a projektmenedzsment eszközök hasznosak lehetnek a lassabban mozgó munka erőforrásainak tervezésében, szervezésében és kezelésében, de a célirányos workstream együttműködési eszközök átalakítják a csapatok dinamikus, kontextusbeli munkafolyamatait mind a rutinfeladatok, mind a nem tervezett események esetében.
az operatív nehézségekkel küzdő vállalatok vagy osztályok számára — például a szállítmányok folyamatos elvesztése vagy a belső határidők hiánya — természetes, hogy az első lépések egyike lehet a megfelelő projektmenedzsment eszköz keresése. A projektmenedzsment eszközök rendkívül hasznosak lehetnek, de messze nem az egyetlen lehetőség a működési problémák megoldására. Valójában, a körülményeitől függően, lehet, hogy valójában nem ideális illeszkedés.
a Workstream collaboration egy feltörekvő megoldás, amely felrázza az üzleti csapatok kommunikációját és a feladatok elvégzését. Míg a projektmenedzsment és a workstream együttműködési eszközök egyaránt segítik a csapatokat a munkájuk megszervezésében, a kettő különböző képességeket kínál. Ahogy a munkafolyamat-együttműködés vonzóvá válik, egyre több csapat találja meg, hogy a célra épített eszközök támogatják az együttműködést, koherens munkafolyamat oly módon, hogy a projektmenedzsment eszközök egyszerűen nem képesek.
milyen projektmenedzsment eszközök hiányoznak
a projektmenedzsment eszközöket hagyományosan arra használják, hogy megszilárdítsák az ütemterveket és a teljesítéseket a tervek végrehajtásával kapcsolatban. Lényegében egy csapat létrehozhat egy tervet arról, hogy egy projekt hogyan jut el az a ponttól a B pontig, majd egyszerűen kövesse a vázolt lépéseket a cél elérése érdekében. Ez teljesen hasznos funkció bizonyos üzleti kontextusokban, különösen azokban, amelyek nem igényelnek rugalmasságot.
a projektmenedzsment eszközök azonban gyorsan elmaradnak bizonyos típusú csapatoktól. Az egyik fő kérdés az, hogy nem kínálnak sok alkalmazkodóképességet dinamikus helyzetekben. A PM eszközökkel a csapatok nem tudják egyszerűen úgy beállítani munkafolyamataikat, hogy azok valós idejű információkat tükrözzenek, ami azt jelenti, hogy a frissítéseket általában manuálisan kell beépíteni a munkafolyamatokba. A projektmenedzsment egyszerűen nem olyan agilitásra van tervezve, amelyre sok csapatnak szüksége van.
a PM eszközök nem rendelkeznek eszközkövetési képességekkel, ami azt jelenti, hogy nincsenek összhangban a fizikai eszközök állapotával vagy helyével — legyen szó IoT-eszközökről, berendezésekről vagy személyzetről. Az operatív csapatok számára ez hatalmas veszteség, mivel a frissítések és figyelmeztetések ezekről az eszközökről (és más közvetett változásokról) közvetlenül tájékoztatják a stratégiát. Ezzel szemben a projektmenedzsment-értesítések általában magukra a tevékenységállapotokra korlátozódnak (például “befejezett” vagy “lejárt” feladatok).
talán a legkritikusabb, hogy kevés csapat használja sikeresen a PM eszközöket a kommunikációhoz — különösen nem valós időben. Ezek a platformok egyszerűen nem kínálják az azonnali, együttműködési funkciókat, amelyekre az operatív csapatoknak szükségük van. Ez azt jelenti, hogy a csapatok kénytelenek visszatérni ad-hoc e-mailekre, csevegésekre vagy személyes találkozókra a hiányosságok pótlására. Az események és feladatok köré épített kommunikációs csatornák nélkül a beszélgetések gyakran a platformon kívül zajlanak, és gyorsan elszakadhatnak a szóban forgó ügytől. Hasonló értelemben a PM eszközök nem az integrált információmegosztásra irányulnak, ami azt jelenti, hogy a kontextuális tudást és adatokat nem igazán használják fel az egyes projektek javítására.
mi az a Workstream együttműködés?
a Workstream együttműködés a dinamikus munkafolyamatok kezelésének új módja, amely már hullámokat kelt a szervezetek között. A feltörekvő technológiák által lehetővé tett stratégiai váltás a munkafolyamat-együttműködésre azt ígéri, hogy javítja az operatív csapatok koordinálását, kommunikációját és teljesítését.
kommunikáció: az elosztott csapatoknak olyan eszközre van szükségük, amely segít nekik úgy kommunikálni, mintha egy szobában lennének, megbeszélve az ötleteket és megosztva az információkat. Ehhez olyan kommunikációs csatornákra van szükség, amelyek integrálódnak a projekt munkafolyamatába. A munkafolyamat-együttműködési eszközök a feladatok köré szervezve tereket hozhatnak létre a folyamatban lévő, megosztott és tartós beszélgetésekhez. Ezeket a beszélgetéseket tovább erősítik a csevegés, a hang és a videó képességek.
koordináció: A hatékony koordináció lényege, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon. Mindenkinek ugyanaz a nézete a feladatokról és a térképekről? A csapat automatikusan koordinálja az egyéb eszközökben tárolt adatokat? Ezenkívül a cselekvésre alkalmas riasztások segíthetnek abban, hogy az érintett csapattagok tájékozódjanak a következő lépésekről. A közös működési kép biztosíthatja, hogy a csapattagok megértsék a helyüket a többi csapattaghoz és a kulcsfontosságú eszközökhöz képest, hogy a feladatokat a lehető leghatékonyabban hajtsák végre. Mindezek a képességek segítenek a helyzetfelismerésben és a feladat kontextusosabb megközelítésében.
teljesítmény: a sikeres teljesítmény a jó együttműködés eredménye, de az út minden lépését felépíti. Ellentétben a PM eszközökkel, amelyek merev munkafolyamatokat igényelnek ahhoz, hogy a csapatokat a kitűzött tervek szerint célozzák meg, az operatív csapatoknak nagyobb rugalmasságra van szükségük. Fontos, hogy a munkafolyamat és a felelősségek a bejövő információkra reagálva változzanak. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy dinamikus döntéseket hozzanak, és biztosítja, hogy valós idejű adatok alapján pontosan és hatékonyan reagáljanak.
míg a PM eszközök megfelelő választás lehetnek a rutinfeladatokhoz, korlátozott funkcióik egyszerűen nem csökkentik azokat a szervezeteket, amelyeknek valós időben kell forgatniuk és alkalmazkodniuk. Sok vállalatnak gyorsan reagálnia kell az ellenőrzésén kívüli változásokra, függetlenül attól, hogy ez az ügyfelek viselkedésének megváltozását, az ellátási lánc lelassulását, vagy valamilyen berendezés vagy rendszerhibát jelent-e.
munkafolyamat-együttműködés használata a projektmenedzsment javítására vagy helyettesítésére
képzelje el ezt: Csapata elkezdi elérni a kritikus, időérzékeny célt, annak ellenére, hogy nem minden darab van a helyén. Az információk továbbra is áramlanak, gyakran közvetlenül az integrált GPS vagy IoT technológiák munkafolyamat-együttműködési eszközéhez kerülnek. A sürgős feladatok cselekvésre alkalmas riasztásokként jelennek meg, amelyeket csak az érintett feleknek szállítanak. A csapat egésze jobb szituációs tudatosságot élvez, ami azt jelenti, hogy megalapozottabb döntéseket hoznak — a feladatalapú csatornákon keresztüli könnyű kommunikáció segíti őket.
a projektmenedzsment eszközök világos struktúrát, szegmentált feladatokat és elvárásokat biztosítanak. A nagyszerű munkafolyamat-együttműködési eszközök azonban sokféle felhasználási esetet és célkitűzést támogathatnak, amelyek jobban megfelelnek az operatív vagy elosztott csapatoknak. Bár a projektmenedzsment eszközök értékesek, nem elegendőek a siker garantálásához a legkülönbözőbb helyzetekben.
az imént bemutatott forgatókönyvben a hagyományos projektmenedzsment eszköz hasznos a tervezéshez, a feladatok ellenőrzéséhez, amikor elkészülnek, de csak nem ott történik a folyamat végrehajtása. Sok szervezet számára előnyös, ha vagy integrálják a jelenlegi PM eszközöket, vagy teljesen helyettesítik őket egy erre a célra épített együttműködési eszközzel. Ez a workstream együttműködési eszköz biztosítja azt a láthatóságot, rugalmasságot és funkcionalitást, amelyre a csapatnak valóban szüksége van.
tekintse meg, hogy a workstream együttműködési eszközök hogyan segíthetnek a munka megszervezésében és a feladatok körüli valós idejű kommunikáció engedélyezésében. Kezdje azzal, hogy ingyen kipróbálja a Coolfire Core-t.
