da jeg jobbet i feltet, var en av de største klagene jeg fikk fra klienter at sikkerhetsansvarlig rapporter alltid var dårlig i kvalitet. Enten det er for timeskiftansatte eller vaktveiledere, må hendelsesrapporter være leselige, lett forståelige og brukbare om nødvendig som et juridisk dokument i retten. Utnytte en sikkerhetsansvarlig rapport programvare kan hjelpe med rapportering, men skriftlige kommunikasjonsevner er fortsatt nødvendig.
det ville være lett å tenke at alle som jobber i et slikt kommunikasjonsorientert felt, ville vite hvordan man skriver en leselig og respektabel rapport. Noen offiserer vet ikke engang hvordan de skal stave eller bruke god grammatikk, selv om de ble uteksaminert fra videregående skole eller gikk på college.
jeg anser ikke meg selv for å være en «ekspert» på temaet effektiv rapportskriving for sikkerhetsbransjen. Jeg gjorde ikke så bra selv med grammatikk i videregående skole, og jeg har bare lært litt mer i de mellomliggende 36 årene. Men jeg vet hvordan jeg skal skrive sikkerhetsrapporter for å holde deg, dine offiserer og din bedrift ute av trøbbel.
Språk
ikke skriv med verbose eller blomstrende språk. Skriv rapporten din som om du forteller en venn hva som skjedde. Være conversational. Bruk så mange direkte sitater som du kan.
og ikke viker unna fra å bruke stygt språk hvis noen andre bruker det, og det er nødvendig for rapporten. Bruk aldri asterisk i stedet for forbannelsesordene, dvs. S * * * eller B * * * * * * t.
Til Slutt, Vær så kortfattet som mulig. Kundene dine er opptatt, som ikke vil bruke mer tid på å lese rapporter enn de må.
Forkortelser
Stave ut forkortede ord i sin helhet første gang du bruker dem, med forkortelsen rett bak den i parentes. Fra da av bruker du bare forkortelsen. For eksempel, «Sikkerhetsoffiser (S/O) Stevens og Politimann (P/O) Roberts ble sluttet Av S / O Junie.»
dette sparer tid og plass uten å skape unødvendig forvirring for klienten.
Tidsstempler
i alle tilfeller må du Registrere tidspunktene når du lærer informasjonen, ikke gjetningene dine om når noe kan ha skjedd. Så fint som det ville være, er vi faktisk ikke i stand til å se gjennom tiden.
Hold rapporten i kronologisk rekkefølge som kjenner detaljene. Med andre ord, skriv rapporten med detaljene som offiseren lærer dem. Hvis en kamp oppstår på 0400, men offiseren ikke lærer av det til 0600, starter han rapporten på 0600.
bruk alltid, med mindre annet er angitt, militær tid i sikkerhetsrapportskriving. Dette bidrar til å unngå og eliminere forvirring når det gjelder tidsramme.
hvis du har verktøyene på plass for å bruke bestemte tidsstempler, gjør du tidslinjen så spesifikk som mulig. Hvis ikke, bruk ordet omtrent, slik at du er beskyttet mot spørsmål om rapportens nøyaktighet.
Stil
alle rapporter skal skrives med 3. personstemme. Bruke 3rd person synspunkt vil redusere forvirring over hvem som gjorde hva, hvor og når. Hvis du har flere offiserer involvert, vil det definitivt bidra til å holde historien rett.
Skriv rapporten i henhold til gjeldende forretningsretningslinjer. Sjekk med klienten for å se hvilken formatering de foretrekker. Så lenge det ikke forårsaker for mange hodepine, er det alltid best å presentere informasjonen på den måten klienten finner mest nyttig.
Grammatikk, stavemåte og tegnsetting bør overvåkes nøye. Dårlig grammatikk vil ha klienter avhør din intelligens. Du bør alltid ha en ordbok for hånden. Papirløs hendelsesrapporteringsprogramvare har ofte stavekontroll og grammatikkontroller innebygd, og det er mange apper og nettsteder der ute for å hjelpe deg med å forbedre.
Fullføre Rapporten
Fyll ut rapportskjemaet helt. La ingen mellomrom være ufylte. Hvis du har tomme mellomrom når du er ferdig, plasser du noe Som N / a eller og X gjennom dem. Dette gjør skjemaet ser mer formell og komplett, og det hindrer noen andre fra å skrive ting i disse områder.
Det Handler Om Kunden
disse retningslinjene ovenfor er nettopp det, retningslinjer. Overalt en offiser går formatet er bundet til å være litt annerledes. I sikkerhetsbransjen, hvordan klienten ønsker sine rapporter er måten du skal skrive dem. Det inkluderer ikke bare formateringen, men også informasjonen som er inkludert og uthevet.
likevel, disse tipsene gjelder for nesten alle security guard rapportskriving. Husk dem, og du vil kunne lage en komplett sikkerhetsrapport som gjør klienten glad, gir dem all den informasjonen de trenger, og kan stå opp i en domstol.
