de 7 essensielle reglene for å skrive en god konsulentrapport

som konsulent vil ditt rykte hvile på kvaliteten på rapportene dine. Fordi selv om du har gjort en god jobb i alle andre aspekter av prosjektet, vil klienten til slutt være ulykkelig hvis du ikke klarer å levere en utmerket rapport.

Rapporter er den eneste konkrete arven til prosjektet, så du vil at arven skal være positiv som styrker i stedet for å redusere omdømmet ditt.

nå og da møter jeg noen i løpet av arbeidet mitt som sier, «Å ja, du er forfatteren Av Hackett-rapporten». Jeg kunne ikke være sikker på hvor Mange «Hackett rapporter» er der ute, men det er en god del. Og mens de ikke alltid har vist en organisasjon i sitt beste lys, er jeg sikker på at de alle er godt skrevet og har levert verdi for klienten når det gjelder deres anbefalinger.

når du går over fra jobb til konsulent, er det ikke nødvendigvis noe du har gjort før å skrive prosjektrapporter fra bunnen av. Og å skrive som offentlig konsulent er svært forskjellig fra å skrive som offentlig ansatt, så du må gi slipp på noen tidligere vaner.

gjennom årene har jeg hørt mange historier fra klienter om rapporter produsert av konsulenter som de var veldig misfornøyd med. Det verste scenariet var en klient som måtte engasjere en annen konsulent for å fullstendig omarbeide en rapport. Uansett hvor mange ganger de gikk tilbake til den opprinnelige konsulenten for endringer, var det bare ikke opp til bunnen og kunne ikke bli utgitt uten en polsk opp. Det tar ikke mye fantasi å finne ut hvor sannsynlig det ville være at klienten ville engasjere den konsulenten eller henvise dem til kolleger.

så risiko produsere dårlige rapporter på fare-finpusse dine ferdigheter med mine beste tips for å skrive en konsulentrapport.

de 7 grunnleggende reglene for å skrive en konsulentrapport

Gode rapporter skjer ikke bare. De er laget med dyktighet og omsorg. Her er de syv grunnleggende reglene jeg holder meg til når du skriver en konsulentrapport.

det gir svar på klientens problemer

Virker så åpenbart, Men klienten kom til deg med et problem som du var opptatt av å finne løsninger på. Jeg har sett for mange rapporter som glemmer at disse problemene bør være sentralt fokus. Ikke skuff deg – sørg for at rapporten klart angir disse problemene, skisserer funnene dine i forhold til disse problemene, og gir klienten noen fornuftige svar.

den har en logisk flyt

rapporten skal fortelle en historie, og som alle gode historier må den flyte logisk og ta leseren med på en reise. Den reisen starter med kontekst, går videre for å identifisere problemene, gir deretter funnene dine, og til slutt dine anbefalte løsninger. .

det taler til rapportens målgruppe

Når du skriver rapporten, er det lett å glemme at klienten er svært lite sannsynlig å være den samme som rapportens publikum. Du må finne en måte å snakke ikke bare til klienten, men også til et bredere publikum som kan omfatte interne og eksterne interessenter. Trikset er ikke å anta for mye eller for lite kunnskap når du skriver.

det inkluderer konkrete anbefalinger

på slutten av dagen kommer alt ned til dine anbefalinger. Prosjektet har alle vært om å løse et sett med problemer for klienten og en rapport uten anbefalinger vil definitivt bommer på deres forventninger.

Det tar hensyn til politiske sensitiviteter.

dette er et kritisk aspekt ved rapportskriving i offentlig sektor. Fordi uansett hvilken sektor av regjeringen du jobber med, vil det være problemer som er svært følelsesmessige for samfunnet, svært omstridte for regjeringen og utgjøre potensielle farer for organisasjoner som leverer tjenester på bakken. Du må skrive rapporten på en måte som tar hensyn til slike problemer for å minimere potensiell risiko for kunden din.

det er kortfattet og skrevet på vanlig engelsk

Hvis du nettopp har kommet fra offentlig sektor til rådgivning, kan du godt ta med noen skrivevaner som ikke vil tjene deg. Byråkratiets språk og bruken av røyskatt ord kan seire i regjeringen, men som konsulent bør du kvitte deg med disse tendensene. Bruk korte setninger og korte avsnitt. Skriv ting enkelt, som du kan snakke det, og ikke bli fristet til å vokse lyrisk.

den bruker en nøytral og objektiv tone

jeg understreker begrepet ‘tone’ her. Jeg er absolutt ikke foreslå innholdet i rapporten bør være nøytral og objektiv – tvert imot; du bør som de sier, ‘gi frank og uredd råd’. Men når det gjelder den generelle tonen i rapporten, må den unngå å bruke laden eller følelsesladet språk.

min rapportstruktur/mal

Mange nye konsulenter sliter med å strukturere en fullstendig konsulentrapport. For å hjelpe med dette, i logisk rekkefølge, her er de seks delene som er i min rapportmal. Gjenta denne strukturen for din neste rapport, og du vil være på rett spor.

• Sammendrag
• Innledning og bakgrunn
• Saklig/kontekstuell informasjon
• Funn
• Anbefalinger
• Vedlegg

Topptips for utforming av anbefalinger

i å utvikle anbefalinger, du gjør et siste lag med analyse For Å Finne ut ‘hva neste’ for klienten. Anbefalinger må være:

• Handlingsbar – de må gi klienten råd om hva de skal gjøre-hvilke skritt må tas.
• Spesifikke-vage eller tvetydige anbefalinger er ikke nyttige; jo mer spesifikk og detaljert jo bedre.

for eksempel, i stedet for å anbefale:

Styringsmekanismer er forbedret

Prøv dette i stedet:

Styringen av tjenesten styrkes av:

• Levere årlig induksjon og opplæring til alle styremedlemmer
• Revidere anskaffelsespolitikken i tråd med gjeldende lovkrav.

den første er bare vag og ikke nyttig – den andre forteller klienten nøyaktig hvilke tiltak som må tas.

• Oppnåelig – gjennomførbart – når du utformer anbefalinger, ikke nå for himmelen og anbefaler din ultimate ideelle løsning. Fordi rapporter som inkluderer uoppnåelige anbefalinger, vil sannsynligvis sitte på hyllen og samle støv. Du har jobbet i organisasjoner, slik at du forstår kompleksiteten i å implementere endring. Det som kreves er en målt og vurdert prosess, så sørg for at anbefalingene dine ikke er kake i himmelen, men er oppnåelige og gjennomførbare for klienten din.
• Testet med klienten for aksept – før du inkluderer anbefalinger i rapporten, teste vannet med klienten først. Diskuter mulige anbefalinger som oppstår fra disse funnene og måler hva som sannsynligvis vil fungere for klienten basert på hvor de er og hva de har energi til. Husk at det alltid er mer enn en vei opp i fjellet.

Råd Om å forberede Executive Summaries

altfor ofte tenker forfattere På Executive Summary som en ettertanke – bare en rask oppsummering. Men som vi alle vet, er dette i mange tilfeller den eneste delen av en rapport som vil bli lest i sin helhet. Så det er en ekstremt viktig del av rapporten, og du må bruke tid på å forme den for å sikre at den passerer testen av ‘ hvis dette er den eneste delen en senior person leser, inneholder den de viktigste nøkkelbudskapene og informasjonen?’

Her er mitt råd:

• Sørg For At Sammendraget forteller en forkortet versjon av hele
• Vær oppmerksom på logisk flyt – det samme gjelder her som for hele rapporten ved at Sammendraget må ha en logisk flyt fra kontekst til problem til funn til løsninger.
• Gir bare de overordnede funnene. Kroppen av rapporten bør skissere ‘bevis’ for funnene. Men i Sammendraget, la ut detaljer og bare ta det store bildet i forhold til hva du fant.
• Inkluder anbefalingene. Hvis dette er den eneste delen noen leser, vil du definitivt at de skal vite hvilke handlinger du har anbefalt til klienten.

hvis du har byttet offentlig sektor sysselsetting for offentlig sektor rådgivning, ikke bare anta at du allerede har rapportskriving ferdigheter i hånden. I stedet investere i å utvikle disse ferdighetene. Fordi produsere sub – standard rapporter vil skade ditt omdømme og potensielt kompromittere din suksess som konsulent.