PMI-k

absztrakt

a szoftveralkalmazások nélkülözhetetlen elemnek számítanak a projektmenedzsment információs rendszerben. Minden nagyobb alkalmazás szabványos és testreszabható folyamateszközöket kínál, amelyek széles körben elterjedtek az egész világon. Ebben a cikkben bemutatjuk egy olyan tanulmány eredményeit, amelyet a szoftveralkalmazások hatékonyságának értékelésére végeztek az egyre összetettebb projektek kezelésében.

a tanulmány során az EMEA régió 100 projektvezetőjéből álló csoportot kérdeztek meg a projektjeik kezeléséhez használt szoftveralkalmazások használatával kapcsolatos tapasztalataikról. A projektmenedzsereket arra kérték, hogy értékeljék az általuk leghasznosabbnak talált eszközöket és funkciókat, valamint sorolják fel az általuk használt rendszerek hiányosságait. Arra is felkérték őket, hogy nyújtsanak be kívánságlistát azokról a funkciókról vagy folyamateszközökről, amelyeket szívesen látnának a piacon elérhető rendszerekhez.

ez a cikk a 10 legnépszerűbb funkciót, a 10 legfontosabb hiányosságot és a 10 legfontosabb elemet tartalmazza a kívánságlistán.

Bevezetés

a PMBOK 5. kiadás a projektmenedzsment Információs Rendszert (PMI) a következőképpen határozza meg:

míg a PMI-k minden implementációja különbözik a többitől a hatókör, a tervezés és a funkciók tekintetében, a szoftveralkalmazások minden implementáció nélkülözhetetlen összetevőjének tekinthetők. A PMI-k optimális kihasználása nagymértékben függ attól, hogy a kritikus információkat hogyan bocsátják az összes érdekelt fél rendelkezésére, valamint a folyamatautomatizálás szintjétől. Sok projektmenedzser aggódik a PMI-k hatékonysága miatt, részben a rosszul konfigurált szoftverek miatt, valamint a ROI-aggályok miatt. A tanulmány célja, hogy feltárja és jelentse a projektmenedzserek felfogását a PMI-k megvalósításának szerves részét képező szoftveralkalmazásokról.

a PMI-k jelenlegi helyzete

a szervezetek világszerte egyre inkább szoftveralkalmazásokra támaszkodnak a projektmenedzsment folyamatok automatizálásában. Nagy hangsúlyt fektetünk azon adatok pontosságának javítására is, amelyek alapján a fő teljesítménymutatók és jelentések készülnek. A nagy projektmenedzsment feladatok, mint például a különböző nyilvántartások vezetése és a levont tanulságok dokumentálása, sokkal könnyebben teljesíthetők egy megfelelő alkalmazás telepítésével. A következő szakaszok áttekintést nyújtanak a PMI-k jelenlegi helyzetéről, különösen az EMEA régióban.

főbb szereplők

az EMEA régió projektmenedzsment szoftverpiacát a Microsoft, az Oracle, A Meridian, az Autodesk, az Aconex, a RIB Software, a Huddle és néhány más közötti heves verseny jellemzi. Míg egyes szervezetek továbbra is támaszkodnak táblázatkezelő alkalmazásokra és alapvető elektronikus naptárakra, a legtöbb szervezet robusztusabb alkalmazásokba fektetett be a projektmenedzsment folyamatainak egyszerűsítése érdekében. Egyre több olyan ikonikus projektet mutatnak be, mint a Burj Khalifa, a világ eddigi legmagasabb épülete, olyan vállalatok esettanulmányaiban, amelyek megoldásait ezekben a projektekben használták.

míg egyes szoftvercégek egyetlen alkalmazást kínálnak a projektek különböző aspektusainak kezelésére, mások olyan speciális alkalmazásokat kínálnak, amelyek kiegészítik egymást, és integrálhatók más ERP implementációkkal is.

Iparágspecifikus rendszerek

míg a projektmenedzsment szoftverek egy része bármilyen iparág számára alkalmas, mások sablonokat és funkciókat tartalmaznak, amelyek megfelelnek bizonyos típusú projekteknek. Az árképzés és a működési költségek szintén szerepet játszanak abban, hogy bizonyos alkalmazások használatát bizonyos iparágakra korlátozzák. A bennük népszerű főbb iparágakat és alkalmazásokat az 1.kiállítás mutatja be.

1.kiállítás – főbb iparágak és alkalmazások.

Módszertani specifikus rendszerek

az EMEA régióban számos szervezet fejleszti módszertanát a PMI szabványok alapján. Egyes ágazatokban a PRINCE 2 is népszerű, különösen Európa egyes részein. A közelmúltban egyre több szervezet kezdett kísérletezni olyan agilis módszertanokkal, mint a Scrum, a Lean és a Kanban. Megfigyelték, hogy egyes szoftvereszközök nem alkalmasak agilis gyakorlatokra, míg mások nem alkalmasak szélesebb körű módszertanokra. A 2. kiállítás felsorolja a népszerű módszertanokkal használt közös eszközöket.

2.kiállítás – eszközök speciális módszerekhez.

aggodalmak a szoftveralkalmazásokkal kapcsolatban

bár a projektmenedzserek között egyetértés van abban, hogy a hatékony PMI-k elengedhetetlenek a projektcélok eléréséhez, sok aggodalom merül fel a PMI-k végrehajtására telepített szoftveralkalmazások hatékonyságával kapcsolatban. A következő szakaszok leírják ezeknek a félelmeknek a megnyilvánulásait, amelyek később elégedetlenséghez vezetnek.

ROI észlelések

a speciális projektmenedzsment szoftverek fenntartásának árcéduláját és működési költségeit sok projektmenedzser gyakran említi. Egy adott alkalmazás kiválasztását gyakran a projekt tulajdonosai diktálják, míg a számlákat a vállalkozók fizetik. A vállalkozók által alkalmazott projektmenedzserek gyakran megkérdőjelezik a beruházás megtérülését egy drága szoftver alkalmazás telepítéséhez.

menedzsment általános költségek

a szoftveralkalmazások karbantartásához szükséges infrastruktúra és erőforrások szintén aggodalmakat okoznak. A projekt méretétől és hatókörétől függően az önálló üzemeltetésű alkalmazások speciális létesítményeket és házakat igényelnek, amelyek növelik az általános költségeket a finanszírozás, a munkaerő és az erőfeszítés szempontjából.

tanulási görbe

a speciális szoftveralkalmazások bonyolultságainak megtanulásához szükséges idő és erőfeszítés szintén szerepet játszik a projektmenedzserek által gyakran felvetett aggályok között. A PMI-k, amelyek nagyobb hangsúlyt fektetnek az automatizálásra, a szoftverek használatára, szükségessé teszik, hogy minden projektmenedzsment csapat tagja és sok projektcsapat tagja képzett legyen a szoftver használatára.

javasolt vizsgálat

ez a tanulmány az EMEA régió projektmenedzsereinek megítélésének feltárására és jelentésére készült. A tanulmány célja a következő célok elérése:

• Ismerje meg a projektmenedzserek elégedettségét a jelenlegi szoftverrendszerekkel.
• értsd meg a közös jellemzők és eszközök relatív fontosságát.
  • ez lehetővé teszi a projekttulajdonosok számára, hogy a projektmenedzserek bemenetei alapján kiválasszák a megfelelő eszközöket.
  • ez segít a szoftvercégeknek a termékfrissítések megtervezésében, valamint a funkciók hozzáadásában vagy eltávolításában.
  • ez segít a projektmenedzsereknek abban is, hogy hatékony képzési programokat készítsenek a tanulási görbe minimalizálása érdekében.
• Ismerje meg a szoftveralkalmazások hiányosságait.
  • ez segít a szoftvercégeknek az ügyfelek elégedettségének növelését célzó frissítések megtervezésében.
• Ismerje meg a projektmenedzserek kívánságlistáját, akik remélik, hogy növelik a PMI-k megvalósításának hatékonyságát.
  • ez segít a szoftvercégeknek a frissítések megtervezésében és a megfelelő funkciók hozzáadásában.
• oktassa a projektmenedzsereket a szoftveralkalmazások lehetőségeiről és korlátairól.
  • ez segít a projektmenedzsereknek és a PMOs-nak az automatizálás szintjének optimalizálásában.

módszertan

ez a tanulmány egy olyan felmérés felhasználásával készült, amelyben 100 válaszadót választottak ki az EMEA régió minden részéről, biztosítva az összes régió és iparág képviseletét. A válaszadók kaptak egy listát a legtöbb projektmenedzsment szoftveralkalmazásban megtalálható közös jellemzőkről és eszközökről, és arra kérték őket, hogy a listát az elemek relatív fontossága alapján rendeljék meg. Minden válaszadót arra kértek, hogy válassza ki a leggyakrabban használt funkciókat vagy eszközöket, valamint a legkevésbé használt eszközöket. A válaszadókat arra is felkérték, hogy sorolják fel saját szoftveralkalmazásaik hiányosságait, valamint nyújtsanak be kívánságlistát azokról a funkciókról vagy eszközökről, amelyek valószínűleg megkönnyítik a PMI-k hatékony felhasználását. A válaszadókat arra is felkérték, hogy jelezzék elégedettségüket a jelenleg használt szoftveralkalmazással szemben.

a felmérést 2012 szeptemberében és októberében végezték. A megállapításokat 2012 novemberében dolgozták fel és állították össze. A válaszadók demográfiai adatait a kiállítás tartalmazza 3.

3.kiállítás – földrajzon és iparágakon alapuló ábrázolás.

jellemzők/eszközök listája

a válaszadók által értékelt közös jellemzők és eszközök részleges listáját a 4.kiállítás tartalmazza.

4.kiállítás – a szolgáltatások/eszközök részleges listája.

a vizsgálat eredményei

a tanulmány néhány érdekes megállapítást hozott, amelyeket a következő szakaszokban foglalunk össze.

elégedettségi szint

a projektmenedzserek elégedettségi szintjét az 5.kiállítás tartalmazza.

kiállítás 5 – elégedettségi pontszámok.

a leggyakrabban használt funkciók/eszközök

az összes földrajzi terület és iparág összesített értékelése alapján a leggyakrabban használt top 10 funkciót és eszközt a 6.kiállítás tartalmazza.

6.kiállítás – a leggyakrabban használt funkciók/eszközök.

a legkevésbé gyakran használt jellemzők/eszközök

az összes földrajzi terület és iparág összesített értékelése alapján a legkevésbé gyakran használt funkciók és eszközök a 7.kiállításon találhatók.

7.kiállítás – a legkevésbé gyakran használt funkciók/eszközök.

Top 10 hiányosságok

a TOP 10 hiányosságok, az összes földrajzi és iparági összesített értékelés alapján, a 8.kiállításon találhatók.

kiállítás 8 – Top 10 hiányosságok.

funkciók kívánságlistája

a válaszadók nagyon kevés funkciót azonosítottak kívánságlistájuk elemeként. A kért funkciókat a kiállítás sorolja fel 9.

9.kiállítás – kívánságlista.

ajánlások

a tanulmány eredményei érdekes betekintést nyújtanak az EMEA régióban széles körben használt szoftveralkalmazásokba. Az előző szakaszokban megosztott eredmények alapján ajánlott, hogy:

• a szoftvercégek szorosan együttműködnek ügyfeleikkel, hogy feltárják az alacsony elégedettségi pontszámok okait.
• a szoftvercégek úgy tervezik meg frissítéseiket, hogy beépítik a 6.kiállításon felsorolt funkciókat, ha még nincsenek ott. Meg kell próbálniuk leküzdeni a hiányosságokat, és a lehető leghamarabb fel kell venniük a kívánságlistára.
• a projektgazdák a leggyakrabban és a legkevésbé használt funkciók alapján értékelik a szoftveralkalmazásokat. Nem szabad olyan alkalmazásba fektetniük, amely kihagyja a projektmenedzserek által leginkább szükséges funkciókat. Ugyanakkor nem szabad magasabb árat fizetniük, mert egy rendszer olyan funkciókat tartalmaz, amelyek a projektmenedzserek számára legkevésbé fontosak.
• a projektmenedzserek a 6.kiállításon azonosított elemek alapján készítik el képzési vázlataikat.

következtetés

ez a cikk a projektmenedzserek elégedettségéről számol be az általánosan alkalmazott projektmenedzsment szoftveralkalmazásokkal kapcsolatban. Betekintést nyújt a leggyakrabban és a legkevésbé használt funkciókba. Beszámol a legfontosabb hiányosságokról, valamint a projektmenedzserek kívánságlistáján szereplő elemekről is. Ezt az információt a projektmenedzserek felhasználhatják a PMI-k megvalósításának hatékony megtervezéséhez. Az eredmények segíthetnek a szoftvercégeknek is kínálatuk javításában és az ügyfelek elégedettségének növelésében.