en av de enkleste måtene å bli kompatibel med grunnleggende personvern-og sikkerhetsprinsipper, øke produktiviteten og ha et flott kontor, er å implementere En Clean Desk-Policy.
en clean desk-policy og en klar skjermpolitikk fungerer hånd i hånd for å beskytte organisasjonens sensitive informasjon.
- Hva Er En Clean Desk Policy?
- Fordelene Med En Clean Desk Policy
- Spar Tid Og Penger
- Gjør Gode Inntrykk
- Enkel ISO-Overholdelse
- Fraråder Nysgjerrige Øyne
- Reduser Stress
- Implementere En Clean Desk-Policy
- Skriv Det
- Legg Til En Påminnelse Til E-Postsignaturer
- Låsbar Lagring
- Oppmuntre Elektroniske Dokumenter
- Bli Kvitt Dokumenter På En Sikker Måte
- Utfør Rutinemessige Sikkerhetskopier
- Håndheving Av En Clean Desk-Policy
- Tilfeldige Kontroller
- Øverste Ledelse Støtte
Hva Er En Clean Desk Policy?
en clean desk policy instruerer at alle ansatte må rydde sine skrivebord på slutten av hver arbeidsdag. Dette inkluderer ikke bare dokumenter og notater, men alle post-it-notater, visittkort og flyttbare medier (FOR EKSEMPEL USB-minnepinner).
Hvis du Følger en clean desk-policy, kan du hjelpe organisasjonen med å redusere risikoen for informasjonstyveri, svindel eller sikkerhetsbrudd forårsaket av at sensitiv informasjon blir etterlatt uten tilsyn og synlig i vanlig visning.
Fordelene Med En Clean Desk Policy
en clean desk policy bør vedtas på grunn av de mange fordelene det kan gi din organisasjon.
Spar Tid Og Penger
IFØLGE EN IDC-rapport bruker en typisk ansatt i organisasjonen 2,5 timer om dagen på å søke etter informasjon. Forutsatt at kunnskapsarbeidere i organisasjonen tjener $80 000 i året, mister en 1000-person organisasjon omtrent $ 2,5 millioner dollar i året fra manglende evne til å finne og hente informasjon.
en clean desk-policy vil oppfordre ansatte til å bruke digitale versjoner av dokumenter, noe som reduserer organisasjonens kostnader for papir, blekk toner og skrivervedlikehold betydelig.
Gjør Gode Inntrykk
hvem vet hvem og når noen vil besøke kontoret ditt? Et rent og ryddig arbeidsområde gjør organisasjonen din effektiv og presentabel for alle som bestemmer seg for å besøke, inkludert revisorene!
Enkel ISO-Overholdelse
en clean desk-policy er ikke bare ISO 27001/17799-kompatibel, den overholder også grunnleggende personvernprinsipper.
Canadas føderale personvernlovgivning PIPEDA krever At Kanadiske organisasjoner beskytter personlig informasjon. STORBRITANNIAS Databeskyttelseslov krever at organisasjoner i STORBRITANNIA sikrer at personlig informasjon holdes sikker.
Fraråder Nysgjerrige Øyne
Ansatte forlater vanligvis sensitiv informasjon på skrivebordet.
Post-it-notater er vanligvis den verste skyldige, som inneholder navn, telefonnumre og til og med brukernavn og passord som er synlige i vanlig visning. Disse vanene oppfordrer uærlige ansatte, rengjøringspersonell og vedlikeholdspersonell til å se informasjon de ikke burde ha tilgang til.
Reduser Stress
et sted for alt og alt på sin plass. Når de ansatte er organisert, kan de bruke mer tid på å konsentrere seg om arbeid i stedet for å føle seg stresset fordi de ikke finner en rapport på grunn av de neste 10 minuttene.
Implementere En Clean Desk-Policy
du er overbevist om at organisasjonen din trenger en clean desk-policy. Flott! Her er noen trinn for å hjelpe deg med å implementere en policy.
Skriv Det
en clean desk-policy bør være skriftlig og kommunisert til alle ansatte, spesielt under introduksjons-og oppfriskningstrening. Konsekvenser for manglende overholdelse bør være alvorlige, men praktiske, spesielt hvis organisasjonen arbeider med mye sensitiv informasjon. Få alle ansatte til å signere dokumentet for godkjenning.
Ikke sikker på hvor du skal begynne? Vi har opprettet en gratis clean desk policy mal for deg å endre og bruke i din bedrift. Du kan også spre ordet ved hjelp av vår gratis plakat.
Legg Til En Påminnelse Til E-Postsignaturer
du har sikkert sett den under mange e-postsignaturer: vær oppmerksom på miljøet før du skriver ut denne e-posten. Hvis organisasjonen bruker standardiserte e-postsignaturer, bør du vurdere å legge til denne påminnelsen nederst.
Låsbar Lagring
du kan ikke implementere en clean desk-policy hvis du ikke har noe sted for ansatte å legge dokumentene sine. Vurder å kjøpe små, låsbare oppbevaringsbokser for ansatte som passer under skrivebordet.
Oppmuntre Elektroniske Dokumenter
har ansatte arbeide med elektroniske dokumenter når det er mulig. Uten å måtte skrive ut og arbeide med fysiske papirer, vil dine ansatte alltid ha et klart skrivebord når de logger ut av datamaskinene sine.
Bli Kvitt Dokumenter På En Sikker Måte
dine ansatte skal aldri kaste arbeidsrelaterte dokumenter i papirkurven. Når søppel forlater bedriftens dører, blir det offentlig eiendom. Ingenting kan ødelegge organisasjonen din raskere enn uforsiktige ansatte som kaster sensitiv informasjon i en avfallskurv. Organisasjonen ønsker ikke å være på forsiden av avisen for å utsette sensitiv informasjon.
Implementer en dokumentdestruksjonspolicy for å sikre at alle dokumenter avhendes på en sikker måte.
Utfør Rutinemessige Sikkerhetskopier
hvis du fraråder ansatte fra å bruke fysiske dokumenter, må du kontrollere at organisasjonen har en pålitelig sikkerhetskopieringsrutine på plass. Ansatte trenger å vite at deres dokumenter vil være trygge i tilfelle strømbrudd eller harddiskkrasj.
Håndheving Av En Clean Desk-Policy
Implementering av en clean desk-policy og å ha en nonchalant holdning til håndhevelse vil gjøre politikken din ubrukelig.
Tilfeldige Kontroller
Få noen til å utføre tilfeldige ukentlige kontroller, muligens på slutten av en arbeidsdag. Alle papirer, notater, post-its, eller andre dokumenter som inneholder sensitiv informasjon bør makuleres umiddelbart. Flyttbare medier, For Eksempel Cd-Er, disketter eller minnepinner, kan konfiskeres midlertidig.
leter du etter en sjekkliste for revisjon? Se vår gratis sjekkliste for revisjon av clean desk policy.
Øverste Ledelse Støtte
en clean desk policy må tas på alvor-spesielt med alle nivåer av ledelse. Hvis dine ansatte ser at ledelsen ikke trenger å overholde politikken, vil de snart miste troen.
det faktum at ledelsen vanligvis håndterer mer sensitive dokumenter, bør styrke behovet for en clean desk-policy for alle ansatte uavhengig av status i organisasjonen.
