szerző: Strahinja Stojanovic
a Dis ISO 9001:2015 szabvány elérhető verziója szerint a minőségi kézikönyv már nem lesz kötelező dokumentum (a közelgő változásokról többet megtudhat, olvassa el ezt a cikket: 5 fő változás várható az ISO 9001:2015-ben a 2014-es Nemzetközi Szabványtervezetből (DIS)). Hogy történt ez? A minőségbiztosítási kézikönyv volt az egyik első dokumentum, amelyet egy tanúsító szerv kért a tanúsítási ellenőrzés előtt. Hogyan veszítette el hirtelen célját és jelentőségét?
a minőségi kézikönyv sötét oldala
a legtöbb minőségi kézikönyv formálisan megfelel az ISO 9001 szabvány követelményeinek, mégis hiányzik a dokumentum lényege. Az eredmény egy QMS egyik legalapvetőbb dokumentuma, amelyet senki sem olvas – kivéve néhány mazochista tanúsító auditort.
gyakran találkoztam 20+ (néha akár 50+) oldalas minőségi kézikönyvekkel, és elkezdtem azon gondolkodni, hogy “minőségirányítási rendszernek” vagy “mennyiségirányítási rendszernek” kell-e nevezni.”Túl sok volt a duplikált vagy felesleges információ, és olyan sok részlet, hogy végül sajnáltam a fát, amelyet kivágtak, hogy papírt készítsenek erre a felesleges információhalomra.
véleményem szerint a minőségi kézikönyv birtoklása nem volt rossz ötlet. Ez egy olyan dokumentum, ahol a szervezet bemutatja magát, minőségirányítási rendszerét, sőt a minőségirányítás gondolkodásmódját és megközelítését is. Az általános gyakorlat az volt, hogy (a 4.2.2.pont követelményei mellett) tartalmaztak néhány követelményt a 4.1. pontból és néhány más követelményt, amelyeket könnyebb dokumentálni egy minőségi kézikönyvben.
a világos, rövid és világos minőségi kézikönyv olyan szervezet benyomását kelti, amely tudja, mit csinál – olyan szervezet, amely valóban kezeli a minőségirányítási rendszerét. A jó minőségű kézikönyv megkönnyíti az auditor munkáját, és lehetőséget ad neki a rendszer jobb auditálására – és megfigyeléseivel valóban hozzájárul a rendszer fejlesztéséhez. És ami még fontosabb, az ilyen minőségbiztosítási kézikönyv hasznos a menedzsment képviselője és a folyamat tulajdonosai számára, mivel átfogó betekintést nyújt a minőségirányítási rendszerbe.
a nagyvállalatok gyakran megkövetelik beszállítóiktól, hogy rendelkezzenek minőségirányítási rendszerrel, és a beszállítók kiválasztása során megkövetelhetik a minőségi kézikönyv megtekintését. Milyen benyomást kelt a minőségi kézikönyv a cégéről? A terjedelmes minőségi kézikönyv azt mondja, hogy inkább erőforrásokat költene a kreatív megközelítés alkalmazása helyett.
jó minőségű kézikönyv írása nem olyan nehéz: határozza meg a MIR-ek hatókörét, sorolja fel a kizárásokat (ha többet szeretne megtudni az ISO 9001 kizárásokról:2008, olvassa el ezt a cikket Mi az elfogadható kizárás az ISO 7 9001 záradékában) ha vannak kizárások és indoklások, írja le a folyamatok közötti kölcsönhatásokat (lehetőleg egy folyamatábrán keresztül), és sorolja fel az összes QMS – eljárást, amelyet használ-és ez minden. Lásd még rövid minőségi kézikönyv írása.
lenni vagy nem lenni
minőségi kézikönyvvel vagy anélkül a szervezeteknek továbbra is szükségük van valamilyen átfogó QMS-dokumentumra. Továbbra is szükség lesz arra, hogy a tanúsító testületnek olyan dokumentumot küldjön, amely leírja a rendszert, valamint elküldi azt a nagy ügyfeleknek. Bár ez már nem kötelező, a minőségi kézikönyv minden követelménye, a 4.2.2 b) kivételével, a szabvány új verziójában marad. A minőségirányítási rendszer hatókörét és a folyamatok közötti kölcsönhatásokat még meg kell határozni. Ezek a követelmények még részletesebbek az új verzióban, és még mindig valamilyen dokumentált információ formájában kell lenniük.
a szabvány új verziója néhány új követelményt tartalmaz, amelyeket dokumentált információként kell teljesíteni, amelyek könnyen beilleszthetők egy minőségi kézikönyvbe – például a szervezet kontextusába.
ugyanaz az ötlet, más formában
ez az új, nem kötelező dokumentum (bárhogy is nevezzük), amely felváltja a minőségi kézikönyvet, tartalmazza a 4.2.2.
ez az új dokumentum a következő információkat tartalmazza a szervezetről:
- XYZ cég vagyunk;
- ezt gyártjuk és ezeket a szolgáltatásokat nyújtjuk;
- minőségirányítási rendszert alkalmazunk ezekre a folyamatokra;
- ezen okok miatt nem alkalmazzuk a szabvány ezen pontjait;
- ezek a mi folyamataink és azok kölcsönhatásai;
- és ez a belső és külső környezet, amelyben működünk.
ez túlegyszerűsítésnek tekinthető, és természetesen mindezeket az információkat nem lehet egyetlen bekezdésben elhelyezni, de ennek a dokumentumnak lenne értelme, és megfelelne a szabvány új verziójának 4.pontjában szereplő követelmények többségének. Ezenkívül hozzáadható a szervezet küldetése és jövőképe, és ez a dokumentum hatékonyan válhat a brosúrává, amely bemutatja vállalatát a jövőbeli ügyfeleknek.
a szabványnak ez az új verziója nem a formalitás rabszolgája (ez jó dolog? Csak az idő fogja megmondani…), és kreatívabb megközelítést igényel, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az egyes követelményekből, alkalmazkodva a szervezet igényeihez, ahelyett, hogy haszontalan dokumentumokat halmozna fel.
kattintson ide egy kisebb vállalat számára kialakított minőségi kézikönyv előnézetének megtekintéséhez.
