Small Business Travel:The Complete Guide

Travelは、企業が新しい顧客や投資家を獲得するための効果的な方法です。 大企業は、多くの場合、旅行のための設備が整っています;彼らは均一な手順と従業員をサポートするのに十分なお金を持っています. しかし、中小企業にとって、旅行は圧倒的で組織化されていないものになる可能性があります。 限られた数の従業員と過度の野心的または非現実的な旅行計画の組み合わせは、中小企業に財政的負担をかける可能性があります。

旅行および経費管理会社であるConcur Technologiesによると、中小企業は旅行に平均19.7％以上を費やしています！ これらの費用を最小にするためには、小企業が有効な費用の計画および詳しい団体旅行方針を作成することは重大である。 統合、コンプライアンス、柔軟性、透明性に焦点を当てた包括的な旅行計画は、より組織的で生産的で費用対効果の高い方法で中小企業の旅行を支援

効率的なビジネス旅行の四柱

中小企業のメンバーは、アクセスしやすく消化しやすい旅行計画を持っていないと、効率的に旅行することはできません。 これは、担当者が現実的に旅行にどれくらいのお金を費やすことができるかをより認識するのを助けるでしょう。 アクセス可能な計画は、従業員がビジネス旅行中に何が期待されているかを理解するのにも役立ちます。 まず第一に、これは中小企業が統合を通じて彼らの財政を管理する必要があります。

1)組織:統合による財政の管理

組織化されたシステムを作成せずに中小企業の財政を管理することは不可能です。 時には、企業は金融費用を統合するために失敗します。 あなたの会社の費用の理解がなければ、適切に部門間であなたの支出を割り当てることは困難になります。 これは、混乱し、財政的に緊張した会社の旅行につながる可能性があります。 World Travel Serviceなどの組織は、すべての情報をオンラインの財務報告書に統合するのに役立ちます。 あなたの会社の財政の組織を改善することによって、あなたはあなたの会社の純利益のより良いアイデアを得ることができます。

Association of Corporate Travel Executives(ACTE)とGlobal Business Travel Association(GBTA)が実施した調査では、調査対象従業員の51%(PDF)が今後二年間以内に”総旅行コスト”ポリシーを導入したいと考えていることが分かった。 この種のポリシーは、旅行のどの分野が最も費用がかかり、どのようにこれらの費用を効率的に管理できるかを詳細に説明するのに役立ち、財政的に苦 組織化され、連結された金融システムを作成することにより、あなたの会社は、旅行の期待とコストの制限をより認識するようになります。 この明快さによって、あなたのビジネスはより有効になり、あなたの従業員はよく油をさされた機械のような互いに、よりよく働く。

2)コンプライアンス:旅行者のトレーニング

ACTEの調査では、企業の旅行管理者の84%がお金を節約することがコンプライアンスを得ることになると考えていると報告している。; “企業の旅行マネージャーがサプライヤーのコストを制御することから、旅行者の行動を管理することに向けて、ポリシーにどのように「従業員があなたの会社の旅行方針を認識し、理解するほど、より多くのお金が節約されます。

残念ながら、安い価格を見つけることを期待して、従業員は時々彼らの会社の旅行ポリシーから逸脱します。 理論的には、これは問題ないようであるかもしれない;従業員は有用であることを考えるかもしれない。 2013年に世界の旅行-観光会社アマデウスが行った調査によると、ビジネス旅行者の52％が会社の旅行ポリシーに準拠していないため、未払いの旅費を持っていた。 実際には、コンプライアンスの欠如は、多くの場合、理解の欠如を明らかにします。 従業員があなたの指示に従わない場合、彼らはあなたの会社の貯蓄計画を歪めるか、または損傷する危険があります。 それは小企業が彼らの旅行計画を経済的にそして効率的に遂行できることチーム-メンバーの承諾によってある。 サプライヤーのコストを制御しようとするのではなく、企業は従業員が旅行ポリシーに従う方法を管理することに焦点を移しています。 その代わりに、企業は「コスト回避」に焦点を当てるべきです。”しかし、柔軟な旅行ポリシーを作成しないと、コンプライアンスは不可能です。

3)柔軟性:達成可能な旅行計画の設定

従業員のコンプライアンスは重要ですが、中小企業は依然として従業員と雇用主の間のオープンなコミュニケーシ あなたの従業員が懸念を表明したり、旅行計画の問題を指摘したりする場合は、これらの苦情に耳を傾け、柔軟性があることが有益であるときを認識 成功は従業員と雇用者間の開いたコミュニケーションを要求する;有効で、経済的なシステムを作成することを望めばあなたの頻繁な旅行者の適応可能、支える必要がある。

旅行と柔軟性は手に手をとって行く;中小企業は、旅行プロセスのすべてのステップの間にオープンな考え方を持っている必要があります。 アマデウスの調査によると、ビジネス旅行者の51％が出発前に旅行計画を変更（PDF）しなければならず、22％が旅程を3つ以上変更しなければならなかった。 そう多くの土壇場の変更と、小企業が変更と快適、土壇場の変更をして喜んでであることは重要である。 たとえば、義務化されたポリシーは、従業員に明確なガイドラインを与え、生産性を向上させる可能性がありますが、すべての従業員が同一のガイドラインに従うことは現実的ではない場合があります。 時々、あなたの従業員と適用範囲が広いことは重要である;それが必要なとき命令が指針に回ることを許可しなさい。

また、あなたの会社の旅行システムが機能していない場合は、それを変更することを恐れてはいけません！ 失敗したシステムは、より多くの財政的なトラブルにつながるだけです。 小規模企業では、旅行ポリシーに関するすべての旅行者からのフィードバックを得ることができるかもしれません。これを利用して、何が機能しているのか、何が機能していないのかを把握できるようにすることが重要です。作業システムが整ったら、それに投資してください。コミットして、すべてが計画どおりに進むことを確認してください。

4)透明性:コミュニケーションの重要性

旅行政策の改善に開放されていることに加えて、中小企業の雇用主は、企業の旅行決定の目的について従業員 最初に、あなたの小さい会社は明確で、詳しい旅行計画なしでうまく作用するようであるかもしれない。 多くの中小企業の所有者は、単に彼らの小さなサイズのために、彼らの従業員がへのアクセス権を持っており、完全に会社の旅行方針を理解している、と仮定することの間違いを犯します。 しかし、あなたのビジネスが成長するにつれて、構造の欠如–または旅行計画の欠如は完全に混乱を引き起こす可能性があります。 あなたの従業員が完全に理解している旅行計画を持っていない場合、物事はすぐに解明することができます。

信頼できる関係を維持するためには、構造、透明性、透明性が必要です。 残念ながら、
ACTEによると、調査対象の組織の44%が、旅行者からのフィードバックを収集するための正式なシステムを持っていない。 しかし、企業の旅行管理者の42％がコミュニケーションを改善するために旅行者グループを設立したいと考えています。 従業員と雇用者の関係を築くことの価値を過小評価しないでください！ チームのすべてのメンバーが旅行ポリシーを理解していれば、スムーズに動作するシステムを作成する方が簡単です。 あなたの従業員とよく伝達し合わなければ、疲れているか、重点を置かれるか、または混同されるようになるかもしれない。 これにより従業員は潜在的な顧客との彼らの相互作用に影響を与える出張の間に焦点を合わせられていない行動するかもしれない。

旅行者サービスの改善

中小企業がオープンで明確な通信回線を持っていることは容易であるという一般的な誤解です。 実際には、小規模企業が従業員に情報を提供することはしばしば困難です–旅行ポリシーは一般的すぎたり、オープンエンドになる傾向があります。 大企業は通常、経験豊富な従業員が強化するのに役立つ正式な旅行方針を持っていますが、中小企業の従業員はしばしば旅行方針を明確に理解していないし、同僚の大規模なネットワークのサポートも持っていません。 従って、小企業の従業員が彼らの会社の旅行方針を無視し、途中で彼らの自身の決定をすることは容易である。

通信は、走行プロセス自体の間に特に重要です。 旅行前、旅行中、旅行後のメッセージングは、旅行者を最新の状態に保つための良い方法です。 Concurメッセージング通信プラットフォームは、旅行前のメッセージング、インタラクティブなマップ、従業員の旅程、目的地の詳細、および大いに多くを持 これらのツールは、効率的かつ生産的に彼らの旅を管理する方法についての情報やアドバイスを旅行者に提供することができます。 一定したコミュニケーションはまた従業員に適切にし、集中されてとどまるように思い出させている間ビジネス旅行を組織した保つのを助ける。 Commerce-as-a-service company、Deemには、フライトの予約、旅行ポリシーの調整、さらには航空会社の在庫の表示に役立つ企業旅行アプリもあります。

小企業のための旅行予約をする方法:現実的な旅行管理代理店およびデジタル解決

小企業に旅行を予約し、計画するための少数の選択がある。

しかし、多くの企業は予約を厳しくしており、最も有用であることが判明した特定の予約ツールを選択しています。

企業が少数の予約ツールだけに頼るのは一般的です–Cognizantでさえ、あなたの会社に問題がない場合は、「壊れていないものを修正するべきではない」と推奨し”それはあなたが働いていると思われる旅行政策を解体すべきではないことは事実ですが、安価なオプションを探索することは常に重要です。 これは、あなたが完全にあなたの旅行計画を再envisionすべきであることを意味するものではありません–それはあなたが単に快適であるものに頼るのでは あなたの旅行政策が働いているように見える場合でも、おそらくそれはさらに良い仕事ができます。 安価な旅行オプションを試してみると、これらの調査結果に対応するために旅行ポリシーを微調整することができます。

1)旅行代理店

多くの中小企業は、旅行代理店は高すぎると考えています。 しかし、ニューヨーク-タイムズによると、エージェントの価格とサービスは、オンライン検索エンジンのものとの研究で比較されると、エージェントが上に出て ジャーナリストのセス-クーゲルは、テストされたエージェントがどのように”代替ルート、ビザに関するアドバイス、そして一般的には、コンピュータの対応よりも人間的なものを提案することができたかを説明している。”代理店はあなたの小企業が調査エンジンができないunadvertised率および割引を見つけるのを助けることができる。 フライト、ホテル、交通機関などを予約する際には、コスト制限を回避する方法を知っておくことが重要です。 旅行代理店はあなたの会社に始める必要がある余分助けを与えるかもしれない。

Tripscannerの創設者兼CEOであるEthan Laubは、あなたの会社が旅行代理店を見つけるべきであるという三つの兆候があることを示唆しています。 あなたの会社が…
1)複雑な旅行システムを持っている場合
2)予約に頻繁な土壇場の変更を行います
3)サプライヤーの割引を交渉するのに十分な旅
…その後、エージェントの助けを借りて恩恵を受けることができます。

2)予約受付中

旅行代理店が有用であるけれども、多くの小企業は別のルートを行くことを選ぶ。 デイブジョンソン、のための作家startupnation.com、それは重要ではなく、自動的に旅行代理店を選択するよりも、すべてのオプションを比較検討していると考えています。 オープン予約は、従業員が自分の好みのプラットフォームを介して自分の旅行を予約することができますので、優先旅行ソリューションになってきています–多くの場合、直接自分のスマートフォンから。 旅行代理店は”特定の種類の割引やパッケージにアクセスできるかもしれませんが、自分で見つけるのは難しいかもしれません”とJohnson氏は示唆しています。 オープン予約は、柔軟性と従業員の自由を高めながら、可視性を向上させる可能性を秘めた便利な旅行ソリューションです。 それは、単に長所と短所を計量し、あなたの会社はお得な情報自体を見つけるための時間を持っているかどうか、または外部の支援が必要であるかど

中小企業のためのオープン予約：長所

大企業が異なる旅行アプローチを試すことはしばしば困難ですが、中小企業は通常この問題を抱えていません。 利用可能なすべての旅行のオプションを探索することによって、あなたの中小企業は、どのようなシステムが最適かを発見することができます。 オープン予約は、あなたの従業員は、彼らが彼らの旅行を予約する方法を選択する自由を与えます。 これは旅行の利便性を高めるだけでなく、あなたの会社があなたのビジネスに利益をもたらす新しい旅行ツールを発見するのにも役立ちます。 この方法は、従業員がどのように移動するかをある程度制御できるようにすることで、より良いチーム環境を促進するのにも役立ちます。 GBTAのリタ-ヴィッサーは、”オープン予約は旅行者に他の選択をする機会を与えている”（PDF）とコメントしています。 ヴィッサーは、オープン予約は、通常、”どこで、何を予約するかを言われたくないミレニアル世代に最適であると考えています。”従業員に自分の旅行をある程度制御できるようにすることで、同社の予約システムはより柔軟になり、中小企業は成長する余地があります。

また、オープン予約は旅費の管理を容易にすると主張する人もいます。 CognizantのアソシエイトディレクターであるKathy Kadenは、open bookingは旅行者が”旅行支出のより完全な画像のために管理された旅行プログラムに旅程を転送する”ことを可能にするとコメントしている（PDF）。 旅行領収書は、自動的に雇用者に送信することができ、したがって、経費報告書は、多くの手間をかけずに作成することができます。 このように、open bookingは、従業員が旅行を予約する方法や場所に関係なく、ビジネスが情報を統合するのに役立ちます。 この旅行者の可視性の向上により、従業員が何を費やしているのか、どこでそれを費やしているのかを見ることができます。

中小企業のためのオープン予約: Cons

従業員がオープン予約について最も懸念していることを尋ねられたとき、Travel and Transport（PDF）が実施した調査では、従業員が頻繁に「旅行者の追跡やその他の安”しかし、調査対象者は、このような潜在的な節約などのオープン予約の利点よりも低いこれらの懸念をランク付けしました。 他の情報源は、オープン予約が、会社の旅行ポリシー内で予約している従業員と比較して、価格（PDF）の15％から20％の上昇につながったことを発見しました。 この価格上昇は、主に”国際的な企業の割引によるものであることが判明しました。”これらの特別割引は、あなたに代わって交渉できる旅行管理会社を通じて予約した場合にのみ利用可能です。

Travel and TransportのMichael Kubasikは、open bookingから「材料の節約があるかどうかを決定するのは本当に時期尚早（PDF）」と結論付けています。 まだ開いた予約があなたの小企業のための右の適合であるかどうか確実でなければ、より貴重な情報をここに見つけることができる。

3)デジタルソリューション

旅行代理店や社内の意思決定プロセスに完全に依存する必要はありません。 Salesforce.com senior managerのDorian Stonie氏は、open bookingを「意味のあるときに」使用しているとコメントしています（PDF）。 旅行代理店やオープン予約に代わるものとして、あなたの中小企業は、手頃な価格の援助のためのデジタル旅行管理ソリューションを使用して、そのプロ すべてのデジタル旅行ツールが平等に作成されるわけではありません; それらのいくつかは、単にモバイルアプリや旅行のお得な情報を提供することができますウェブサイトです,他の人が本格的な旅行や経費管理ソリ モバイルソリューションの次のリストは、あなたの会社を助けることができます。 あなたが選ぶ旅行ツールは、あなたが予約したいものとあなたが必要とするどのくらいの援助に依存します。

中小企業の旅行のヒントと一般的な偏見：あなたが逃したかもしれないもの

乗り継ぎ便の予約から最も安い旅行モードを見つけることまで、企業がそれを実現せずにお金を無駄にする多くの方法があります。 私たちはあなたの会社がいくつかの一般的な旅行の間違いを避けるのを助けるために以下のヒントのリストをまとめました。

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