Prosjektstyringsverktøy kan være nyttige når du planlegger, organiserer og administrerer ressursverktøy for langsommere arbeid, men spesialbygde workstream collaboration tools endrer hvordan team håndterer dynamiske arbeidsflyter i kontekst for både rutinemessige oppgaver og uplanlagte hendelser.
for bedrifter eller avdelinger som arbeider gjennom operasjonelle kamper-som konsekvent å miste oversikt over forsendelser eller manglende interne tidsfrister – er det bare naturlig at et av de første trinnene kan være å lete etter et passende PROSJEKTSTYRINGSVERKTØY (PM). Prosjektstyringsverktøy kan være svært nyttige, men de er langt fra det eneste alternativet for å fikse operasjonelle problemer. Faktisk, avhengig av omstendighetene dine, kan de faktisk ikke være en ideell passform.
Workstream collaboration er en ny løsning som er klar til å riste opp hvordan forretningsteam kommuniserer og fullfører oppgaver. Mens prosjektledelse og workstream samarbeidsverktøy både hjelpe team organisere rundt sitt arbeid, de to tilbyr ulike evner. Etter hvert som workstream-samarbeidet øker, finner flere og flere team at spesialbygde verktøy støtter en samarbeidende, sammenhengende arbeidsflyt på måter som prosjektstyringsverktøy ganske enkelt ikke kan.
Hvilke Prosjektstyringsverktøy Mangler
Prosjektstyringsverktøy har tradisjonelt blitt brukt til å styrke tidslinjer og leveranser rundt hvordan planer skal utføres. I hovedsak kan et team lage en plan for hvordan et prosjekt kommer fra punkt A til Punkt B, så følg bare de skisserte trinnene for å nå sine mål. Dette er absolutt en nyttig funksjon i noen forretningskontekster, spesielt de som ikke krever fleksibilitet.
prosjektstyringsverktøy kommer imidlertid raskt til kort for visse typer team. Et stort problem er at de ikke tilbyr mye tilpasningsevne i dynamiske situasjoner. MED PM-verktøy kan ikke team enkelt justere arbeidsflyten for å gjenspeile sanntidsinformasjon, noe som betyr at eventuelle oppdateringer generelt må innlemmes i arbeidsflyter manuelt. Prosjektledelse er ganske enkelt ikke designet for den typen smidighet som mange lag trenger.
PM — verktøy mangler også ressurssporingsfunksjoner, noe som betyr at de ikke er justert med statusen eller plasseringen av fysiske eiendeler-enten Det betyr IoT-enheter, utstyr eller personell. For operasjonelle team, er dette et stort tap, som oppdateringer og varsler om disse eiendelene (og andre indisier endringer) direkte informere strategi. I motsetning til dette er prosjektstyringsvarsler vanligvis begrenset til aktivitetsstatusene selv(for eksempel «fullførte» aktiviteter eller «forfalte» aktiviteter).
kanskje mest kritisk, få lag bruker PM-verktøy til å kommunisere-spesielt ikke i sanntid. Disse plattformene tilbyr rett og slett ikke de øyeblikkelige samarbeidsfunksjonene som operasjonelle team trenger. Det betyr at team er tvunget til å gå tilbake til ad hoc e-post, chatter, eller i-person møter for å fylle ut hullene. Uten kommunikasjonskanaler bygget rundt hendelser og oppgaver, skjer samtaler ofte utenfor plattformen og kan raskt løsnes fra saken ved hånden. PÅ samme måte er PM-verktøy ikke rettet mot integrert informasjonsdeling, noe som betyr at kontekstuell kunnskap og data ikke virkelig blir utnyttet for forbedring av individuelle prosjekter.
Hva Er Workstream Samarbeid?
Workstream collaboration, er en ny måte å håndtere dynamiske arbeidsflyter på, gjør allerede bølger på tvers av organisasjoner. Den strategiske overgangen til workstream-samarbeid gjør det mulig å forbedre hvordan operasjonelle team koordinerer, kommuniserer og leverer. Slik spiller nøkkelfunksjoner inn i hvert av disse målene:
Kommunikasjon: Distribuerte team krever et verktøy som kan hjelpe dem med å kommunisere som om de var i samme rom, diskutere ideer og dele informasjon. Dette krever kommunikasjonskanaler som er integrert i selve prosjektets arbeidsflyt. Ved å organisere diskusjonen rundt oppgaver kan arbeidsstrøms samarbeidsverktøy skape rom for pågående, delte og vedvarende samtaler. Disse samtalene er ytterligere styrket av chat, tale, og video evner.
Koordinering: Effektiv koordinering handler om å holde alle på samme side. Har alle samme syn på oppgaver og kart? Koordinerer teamet automatisk med data i andre verktøy? I tillegg kan handlingsbare varsler bidra til å holde relevante teammedlemmer orientert om neste trinn. Et felles operasjonelt bilde kan sikre at teammedlemmer forstår deres plassering i forhold til andre teammedlemmer og viktige eiendeler for å utføre oppgaver så effektivt som mulig. Alle disse funksjonene bidrar til å levere situasjonsforståelse og en mer kontekstuell tilnærming til oppgaven.
Ytelse: Vellykket ytelse er resultatet av godt samarbeid, men det er bygget hvert steg på veien. I motsetning TIL PM-verktøy som krever stive arbeidsflyter for å holde teamene på målet i henhold til fastsatte planer, trenger operasjonelle team mer fleksibilitet. Det er viktig at arbeidsflyt og ansvar skifter som svar på innkommende informasjon. Dette gir teamene mulighet til å ta dynamiske beslutninger og sikrer at de reagerer nøyaktig og effektivt basert på sanntidsdata.
MENS PM-verktøy kan være et passende valg for rutineoppgaver, kutter de begrensede funksjonene bare ikke det for organisasjoner som trenger å svinge og tilpasse seg i sanntid. Mange bedrifter må reagere raskt på endringer utenfor deres kontroll, enten det betyr endringer i kundeatferd, forsinkelser i en forsyningskjede eller en slags utstyr eller systemfeil.
Bruke Workstream-Samarbeid For Å Forbedre Eller Erstatte Prosjektledelse
Tenk deg dette: Teamet ditt kommer i gang med å oppnå et kritisk, tidsfølsomt mål, selv om ikke alle brikkene er på plass. Informasjon fortsetter å strømme inn, ofte presset direkte til et arbeidsstrømsamarbeidsverktøy fra integrerte GPS-eller IOT-teknologier. Hasteoppgaver vises som handlingsbare varsler som bare leveres til relevante parter. Teamet som helhet har forbedret situasjonsforståelse, noe som betyr at de tar mer informerte beslutninger-hjulpet av enkel kommunikasjon via oppgavebaserte kanaler.
Prosjektstyringsverktøy gir en klar struktur, segmenterte oppgaver og forventninger. Gode arbeidsstrømsamarbeidsverktøy kan imidlertid støtte et mangfoldig utvalg av brukstilfeller og mål som er mer egnet til operasjonelle eller distribuerte team. Mens prosjektstyringsverktøy er verdifulle, er de ikke nok til å garantere suksess i en rekke situasjoner.
i scenariet vi nettopp illustrert, er det tradisjonelle prosjektstyringsverktøyet nyttig for planlegging, avkryssing av oppgaver som de blir gjort, men det er bare ikke der prosessutførelsen skjer. For mange organisasjoner er det til deres fordel å enten integrere dagens PM-verktøy eller erstatte dem helt med et spesialbygd samarbeidsverktøy. Det er workstream-samarbeidsverktøyet som gir den synligheten, fleksibiliteten og funksjonaliteten teamet virkelig trenger.
Se hvordan workstream-samarbeidsverktøy kan hjelpe deg med å organisere arbeidet og aktivere sanntidskommunikasjon rundt oppgaver. Kom i gang ved å gi Coolfire Core en prøve gratis.
