ERP megvalósítási terv: a végleges 7 lépéses módszertan

az ERP megvalósítását tervezi.

tudja, hogy az ERP bevezetése nehéz folyamat lehet.

számos emlékeztetőnek köszönhetően tudja, hogy az ERP implementációs hibája gyakori, és hogy a projekt működéséhez rengeteg tervezésre lesz szükség.

az első dolog az első…

mi az ERP implementációs folyamat?

az ERP implementációs folyamat magában foglalja a szoftver telepítését, az összes adat átvitelét, mind a pénzügyi, mind a tranzakciós adatokat, a folyamatok feltérképezését és a felhasználók képzését a szoftver tényleges használatára. Ez a folyamat meghatározza, hogy az ERP megvalósítása sikeres vagy sikertelen.

szóval, hol kezdjük?

ezt az útmutatót azért hoztuk létre, hogy segítsen mindent kitalálni. Tele van valós tanácsokkal, szakértői tippekkel és gyors, lépésről lépésre történő bontásokkal:

• hatékony változáskezelési terv létrehozása (és kinek kellene segítenie a megvalósításában)
• rejtett ERP megvalósítási költségek, és hogyan lehet előre jelezni őket
• élőben, és hogyan lehet értékelni a projekt sikerét

ez (sajnos) nem fogja végrehajtani az ERP-t az Ön számára. Ez azonban biztosítja az információkat, erőforrásokat és sablonokat, hogy mélyreható megértést szerezzen a megvalósítási folyamatról, és növelje a sikeres projekt esélyét.

és ez nem majdnem olyan jó?

ERP implementációs módszertanunk szakaszai

1. Állítsa össze ERP projektcsapatát

2. Hogyan hozzunk létre egy ERP változáskezelési tervet

3. Az ERP végrehajtási költségkeretének becslése

4. Az adatok migrációjának megkezdése

5. A felhasználók képzése az ERP használatára

6. Mi a teendő az ERP go-live során

7. Annak értékelése, hogy az ERP projekt sikeres volt-e

1. Hozd össze a projekt csapat

az első dolgok először: ez lesz elég szerencsétlen tervezés ezt ki a saját. Egy hatékony és dedikált ERP implementációs csapat létrehozása sokkal-sokkal könnyebbé teszi a munkáját.

a kezdéshez a következő ‘core’ tagokra lesz szükséged.

• projektmenedzser: a vezető. Valószínűleg te.
• alkalmazás elemző: felelős az adatok migráció és tisztító
• alkalmazás fejlesztő: felelős a rendszer testreszabási
• QA teszt mérnök: heads up rendszertesztelési és teljesítménytesztelési erőfeszítések

mégis, annak érdekében, hogy a megvalósítás a lehető legegyszerűbben menjen végig minden részlegen (és hogy elkerüljük, hogy a teljes munkaerő úgy írja le gondosan kidolgozott terveit, hogy azt mondja meg nekünk, mit kell tennünk), szüksége lesz még néhány emberre.

ezek nagymértékben attól függnek, hogy kik a legfontosabb érdekeltek – és az ERP jellegét tekintve ezek vállalatonként változnak, attól függően, hogy milyen funkciókat hajt végre.

Íme néhány példa az érdekelt felekre, amelyeket be kell vonni a különböző funkciók végrehajtásakor:

ERP implementációs tanácsadót kell alkalmaznom?

rövid válasz: igen, ha nincs szakértelme házon belül, és megengedheti magának. Egy tapasztalt megvalósítási tanácsadó mindent látott már korábban, és megkerülheti a problémákat, mielőtt azok felmerülnének.

lehetséges, hogy végre sikeresen anélkül, hogy egy bár-ne ess kétségbe, ha a költségvetés nem nyúlik rá, vagy a számlák osztály közismerten szűk öklű.

2. Hozzon létre egy végrehajtási változáskezelési tervet

ennek valójában két oldala van.

először is meg kell terveznie az ERP implementációját lépésekben, és ezeket a szakértelem függvényében át kell ruháznia az implementációs csapatra.

itt van egy mélyreható sablon ERP végrehajtási ütemterv-bár az alábbi ellenőrzőlista segítségével gyorsan megismerheti, hogy mit kell tennie. Mielőtt elkezdené a megvalósítást, terveket kell készítenie a következőkre:

• végrehajtási költségek előrejelzése és Költségvetés készítése
• ERP végrehajtási ütemterv létrehozása
• adatok áttelepítése az új rendszerbe
• az ERP felhasználói bázisának képzése
• az ERP tesztelése és élő működés
• napi élő tevékenységek
• a projekt sikerének értékelése

az olyan eszközök, mint a Trello, a Google Táblázatok és a Wrike kiválóan alkalmasak az ERP-implementációkhoz hasonló projektekben való együttműködésre-böngésszen, és válassza ki azt, amelyik a legjobban illeszkedik a vállalat projektmenedzsment stílusához.

ez a lépésről-lépésre útmutató bemegy minden szakaszában az ERP végrehajtási folyamat nagy mélységben

másodszor, akkor meg kell tervezni, hogyan kell tartani a vállalat oldalán a végrehajtás során. A változás mindig bizonyos mértékű zavarokat okoz, de ez minimalizálható:

• világos kommunikáció a várható zavarokról
• megfelelő idő biztosítása a felhasználói képzésre
• figyelembe véve a legfontosabb érdekelt felek igényeit (ezzel már félúton vagy, képviselőit bevéve a projektcsapatba)

3. Tervezze meg ERP implementációs költségeit és készítsen költségvetést

mennyibe kerül az ERP implementáció?

ez egy arany kérdés. Ha könnyű lenne válaszolni, sokkal kevesebb lenne a túlköltségvetés ERP implementációja, és sokkal több ember önként vállalná a projektkezelést.

egy friss Softwarethinktank elemzés szerint:

• 35% az ERP implementációk költségvetése meghaladta a 0%-25%
• 15% túl volt a költségvetésen 26%-50%
• 6% több mint a költségvetés több mint 50%

ez arra utal, hogy összességében az ERP megvalósításainak több mint fele túllépi a költségvetést. Mondanom sem kell, hogy a költségvetés egy aknamező, és nagyon óvatosnak kell lennie.

mégis vannak olyan költségek, amelyeket meg lehet határozni. Jó kiindulási pont az, hogy feltételezzük, hogy az ERP megvalósításának költsége legalább a vállalkozás éves bruttó bevételének legalább 1% – át igényli.

ezután ezeket a tényezőket be kell vonnia a végrehajtási költségvetésbe, hogy elkerülje a rejtett költségeket:

• hardver / hálózati frissítések: ezek sokkal magasabbak lesznek, ha helyszíni rendszert valósítasz meg
• személyzet túlóradíja: fontos megjegyezni – “nem terveztünk túlórát fizetni, sajnálom” nem olyan sor, amely jól megy a csapatoddal
• szállítói képzési, testreszabási és tanácsadási díjak: ha szerencséd van, akkor a szállító ezeket beépítette a kezdeti szoftverárba, de ez határozottan nem adott. Mindig ellenőrizze a
• Adatmentéseket és tárolást: ezek gyakran a felhő ERP költségeivel járnak – de újra – mindig ellenőrizze.

mire számíthat az ERP fizetésére, számos tényezőtől függ, kezdve az üzleti mérettől, a követelményektől és a felhasználók számától, de egy 2019-es Szoftverútvonal-jelentés nemrégiben megállapította, hogy a vállalatok átlagosan körülbelül 7200 dollárt költenek egy rendszer minden felhasználójára.

tipp: A legpontosabb eredmények elérése érdekében a termelékenység csökkenését is meg kell terveznie – mert bármennyire is próbálkozik, a megvalósítás időtartama alatt nem fog maximális hatékonysággal működni.

4. Indítsa el az adatok áttelepítését

így kezdődik.

annyit terveztél, amennyit csak tudsz. Most itt az ideje, hogy le a tényleges folyamat változó a cég át az új ERP.

az adatmigráció az első lépés – ha jól csinálod, akkor szilárd alapot építesz, amelyre a megvalósítási erőfeszítéseket folytathatod. Ha tévedsz, a dolgok elkezdhetnek összeomlani.

az alkalmazás elemzőjének fel kell vezetnie ezt az erőfeszítést, mivel ez a specialitásuk. Légy kész arra, hogy segítsen nekik:

• adattisztítás és-ellenőrzés
• Adatbázis-beállítás
• örökölt adatok leképezése új adatbázismezőkbe
• adatátvitel az új rendszerbe
• örökölt adatok tesztelése és ellenőrzése
• új adatbevitelek tesztelése és ellenőrzése

5. Start training your ERP user base

a felhasználó elfogadása kulcsfontosságú az ERP implementációs projekt sikeréhez, és ehhez elengedhetetlen a megfelelő felhasználói képzési terv.

a munkaerő képzésének különböző módjai vannak; de a legtöbb képzési módszer felosztható ‘személyes ‘ és’ e-learning ‘ módszerekre:

a személyes és az e-learning képzési módszerek előnyeinek és hátrányainak összefoglalása

függetlenül attól, hogy melyik képzési módszer felel meg legjobban a munkaerőnek, az összes sikeres képzési program négy jellemzője:

• szerepalapú képzés a folyamat egyszerűsítésére és az időszegény alkalmazottak oldalán tartására.
• lehetőségek a gyakornokok számára, hogy visszajelzést adjanak (és a végrehajtó csapat számára, hogy cselekedjenek
• tiszta kommunikációs csatornák a szállítói támogató csapatokkal

tipp: azonosítsa az ígéretes, tech-hozzáértő munkatársakat, akik ERP szuperfelhasználóként képződnek. Ezután kezelhetik az alacsony szintű felhasználói problémákat, lehetővé téve, hogy a feladatra összpontosítson.

a legjobb eredmény elérése érdekében miért nem próbálja meg az edzésterv egyes részeit? A TalentLMS tanulmánya szerint a megkérdezettek 89% – A állította, hogy egy pontalapú rendszer növeli elkötelezettségüket, míg 62% szerint a ranglisták és a kollégákkal való verseny lehetősége motiválja őket a tanulásra. Használja ezt az előnyére.

kis perks mindenki számára, aki befejezi képzési feladatok időben (ingyenes étel, extra óra ebédre), és a nagyobbak (készpénz bónusz, extra napi PTO) a legjobb előadók teszi folytató képzés, hogy kicsit vonzóbb az elfoglalt alkalmazottak.

6. Tervezze meg és indítsa el a go-live tevékenységeket

ez az. A Te Nagy Napod.

ha úgy gondolta, hogy a házassághoz sok nehézkes fejlett tervezésre van szükség, akkor kellemetlenül meglepődik az ERP megvalósításának ‘go-live’ szakasza.

a tervezendő dolgok közé tartozik:

• Rendszertesztelés (pre – és post-go-live)
• személyzet ütemezése, beleértve a szükséges túlórákat vagy ideiglenes alkalmazottakat
• a projektértékelési mutatók meghatározása
• kommunikációs stratégia létrehozása a rendszer leállására
• hálózati sebesség és megbízhatóság ellenőrzése
• adatmentési folyamatok

a kommunikáció itt kulcsfontosságú, mind a csapattal, mind a szélesebb munkaerővel. Tisztában kell lennie azzal, hogy ki mit csinál, mikor várható, hogy elkészül, és milyen leállási órák vannak

az ERP megvalósításának élő szakaszában további információkért lásd::

• öt szempont a sikeres ERP go-live tervezéséhez

7. Értékelje ERP implementációs projektjének sikerét

kezdje ezekkel az egyszerű kérdésekkel:

• csődbe ment a cége?
• perelik az ERP szállítóját szerződésszegés miatt?
• sikerült a projektet a költségvetés közelében tartani?

ha igen, akkor valószínűleg nem tettél szörnyen. Adj magadnak egy ötöst.

ahhoz, hogy egy kicsit mélyebben megismerje a dolgokat, a következő mutatók kombinációját kell használnia:

• király. Látott már megtérülést az ERP-re költött pénzből?
• az emberi hibák csökkenése: egy jól megvalósított ERP-nek csökkentenie kell a folyamatautomatizálás miatti adathibákat. Ha a képzési terv működött, az alkalmazottaknak ki kell használniuk ezeket a funkciókat
• a termelékenységi szint növekedése: ez önmagáért beszél. Az ERP pontosan azt érte el, amit kitűzött?
• az ügyfelek elégedettségének növekedése: nőtt az átfutási idő? Gyorsabban dolgozza fel a megrendeléseket?

ez az útmutató az ERP ROI kiszámításához segít felmérni, hogy a megvalósítási projekt mennyire volt sikeres