specifikus-a homályos vagy kétértelmű ajánlások nem segítenek; minél konkrétabb és részletesebb, annál jobb.

például, ahelyett, hogy ajánlaná:

az irányítási mechanizmusok javultak

próbáld ki ezt helyette:

a szolgáltatás irányítását megerősíti a következő:

• a beszerzési politika felülvizsgálata a jelenlegi jogszabályi követelményeknek megfelelően
• minden igazgatósági tag számára.

az első csak homályos és nem hasznos – a második pontosan megmondja az ügyfélnek, hogy milyen lépéseket kell tennie.

• megvalósítható/megvalósítható – ajánlások megfogalmazásakor ne nyúljon az ég felé, hanem ajánlja a tökéletes ideális megoldást. Mivel az elérhetetlen ajánlásokat tartalmazó jelentések nagy valószínűséggel a polcon porosodnak. Szervezetekben dolgozott, így megérti a változások végrehajtásának összetettségét. Szükséges egy mért és megfontolt folyamat, ezért győződjön meg róla, hogy ajánlásai nem pite az égen, hanem elérhetők és megvalósíthatók az ügyfél számára.
• Tesztelve az ügyféllel az elfogadhatóság szempontjából – mielőtt ajánlásokat tartalmazna a jelentésében, először tesztelje a vizeket az ügyféllel. Beszélje meg a lehetséges ajánlásokat, amelyek ezekből a megállapításokból származnak, és mérje fel, hogy mi valószínűleg működik az ügyfél számára az alapján, hogy hol vannak, és mire van energiája. Ne feledje, hogy mindig több út van a hegyre.

tanácsok a vezetői összefoglalók elkészítéséhez

az írók túl gyakran gondolják az összefoglalót utógondolatnak – csak egy gyors összefoglalónak. De mint mindannyian tudjuk, sok esetben ez a jelentés egyetlen része, amelyet teljes egészében elolvasunk. Tehát ez egy rendkívül fontos eleme a jelentésnek, és időt kell fordítania annak alakítására, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelel-e a tesztnek: ha ez az egyetlen szakasz, amelyet egy idősebb személy olvas, tartalmazza-e az alapvető kulcsfontosságú üzeneteket és információkat?’

itt van a tanácsom:

• győződjön meg arról, hogy a vezetői összefoglaló az egész rövidített változatát mondja
• figyeljen a logikai folyamatra – ugyanaz vonatkozik itt, mint a teljes jelentésre, mivel a vezetői összefoglalónak logikai áramlással kell rendelkeznie a kontextustól a problémán át a megállapításokig a megoldásokig.
• csak az átfogó megállapításokat adja meg. A jelentés törzsének fel kell vázolnia a megállapítások bizonyítékait. De a vezetői összefoglalóban hagyja ki a részleteket, és csak adja meg a nagy képet abban, amit talált.
• tartalmazza az ajánlásokat. Ha ez az egyetlen szakasz, amelyet valaki olvas, akkor feltétlenül azt akarja, hogy tudják, milyen műveleteket ajánlott az ügyfélnek.

ha a közszféra foglalkoztatását a közszféra tanácsadására cserélte, ne csak azt feltételezze, hogy már rendelkezik jelentésírási készséggel a kezében. Ehelyett fektessen be e készségek fejlesztésébe. Mivel a nem szabványos jelentések készítése károsíthatja hírnevét, és potenciálisan veszélyeztetheti tanácsadói sikerét.