Small Business Travel: The Complete Guide

az utazás hatékony módja annak, hogy a vállalkozások új ügyfeleket és befektetőket szerezzenek– semmi sem hatásosabb, mint szemtől szemben találkozni egy potenciális ügyféllel. A nagyvállalatok gyakran jól felszereltek az utazáshoz; egységes eljárásuk van, és elegendő pénzük van alkalmazottaik támogatására. Mégis, a kisvállalkozások számára az utazás elsöprő és szervezetlen lehet. A korlátozott számú alkalmazott és a túl ambiciózus vagy irreális utazási terv kombinációja pénzügyi terhet róhat a kisvállalkozásokra.

a Concur Technologies utazási és költségkezelő Társaság szerint a kisvállalkozások átlagosan 19,7% – kal többet költenek utazásra! E költségek minimalizálása érdekében elengedhetetlen a kisvállalkozások számára, hogy hatékony költségterveket és részletes vállalati utazási politikákat hozzanak létre. Egy átfogó utazási terv, amely a konszolidációra, a megfelelőségre, a rugalmasságra és az átláthatóságra összpontosít, segítheti a kisvállalkozások szervezettebb, produktívabb és költséghatékonyabb utazását.

a hatékony üzleti utazás négy pillére

a kisvállalkozások tagjai nem tudnak hatékonyan utazni, hacsak nem rendelkeznek hozzáférhető és könnyen emészthető utazási tervvel. Ez segíteni fogja a felelősöket abban, hogy jobban tudatában legyenek annak, hogy mennyi pénzt lehet reálisan költeni az utazásokra. A hozzáférhető terv segít az alkalmazottaknak megérteni, hogy mit várnak el tőlük az üzleti utazások során. Mindenekelőtt ez megköveteli, hogy a kisvállalkozások konszolidáció útján kezeljék pénzügyeiket.

1) szervezet: pénzügyek kezelése konszolidáció útján

szervezett rendszer létrehozása nélkül lehetetlen kezelni a kisvállalkozások pénzügyeit. Néha a vállalatok nem tudják konszolidálni pénzügyi kiadásaikat. A vállalat költségeinek megértése nélkül nehéz lesz megfelelően elosztani kiadásait az osztályok között. Ez szervezetlen és pénzügyileg megterhelt vállalati utazásokhoz vezethet. Az olyan szervezetek, mint a World Travel Service, segíthetnek abban, hogy az összes információt online pénzügyi jelentésekbe egyesítse. A vállalat pénzügyeinek szervezésének javításával jobb képet kaphat a vállalat nettó jövedelméről.

a vállalati utazási vezetők Szövetsége (ACTE) és a globális üzleti utazási Szövetség (GBTA) által végzett tanulmány megállapította, hogy a megkérdezett alkalmazottak 51% – a (PDF) reméli, hogy a következő két évben bevezeti az “utazási összköltség” politikát. Ez a fajta politika, amely segít részletezni, hogy mely utazási területek kerülnek a legtöbbe, és hogyan lehet ezeket a költségeket hatékonyan kezelni, különösen hasznos lehet a pénzügyi nehézségekkel küzdő kisvállalkozások számára. A szervezett és konszolidált pénzügyi rendszer létrehozásával a vállalat jobban tudatában lesz az utazási elvárásoknak és a költségkorlátozásoknak. Ezzel az egyértelműséggel az Ön vállalkozása hatékonyabbá válik, és az alkalmazottak jobban fognak működni egymással, mint egy jól olajozott gép.

2) megfelelés: az utazók képzése

az ACTE felmérése szerint a vállalati utazási menedzserek 84% – A úgy véli, hogy a pénzmegtakarítás inkább a megfelelés megszerzésével jár; lesz egy ” elmozdulás, hogy a vállalati utazási menedzserek hogyan közelítik meg a politikát, távol a beszállítói költségek ellenőrzésétől és az utazók viselkedésének irányításától.”Minél jobban ismerik és értik az alkalmazottak a vállalat utazási politikáját, annál több pénzt takarítanak meg.

sajnos az olcsóbb árak reményében az alkalmazottak néha eltérnek a vállalat utazási politikájától. Elméletileg ez nem tűnik problémásnak; az alkalmazottak akár azt is gondolhatják, hogy hasznosak. Az Amadeus globális utazási és Idegenforgalmi vállalat 2013-as felmérése szerint az üzleti utazók 52% – ának volt kifizetetlen utazási költsége, mert nem tartotta be vállalata utazási politikáját. A valóságban a megfelelés hiánya gyakran a megértés hiányát tárja fel. Ha egy alkalmazott nem követi az Ön utasításait, akkor fennáll annak a veszélye, hogy torzítja vagy károsítja a vállalat megtakarítási tervét. A csapat tagjainak megfelelősége révén a kisvállalkozások gazdaságosan és hatékonyan hajthatják végre utazási terveiket. Ahelyett, hogy megpróbálnák ellenőrizni a beszállítók költségeit, a vállalatok arra összpontosítanak, hogy irányítsák alkalmazottaik utazási politikáját. Nem szabad a “jelentős megtakarításokra” összpontosítani; ehelyett a vállalatoknak a “költségelkerülésre” kell összpontosítaniuk.”A megfelelés azonban lehetetlen, ha nem hoz létre Rugalmas utazási politikát.

3) rugalmasság: Elérhető utazási terv felállítása

bár a munkavállalók betartása fontos, a kisvállalkozásoknak továbbra is elő kell mozdítaniuk a munkavállalók és a munkáltató közötti nyílt kommunikációt. Ha alkalmazottai aggodalmaknak adnak hangot, vagy rámutatnak az utazási tervével kapcsolatos problémákra, az Ön feladata, hogy meghallgassa ezeket a sérelmeket, és felismerje, mikor előnyös rugalmasnak lenni. A siker megköveteli a munkavállalók és a munkáltató közötti nyílt kommunikációt; alkalmazkodónak és támogatónak kell lennie a gyakori utazókkal szemben, ha hatékony és gazdaságos rendszert kíván létrehozni.

az utazás és a rugalmasság kéz a kézben járnak; a kisvállalkozásoknak az utazási folyamat minden lépése során nyitott gondolkodásmódra van szükségük. Az Amadeus felmérése szerint az üzleti utazók 51% – ának indulás előtt módosítania kellett utazási tervét (PDF), 22% – ának pedig három vagy több változtatást kellett végrehajtania útvonalán. A sok last-minute változtatás miatt fontos, hogy a kisvállalkozások kényelmesek legyenek a változásokkal, és hajlandóak legyenek az utolsó pillanatban változtatni. Például, bár a megbízott politikák egyértelmű iránymutatásokat adnak az alkalmazottaknak, és valószínűleg javítják a termelékenységet, néha nem reális, hogy minden alkalmazott azonos irányelveket Kövessen– a felső vezetés tagja nagyobb rugalmasságot élvezhet egy utazás során, mint a többi alkalmazott. Időnként fontos, hogy rugalmas legyen az alkalmazottaival; hagyja, hogy a megbízások iránymutatássá váljanak, amikor erre szükség van.

Továbbá, ha a vállalat utazási rendszere nem működik, ne félj megváltoztatni! A hibás rendszer csak további pénzügyi gondokhoz vezet. A kisvállalkozások, akkor lehet, hogy kap visszajelzést minden utazó az utazási politika; fontos, hogy kihasználják ezt, így kitalálni, hogy mi működik, és mi nem. Ha van egy működő rendszer, fektessenek be– marad elkötelezett, és győződjön meg róla, minden megy a tervek szerint.

4) átláthatóság: a kommunikáció fontossága

amellett, hogy nyitottak az utazási politika javítására, a kisvállalkozások munkáltatóinak nyitottnak kell maradniuk alkalmazottaikkal a vállalati utazási döntések céljairól. Kezdetben úgy tűnik, hogy a kisvállalata jól működik világos és részletes utazási terv nélkül. Sok kisvállalkozó azt a hibát követi el, hogy egyszerűen kis méretük miatt alkalmazottaik hozzáférnek és teljes mértékben megértik a vállalat utazási politikáját. A vállalkozás növekedésével azonban a szerkezet hiánya– vagy az utazási terv teljes hiánya– zavart okozhat. Ha nincs olyan utazási terve, amelyet alkalmazottai teljes mértékben megértenek, a dolgok gyorsan kibontakozhatnak.

struktúra, egyértelműség és átláthatóság szükséges a megbízható kapcsolatok fenntartásához. Sajnos
az ACTE szerint a megkérdezett szervezetek 44% – ának nincs hivatalos rendszere az utazók visszajelzéseinek gyűjtésére. A vállalati utazási menedzserek 42% – A azonban utazási csoportot kíván létrehozni a kommunikáció javítása érdekében. Ne becsülje alá a munkavállalók és a munkáltatók közötti kapcsolat megteremtésének értékét! Ha a csapat minden tagja megérti az utazási politikát, könnyebb létrehozni egy zökkenőmentesen működő rendszert. Ha nem kommunikál jól az alkalmazottaival, fáradt, stresszes vagy zavaros lehet. Ez arra késztetheti az alkalmazottakat, hogy az üzleti utak során céltalanul cselekedjenek, ami befolyásolja a potenciális ügyfelekkel való interakcióikat.

az utazási szolgáltatások javítása

általános tévhit, hogy a kisvállalkozások számára könnyű a nyílt és világos kommunikációs vonalak. Valójában a kisvállalkozások számára gyakran nehezebb tájékoztatni alkalmazottaikat– az utazási politikák általában túl általánosak vagy nyílt végűek. Míg a nagyobb vállalkozások általában hivatalos utazási politikával rendelkeznek, amelyet a tapasztalt alkalmazottak megerősíthetnek, a kisvállalkozások alkalmazottai gyakran nem értik egyértelműen az utazási politikát, és nem támogatják a munkatársak nagy hálózatát sem. Így a kisvállalkozások alkalmazottai könnyen figyelmen kívül hagyhatják vállalatuk utazási politikáját, és útközben meghozhatják saját döntéseiket.

a kommunikáció különösen fontos maga az utazási folyamat során. Az utazás előtti, alatti és utáni üzenetküldés jó módja annak, hogy az utazók naprakészek legyenek. A Concur Messaging kommunikációs platform utazás előtti üzenetküldéssel, interaktív térképekkel, alkalmazotti útvonalakkal, úti cél részleteivel és még sok mással rendelkezik. Ezek az eszközök információkat és tanácsokat adhatnak az utazóknak arról, hogyan lehet hatékonyan és produktívan kezelni utazásaikat. Az állandó kommunikáció segít az üzleti utazások szervezésében, miközben emlékezteti az alkalmazottakat arra, hogy megfelelően viselkedjenek és összpontosítsanak. A Commerce-as-a-service company, Deem, rendelkezik egy vállalati utazási alkalmazással is, amely segít a járatok lefoglalásában, az utazási politikák testreszabásában, sőt a légitársaságok leltárának megtekintésében is.

hogyan kell csinálni utazási foglalás egy kisvállalkozás számára: megfizethető utazási menedzsment ügynökök és digitális megoldások

a kisvállalkozásoknak néhány lehetőségük van az utazások foglalására és tervezésére.

sok vállalat azonban egyre szigorúbbá válik a foglalással; olyan speciális foglalási eszközöket választottak, amelyeket a leghasznosabbnak találtak.

a korlátozó utazási Irányelvek minimalizálják a tervezésre fordított pénzt. Gyakran előfordul, hogy a vállalatok csak néhány foglalási eszközre támaszkodnak– még a Cognizant is azt javasolja, hogy ha vállalkozásának nincs problémája, akkor ne “javítsa ki azt, ami nem sérült meg.”Bár igaz, hogy nem szabad szétszerelni az utazási politikát, amely úgy tűnik, hogy működik, mindig fontos az olcsóbb lehetőségek feltárása. Ez nem azt jelenti, hogy teljesen át kell gondolnia az utazási tervét– ez azt jelenti, hogy más utazási megoldásokat kell kipróbálnia, ahelyett, hogy egyszerűen arra támaszkodna, ami kényelmes. Még akkor is, ha úgy tűnik, hogy az utazási politikája működik, talán még jobban működhet. Ha olcsóbb utazási lehetőségeket próbál ki, akkor módosíthatja utazási politikáját, hogy megfeleljen ezeknek a megállapításoknak.

1) Utazási irodák

sok kisvállalkozás úgy véli, hogy az utazási irodák túl drágák. Mégis, a New York Times szerint, amikor az ügynökök árát és szolgáltatását összehasonlítják egy tanulmányban az online keresőmotorok áraival, az ügynökök jönnek ki a tetején. Seth Kugel újságíró elmagyarázza, hogy a tesztelt ügynökök hogyan tudtak “alternatív útvonalakat, vízumokkal kapcsolatos tanácsokat javasolni, és általában, nos, emberibb, mint számítógépes társaik.”Az ügynökök segíthetnek a kisvállalkozásoknak megtalálni a nem reklámozott árakat és kedvezményeket, amelyeket a keresőmotorok nem tudnak. Fontos tudni, hogyan kell megkerülni a költségkorlátozásokat a járatok, szállodák, szállítás stb. Az utazási irodák megadhatják cégének az induláshoz szükséges extra segítséget.

Ethan Laub, a TripScanner alapítója és vezérigazgatója azt javasolja, hogy három jele van annak, hogy vállalatának utazási irodát kell találnia. Ha cége …
1) komplex utazási rendszerrel rendelkezik
2) gyakran módosítja az utolsó pillanatban a foglalásokat
3) elég utazik ahhoz, hogy tárgyaljon a beszállítói kedvezményekről
…akkor előnyös lehet egy ügynök segítségével.

2) nyitott Foglalás

bár egy utazási iroda hasznos, sok kisvállalkozás úgy dönt, hogy más utat választ. Dave Johnson, író startupnation.com, úgy véli, hogy fontos mérlegelje az összes lehetőséget, ahelyett, hogy automatikusan kiválasztaná az utazási irodát. A nyílt foglalás válik az előnyben részesített utazási megoldássá, mivel lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy saját utazásaikat az előnyben részesített platformokon keresztül foglalják le– gyakran közvetlenül okostelefonjukról. Míg az utazási irodák “hozzáférhetnek bizonyos típusú kedvezményekhez és csomagokhoz, amelyeket … nehezebb megtalálni önmagában”, Johnson azt javasolja, hogy ha egy kis időt és energiát fordíthat, jobb árakat találhat házon belül. Az Open booking egy kényelmes utazási megoldás, amely javíthatja a láthatóságot, miközben növeli a rugalmasságot és a munkavállalók szabadságát. Ez egyszerűen az érvek és ellenérvek mérlegelése, és annak eldöntése, hogy a vállalatnak van-e ideje arra, hogy maga találjon ügyleteket, vagy külső segítségre van szükség.

nyitott Foglalás kisvállalkozások számára: a profik

bár a nagyvállalatok számára gyakran nehéz kipróbálni a különböző utazási megközelítéseket, a kisvállalkozásoknak általában nincs ilyen problémájuk; a kisvállalkozások számára könnyebb kísérletezni a különböző megközelítésekkel. Az összes rendelkezésre álló utazási lehetőség feltárásával kisvállalkozása felfedezheti, hogy melyik rendszer működik a legjobban. A nyitott foglalás lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy szabadon választhassák meg, hogyan foglalják le utazásaikat. Ez nem csak növeli az utazási kényelmet, hanem segít a vállalatnak új utazási eszközök felfedezésében is, amelyek előnyösek lehetnek az Ön vállalkozása számára. Ez a módszer segíthet a jobb csapatkörnyezet elősegítésében is, mivel lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy bizonyos mértékben ellenőrizzék az utazás módját. Rita Visser, a GBTA megjegyzi, hogy “a nyílt foglalás lehetőséget ad az utazóknak más döntések meghozatalára” (PDF). Visser úgy véli, hogy a nyitott foglalás tökéletes az évezredek számára, akik általában “nem akarják, hogy megmondják, hol és mit foglaljon.”Azáltal, hogy az alkalmazottak némi ellenőrzést kapnak saját utazásaik felett, a vállalat foglalási rendszere rugalmasabbá válik, és a kisvállalkozásoknak lesz helyük a növekedésre.

egyesek azt is állítják, hogy a nyílt foglalás megkönnyíti az utazási költségek kezelését. Kathy Kaden, a Cognizant társigazgatója megjegyzi, hogy a nyitott foglalás lehetővé teszi az utazók számára, hogy “továbbítsák az útvonalakat a menedzselt utazási programba, hogy teljesebb képet kapjanak az utazási kiadásokról” (PDF). Az utazási bizonylatok automatikusan elküldhetők a munkáltatónak, így a költségjelentések annyi gond nélkül elkészíthetők. Ily módon a nyitott foglalás segíthet vállalkozásának az információk konszolidálásában, függetlenül attól, hogy az alkalmazottak hogyan vagy hol foglalják le utazásaikat. Az utazók láthatóságának ez a növekedése lehetővé teszi, hogy lássa, mit költenek az alkalmazottak, és hol költenek.

nyitott Foglalás kisvállalkozások számára: A Cons

amikor megkérdezték az alkalmazottakat, hogy mi aggasztja őket leginkább a nyílt foglalással kapcsolatban, a Travel and Transport (PDF) által végzett felmérés megállapította, hogy az alkalmazottak gyakran említették “az utazók nyomon követését és más biztonsági aggályokat.”A megkérdezettek azonban ezeket az aggodalmakat alacsonyabbnak minősítették, mint a nyílt foglalás előnyeit, például a potenciális megtakarításokat. Más források azt találták, hogy a nyílt foglalás 15-20 százalékos áremelkedést eredményezett (PDF), összehasonlítva a vállalat utazási politikáján belül foglaló alkalmazottakkal. Ez az áremelkedés kiderült, hogy elsősorban a “nemzetközi vállalati kedvezmények.”Ezek a különleges kedvezmények csak akkor érhetők el, ha olyan utazási alapkezelő társaságokon keresztül foglal helyet, amelyek az Ön nevében tárgyalhatnak.

a Travel and Transport munkatársa, Michael Kubasik arra a következtetésre jutott, hogy “túl korai eldönteni (PDF), hogy van-e anyagi megtakarítás” a nyílt foglalásból. Ha még mindig nem biztos abban, hogy a nyitott foglalás megfelelő-e kisvállalkozása számára, itt értékesebb információkat találhat.

3) digitális megoldások

nem szükséges teljes mértékben támaszkodni egy utazási irodára vagy a házon belüli döntéshozatali folyamatokra. Salesforce.com Dorian Stonie, a senior manager megjegyzi, hogy az open booking-ot “csak akkor használják, amikor van értelme” (PDF); fontos, hogy rugalmasak legyünk és más digitális megoldásokat keressünk. Az utazási irodák és a nyitott foglalás alternatívájaként a kisvállalkozás fontolóra veheti a folyamatok egészének vagy egy részének kiszervezését, a digitális utazáskezelési megoldások használatával a megfizethető támogatás érdekében. Nem minden digitális utazási eszköz jön létre egyenlően; néhányuk egyszerűen mobilalkalmazások vagy webhelyek, amelyek utazási ajánlatokat nyújthatnak,míg mások teljes körű utazási és költségkezelési megoldások– az AI vagy az AI és az utazási irodák kombinálásával. A mobil megoldások alábbi listája segíthet vállalatának. A választott utazási eszközök attól függnek, hogy mit szeretne foglalni, és mennyi segítségre van szüksége.

kisvállalati utazási tippek és közös elfogultságok: amit kihagyott

a csatlakozó járatok foglalásától a legolcsóbb utazási mód megtalálásáig, a vállalatok sokféleképpen pazarolják a pénzt anélkül, hogy észrevennék. Összeállítottuk az alábbi tippek listáját, amelyek segítenek a vállalatnak elkerülni néhány gyakori utazási hibát.

gyakori utazási hibák

az ilyen utazási hibák elkerülése érdekében javasoljuk az utazási Irányelvek sablonját, amely segíthet egy koncentrált és szervezett utazási politika kialakításában. Akár utazási irodát használ, akár úgy dönt, hogy kipróbál egy másik módszert, ezek a tippek segítenek abban, hogy cége gazdaságos és hatékony utazógépré váljon.

most itt az ideje, hogy eldöntsük, melyik megközelítés működik a legjobban az Ön és vállalkozása számára. Ha érdekli, hogy egy digitális megoldás megfelelő-e az Ön számára, itt foglalhat egy demót az A. I. utazási asszisztensünkről, Claire-ről, az egyik alapítónkkal.