egy konferencia megszervezése az alapoktól kezdve óriási előrelátást és adatgyűjtést igényel. A teljes folyamat a csoport méretétől függően néhány évig is eltarthat, de elképzelhető egy sikeres konferencia elindítása egyetlen év alatt, ha gyors döntéseket tud hozni.
a konferencia tervezésének valósága az, hogy tapasztalat nélkül sok időt veszíthet az egyes apró részletek átgondolása során, miközben figyelmen kívül hagyja a fontosabb kérdéseket. A folyamat egyszerűbbé tétele az első időzítők számára, felvázoltuk a legfontosabb lépéseket, miközben linkeket nyújtunk az egyes témákról szóló részletesebb áttekintéseinkhez. Az eredmény itt egy konferencia tervezési útmutató, amely segít kezdeni egy szilárd sablon helyett.
1.lépés: készítse el a konferencia jövőképét
minden esemény egy jövőképpel kezdődik, de a költségek mérése és a tájékozott tervezési döntések meghozatala érdekében a jövőképét szavakká és számokká kell átalakítania. Először is el kell kezdeni az eseménytervezés alapjait, mint például Ki, mit, mikor, hol és miért.
2.lépés: üzleti terv létrehozása
hacsak a konferenciát nem támogatás vagy szervezet finanszírozza, meg kell térképeznie, honnan származik a pénz, és mire használják. Ennek az egyenletnek az első részét, a bevételt a tervezési folyamat elején kell kiszámítani.
most, annak érdekében, hogy egy árat egy konferencia, akkor kell egy ötlet, hogy mit tervez ajánlani a résztvevők. Az útvonal és a hangszóró felállás lesz az értékesítési tényező a potenciális regisztrálók számára.
3.lépés: helyszínek és szolgáltatások összehasonlítása
miután konkrétabb elképzelése van arról, hogy mikor kerül sor a konferenciára, és hány embert szeretne részt venni, elkezdheti vásárolni a megfelelő helyszínt. Ne feledje, hogy a helyszín kiválasztása meghatározza a vendéglátás és az audio/vizuális költségeket is. Ez azért van, mert a legtöbb konferenciaközpont és rendezvényhotel megköveteli, hogy házon belüli szolgáltatásait használja bármilyen helyszíni eseményhez.
a legtöbb konferenciának valamilyen éjszakai szállást kell biztosítania a régión kívülről utazó vendégek számára. Ez a szükségesség újabb megfontolásokat hoz létre, amelyeket figyelembe kell venni a helyszín döntésében.
4.lépés: regisztrálók toborzása és kezelése
még a legnépszerűbb konferenciáknak is hatékonyan kell piacra dobniuk rendezvényüket, hogy betöltsék a ház minden helyét. A részvétel az esemény sikerének legfontosabb tényezője. A jó részvételi arány bevételeket és szponzori lehetőségeket hoz. És minél több ember van regisztrálva, annál nagyobb a kereslet a reklám és a részvételi nyílások iránt. Hosszú történet rövid, ha tudod felhívni a tömeg, akkor minden más a helyére kerül sokkal könnyebb.
A regisztráció kezelése nehezebbé válik, mivel az esemény mérete növekszik. Ez az, ahol egy online regisztrációs rendszer segítségével nyomon követheti a számot, feldolgozhatja a kifizetéseket és rendezheti az adatokat.
5.lépés: helyszíni részletek tervezése
végül a konferencia üzleti elemeinek megszervezése és megvalósítása után elkezdhet gondolkodni a helyszíni részleteken. Ez magában foglalja a résztvevők navigálását a konferencián, az egyes helyiségek általános elrendezését, valamint az ételek és italok elosztását. Ez a konferencia tervezésének része, amelyet a legtöbb ember társít az eseménytervezéshez. Az összes részlet összehangolásának legjobb módja az útvonal végigjárása, ahogy a vendégek tennék. Képzeld el, hogyan fognak gondolkodni és cselekedni a nap minden pontján, hogy megoldják a problémákat, mielőtt azok felmerülnének.
6. lépés: Kiállítási menedzsment tippek
a konferenciák általában kiállítási területet vagy kongresszusi emeletet tartalmaznak, ahol a szponzorok és az eladók helyet bérelnek termékeik népszerűsítésére. Ez nagyon jövedelmező lehetőség lehet A konferencia számára, ha mindent jól szervez. Ne feledje azonban, hogy egy kiállítási terület mind az idő, mind az erőforrások jelentős elkötelezettségét igényli, ezért győződjön meg róla, hogy készen áll arra, hogy több gyártó igényeit kezelje, mielőtt elkötelezi magát erre a formátumra.
