私が現場で働いていたとき、私がクライアントから得た最大の苦情の一つは、警備員の報告書は常に品質が悪 それは時間ごとのシフトの従業員やガード監督者のためだかどうか、事件の報告書は、読みやすく、簡単に理解し、裁判所で法的文書として必要に応じて使 セキュリティ担当者のレポートソフトウェアを利用することは、報告に役立ちますが、書面によるコミュ
このようなコミュニケーション指向の分野で働く人は、読みやすく立派なレポートを書く方法を知っていると考えるのは簡単でしょう。 悲しいことに、クライアントからの一定の圧力でも、多くはしません。一部の役員は、彼らが高校を卒業したり、大学に通っていても、スペルや良い文法を使用する方法を知らない。
私は自分自身がセキュリティ業界のための効果的な報告書を書くことをテーマにした”専門家”であるとは考えていません。 私は高校の文法でそれをうまくやっていませんでした、そして、私はその間の36年間でもう少し学んだだけです。 しかし、私はあなた、あなたの役員、そしてあなたの会社をトラブルから守るのを助けるためにセキュリティレポートを書く方法を知っています。
言語
冗長または花の言語を使用して記述しないでください。 あなたが何が起こったのかを友人に言っているようにあなたのレポートを書きます。 会話をしてください。 できるだけ多くの直接引用符を使用します。
そして、他の誰かがそれを使用しており、それが報告のために必要であれば、汚い言葉を使用することを恥ずかしがらないでください。 呪いの言葉、すなわちS***またはB******tの代わりにアスタリスクを使用しないでください。
最後に、できるだけ簡潔にしてください。 あなたの顧客は、彼らがする必要があるよりも、レポートを読んで、これ以上の時間を費やすしたくない忙しいです。
略語
最初に省略された単語を完全にスペルアウトし、括弧内の略語のすぐ後ろに略語を付けます。 それ以降は、単に略語を使用してください。 たとえば、「保安官（S/O）Stevensと警察官（P/O）Robertsは、S/O Junieによって参加されました。”
これは、クライアントのための不必要な混乱を作成することなく、時間とスペースを節約します。
タイムスタンプ
すべてのケースで、何かが発生した可能性があるときの推測ではなく、情報を学習した時間を記録します。 それがそうであるように素晴らしい、私たちは実際に時間を見抜くことができません。
詳細を知っているように、レポートを時系列で保管してください。 言い換えれば、役員がそれらを学ぶように詳細を報告書に書いてください。 戦闘が0400で発生したが、役員が0600までそれを学ばない場合、彼は0600でレポートを開始します。
特に指示がない限り、セキュリティ報告書の作成には常に軍事時間を使用してください。 これは、時間枠に関しては混乱を回避し、排除するのに役立ちます。
特定のタイムスタンプを使用するためのツールがある場合は、タイムラインをできるだけ具体的にしてください。 そうでない場合は、レポートの正確さの質問から保護されるように、おおよその単語を使用してください。
スタイル
すべてのレポートは3人目の声で書く必要があります。 3人目の視点を使用すると、誰が何をしたのか、どこで、いつ何をしたのかについての混乱が軽減されます。 あなたが複数の役員が関与している場合、それは間違いなくストーリーラインをまっすぐに保つのに役立ちます。
現在のビジネスガイドラインに従ってレポートを書いてください。 彼らが好むどのような書式設定を確認するために、クライアントに確認してください。 それが余りにも多くの頭痛を引き起こさない限り、顧客が最も有用の見つけるどのような方法で情報を示すことは常に最もよい。
文法、スペル、句読点は注意深く監視する必要があります。 悪い文法にあなたの知性に質問する顧客がある。 あなたは常に手元に近い辞書を持っている必要があります。 ペーパーレスインシデントレポートソフトウェアは、多くの場合、組み込みのスペルや文法チェッカーを持っており、あなたが改善するのに役立つアプ
レポートの記入
レポートフォームに完全に記入してください。 スペースを空にしないでください。 終了したときに空のスペースがある場合は、N/AやXのようなものを配置します。 これは、フォームがより正式かつ完全に見えるようになり、それはそれらのスペースで物事を書くことから他の誰かを防ぐことができます。
それはすべての顧客についてです
これらの上記のガイドラインは、ガイドラインだけです。 どこでも役員が行くフォーマットは少し異なることにバインドされています。 セキュリティ業界では、クライアントがレポートをどのように望んでいるかは、あなたがそれらを書く方法です。 これには、書式設定だけでなく、含まれて強調表示される情報も含まれます。
それでも、これらのヒントはほぼすべての警備員の報告書の執筆に適用されます。 それらを覚えておくと、クライアントを幸せにし、必要なすべての情報を提供し、法廷に立つことができる完全なセキュリティレポートを作成できます。
