amikor a terepen dolgoztam, az egyik legnagyobb panasz, amelyet az ügyfelektől kaptam, az volt, hogy a biztonsági tiszt jelentései mindig rossz minőségűek voltak. Legyen szó óránkénti műszakos alkalmazottakról vagy őrfelügyelőkről, az eseményjelentéseknek olvashatónak, könnyen érthetőnek és szükség esetén jogi dokumentumként használhatónak kell lenniük a bíróságon. A biztonsági tisztviselő jelentési szoftverének használata segíthet a jelentésekben, azonban továbbra is szükség van írásbeli kommunikációs készségekre.
könnyű lenne azt gondolni, hogy bárki, aki ilyen kommunikáció-orientált területen dolgozik, tudja, hogyan kell olvasható és tiszteletre méltó jelentést írni. Sajnos, még az ügyfelek állandó nyomása ellenére is sokan nem. néhány tiszt még azt sem tudja, hogyan kell betűzni vagy használni a jó nyelvtant, még akkor sem, ha középiskolát végzett vagy főiskolára járt.
nem tartom magam “szakértőnek” a hatékony jelentésírás témájában a biztonsági ipar számára. A gimnáziumban nem voltam túl jó a nyelvtanban, és csak egy kicsit többet tanultam a közbeeső 36 év alatt. Viszont tudom, hogyan kell biztonsági jelentéseket írni, hogy segítsem Önt, a tisztjeit és a cégét a bajtól.
nyelv
ne írjon bőbeszédű vagy virágos nyelven; ez nem főiskolai szintű nyelvóra. Írja meg a jelentését, mintha elmondaná egy barátjának, mi történt. Legyen társalgási. Használjon annyi közvetlen idézetet, amennyit csak tudsz.
és ne riadj vissza a trágár beszédtől, ha valaki más használja, és ez szükséges a jelentéshez. Soha ne használjon csillagot az átok szavak helyett, azaz S * * *vagy B***** * t.
végül legyen a lehető legrövidebb. Az ügyfelek elfoglaltak, akik nem akarnak több időt tölteni a jelentések olvasásával, mint amennyire szükségük van.
rövidítések
írja ki a rövidített szavakat teljes egészében az első alkalommal, amikor nekünk őket, a rövidítés mögött zárójelben. Ettől kezdve csak használja a rövidítést. Például: “Stevens biztonsági tiszt (S/O) és Roberts rendőr (P/O) csatlakozott S/O Junie-hoz.”
ez időt és helyet takarít meg anélkül, hogy felesleges zavart okozna az ügyfél számára.
Timestamps
minden esetben jegyezze fel az információk megismerésének idejét, ne pedig a találgatásait, hogy mikor történhetett valami. Bármilyen szép is lenne, valójában nem vagyunk képesek átlátni az időn.
tartsa a jelentést időrendi sorrendben, mivel ismeri a részleteket. Más szavakkal, írja meg a jelentést a részletekkel, ahogy a tiszt megtanulja őket. Ha a harc 0400-kor következik be, de a tiszt csak 0600-kor értesült róla, akkor a jelentést 0600-kor kezdi.
mindig, hacsak másképp nem utasítják, használjon katonai időt a biztonsági jelentés írásában. Ez segít elkerülni és kiküszöbölni a zavart, amikor az időkeretről van szó.
ha rendelkezik az adott időbélyegek használatához szükséges eszközökkel, tegye az idővonalat a lehető legpontosabbá. Ha nem, használja a szót megközelítőleg, hogy védve legyen a jelentések pontosságával kapcsolatos kérdésektől.
Stílus
minden jelentést 3.személy hangján kell írni. A 3. személy nézőpontjának használata csökkenti a zavart azzal kapcsolatban, hogy ki mit, hol és mikor tett. Ha több tiszt is részt vesz, ez mindenképpen segít a történet egyenes tartásában.
Írja meg jelentését a jelenlegi üzleti irányelvek szerint. Ellenőrizze az Ügyféllel, hogy milyen formázást szeretne. Mindaddig, amíg nem okoz túl sok fejfájást, mindig a legjobb, ha az információt bármilyen módon bemutatja az ügyfél a leghasznosabbnak.
a nyelvtant, a helyesírást és az írásjeleket szorosan ellenőrizni kell. A gyenge nyelvtan miatt az ügyfelek megkérdőjelezik az intelligenciáját. Mindig kéznél kell lennie egy szótárnak. A Paperless incident reporting szoftver gyakran beépített helyesírási és nyelvtani ellenőrzőkkel rendelkezik, és rengeteg alkalmazás és webhely található, amelyek segítenek javítani.
a jelentés kitöltése
töltse ki teljesen a jelentés űrlapját. Ne hagyjon üres helyeket. Ha üres szóközök vannak, amikor befejezte, akkor helyezzen át rajtuk valamit, például N/A vagy X. Ezáltal a forma formálisabbnak és teljesebbnek tűnik, és megakadályozza, hogy valaki más írjon dolgokat ezekben a terekben.
minden az ügyfélről szól
ezek a fenti irányelvek csak ilyenek, Irányelvek. Bárhová is megy egy tiszt, a formátum egy kicsit más lesz. A biztonsági iparban az, hogy az ügyfél hogyan akarja a jelentéseit, az az, ahogyan megírja őket. Ez nem csak a formázást foglalja magában, hanem a benne szereplő és kiemelt információkat is.
mégis, ezek a tippek szinte minden biztonsági őr jelentés írására vonatkoznak. Emlékezzen rájuk, és létrehozhat egy teljes biztonsági jelentést, amely boldoggá teszi az ügyfelet, megadja nekik az összes szükséges információt, és fel tud állni a bíróságon.
