Small Business Travel: The Complete Guide

Reise er en effektiv måte for bedrifter å skaffe seg nye kunder og investorer– ingenting er mer virkningsfullt enn å møte ansikt til ansikt med en potensiell kunde. Store selskaper er ofte velutstyrte for å reise; de har en enhetlig prosedyre og nok penger til å støtte sine ansatte. Likevel, for små bedrifter, reise kan bli overveldende og uorganisert. Kombinasjonen av et begrenset antall ansatte og en overambisiøs eller urealistisk reiseplan kan sette en økonomisk belastning på små bedrifter.

Ifølge Concur Technologies, et reise-og utgiftsforvaltningsselskap, bruker små bedrifter i gjennomsnitt 19,7% mer på reise! For å minimere disse utgiftene er det viktig for små bedrifter å lage effektive utgiftsplaner og detaljerte forretningsreisepolicyer. En omfattende reiseplan som fokuserer på konsolidering, samsvar, fleksibilitet og åpenhet, kan hjelpe småbedriftsreiser på en mer organisert, produktiv og kostnadseffektiv måte.

De Fire Pilarene I Effektiv Forretningsreiser

Medlemmer av små bedrifter kan ikke reise effektivt med mindre de har en tilgjengelig og lett fordøyelig reiseplan. Dette vil hjelpe de ansvarlige til å bli mer oppmerksomme på hvor mye penger som realistisk kan brukes på reiser. En tilgjengelig plan vil også hjelpe ansatte å forstå hva som forventes av dem under forretningsreiser. Først og fremst krever dette at små bedrifter styrer sin økonomi gjennom konsolidering.

1) Organisasjon: Administrere Økonomi Gjennom Konsolidering

det er umulig å administrere småbedriftens økonomi uten å skape et organisert system. Noen ganger klarer selskapene ikke å konsolidere sine økonomiske utgifter. Uten en forståelse av bedriftens utgifter, vil det være vanskelig å riktig fordele utgifter på tvers av avdelinger. Dette kan føre til uorganisert og økonomisk anstrengte selskapet reiser. Organisasjoner som World Travel Service kan hjelpe deg med å slå sammen all informasjon i elektroniske økonomiske rapporter. Ved å forbedre organiseringen av bedriftens økonomi, kan du få en bedre ide om bedriftens nettoinntekt.

en studie utført Av Association Of Corporate Travel Executives (ACTE) og Global Business Travel Association (GBTA) fant at 51% av de undersøkte ansatte (PDF) håper å innføre en «Total Reisekostnad» – policy innen de neste to årene. Denne typen politikk, som hjelper detalj hvilke områder av reise koster mest og hvordan disse utgiftene kan håndteres effektivt, kan være spesielt nyttig for små bedrifter som sliter økonomisk. Ved å skape et organisert og konsolidert finansielt system, vil din bedrift bli mer oppmerksom på reiseforventninger og kostnadsbegrensninger. Med denne klarheten vil virksomheten din bli mer effektiv og dine ansatte vil jobbe bedre med hverandre, som en velsmurt maskin.

2) Compliance: Opplæring Av Reisende

acte-undersøkelsen rapporterer at 84% av forretningsreiseansvarlige mener at å spare penger vil bli mer om å oppnå compliance; det vil være et » skifte i hvordan corporate travel managers tilnærmer seg retningslinjene, bort fra å kontrollere leverandørkostnadene og til å håndtere reiseatferd.»Jo mer dine ansatte er klar over og forstår bedriftens reisepolicy, desto mer penger vil bli spart.

Dessverre, i håp om å finne billigere priser, går ansatte noen ganger bort fra selskapets reisepolicy. I teorien kan dette ikke virke problematisk; ansatte kan til og med tro at de er hjelpsomme. Ifølge en undersøkelse Utført i 2013 av Amadeus, et globalt reiselivsselskap, hadde 52% av forretningsreisende ubetalte reiseutgifter fordi de ikke overholdt selskapets reisepolicy. I virkeligheten viser mangel på overholdelse ofte mangel på forståelse. Hvis en ansatt ikke følger instruksjonene dine, risikerer de å skape eller skade bedriftens spareplan. Det er gjennom overholdelse av teammedlemmer at små bedrifter kan utføre sine reiseplaner økonomisk og effektivt. I stedet for å prøve å kontrollere kostnadene til leverandører, skifter selskapene fokus mot å administrere måten deres ansatte følger deres reisepolicy. Fokuset bør ikke være på «betydelige besparelser;» i stedet bør selskapene fokusere på » kostnadsunngåelse.»Overholdelse er imidlertid umulig hvis du ikke oppretter en reisepolicy som er fleksibel.

3) Fleksibilitet: Sette Opp En Oppnåelig Reiseplan

mens ansattes overholdelse er viktig, må små bedrifter fortsatt fremme åpen kommunikasjon mellom ansatt og arbeidsgiver. Hvis ansatte stemme bekymringer eller påpeke problemer med din reiseplan, er det din jobb å lytte til disse klager og gjenkjenne når det er gunstig å være fleksibel. Suksess krever åpen kommunikasjon mellom ansatte og arbeidsgiver; du må være tilpasningsdyktig og støttende for hyppige reisende hvis du håper å skape et effektivt og økonomisk system.

Reise og fleksibilitet går hånd i hånd; det er nødvendig for små bedrifter å ha et åpent tankesett under hvert trinn i reiseprosessen. Ifølge amadeus ‘ undersøkelse måtte 51% av forretningsreisende gjøre endringer (PDF) i reiseplanene sine før avreise, og 22% måtte gjøre tre eller flere endringer i reiseplanen. Med så mange endringer i siste øyeblikk er det viktig at små bedrifter er komfortable med endring og villige til å gjøre endringer i siste øyeblikk. For eksempel, selv om mandatpolicyer vil gi ansatte et klart sett med retningslinjer og vil trolig forbedre produktiviteten, er det noen ganger ikke realistisk for hver ansatt å følge identiske retningslinjer– et medlem av øverste ledelse kan ha mer fleksibilitet på en tur enn de andre ansatte. Til tider er det viktig å være fleksibel med dine ansatte; la mandater slå inn retningslinjer når det er nødvendig.

også, hvis bedriftens reisesystem ikke fungerer, ikke vær redd for å endre det! Et sviktende system vil bare føre til flere økonomiske problemer. I små bedrifter kan du kanskje få tilbakemelding fra alle reisende om reisepolicyer; det er viktig å dra nytte av dette slik at du kan finne ut hva som fungerer og hva som ikke er. når du har et fungerende system, invester i det– hold deg engasjert og sørg for at alt går som planlagt.

4) Åpenhet: Viktigheten Av Kommunikasjon

i tillegg til å være åpen for å forbedre reisepolicyen, må arbeidsgivere for små bedrifter være åpne med sine ansatte om formålene med sine forretningsreisebeslutninger. I utgangspunktet kan din lille bedrift synes å fungere fint uten en klar og detaljert reiseplan. Mange småbedriftseiere gjør feilen ved å anta at bare på grunn av sin lille størrelse har deres ansatte tilgang til og fullt ut forstår selskapets reisepolicy. Men etter hvert som virksomheten din vokser, kan mangel på struktur-eller fravær av en reiseplan helt-føre til forvirring. Hvis du ikke har en reiseplan som dine ansatte forstår fullt ut, kan ting rakne raskt.

Struktur, klarhet og åpenhet er nødvendig for å opprettholde pålitelige relasjoner. Dessverre,
IFØLGE ACTE har 44% av de undersøkte organisasjonene ikke noe formelt system for å samle tilbakemeldinger fra reisende. 42% av corporate travel managers ønsker imidlertid å opprette en reisegruppe for å forbedre kommunikasjonen. Ikke undervurder verdien av å skape et forhold mellom ansatte og arbeidsgivere! Hvis alle medlemmer av teamet forstår reisepolicyen, er det lettere å lage et system som fungerer jevnt. Hvis du ikke kommuniserer godt med dine ansatte, kan de bli sliten, stresset eller forvirret. Dette kan føre til at ansatte opptrer ufokusert under forretningsreiser, noe som vil påvirke samspillet med potensielle kunder.

Forbedre Reisetjenesten

det er en vanlig misforståelse at det er lett for små bedrifter å ha åpne og klare kommunikasjonslinjer. I sannhet er det ofte vanskeligere for små bedrifter å holde sine ansatte informert-reisepolitikken har en tendens til å være for generell eller åpen. Mens større bedrifter vanligvis har en formell reisepolicy som erfarne medarbeidere kan bidra til å styrke, har ansatte i små bedrifter ofte ikke en klar forståelse av reisepolitikken, og de har heller ikke støtte fra et stort nettverk av kollegaer. Dermed er det enkelt for ansatte i små bedrifter å ignorere selskapets reisepolicy og ta egne beslutninger mens de er på vei.

Kommunikasjon er spesielt viktig under selve reiseprosessen. Før, under og etter turen meldinger er gode måter å holde reisende oppdatert. Den Concur Messaging kommunikasjonsplattform har pre-tur meldinger, interaktive kart, ansattes reiseruter, destinasjon detaljer, og mye mer. Disse verktøyene kan gi reisende informasjon og råd om hvordan de effektivt og produktivt kan håndtere sine reiser. Konstant kommunikasjon vil bidra til å holde forretningsreiser organisert, samtidig som de påminner ansatte om å oppføre seg riktig og holde fokus. Commerce-as-a-service-selskapet, Deem, har også en forretningsreiseapp som hjelper deg med å bestille flyreiser, skreddersy reisepolicyer og til og med se flyselskapets inventar.

Slik gjør Du reisebestilling For En Liten Bedrift: Rimelige Reiseadministrasjonsagenter Og Digitale Løsninger

Små bedrifter har noen alternativer for bestilling og planlegging av sine reiser.

men mange bedrifter blir strengere med booking; de har valgt spesifikke bestillingsverktøy som de har funnet å være mest nyttige.

Restriktive reisepolicyer minimerer pengene brukt på planlegging. Det er vanlig for bedrifter å stole på bare noen få bestillingsverktøy– Selv Cognizant anbefaler at hvis firmaet ditt ikke har et problem, bør du ikke » fikse det som ikke er ødelagt.»Selv om det er sant at du ikke bør demontere en reisepolicy som ser ut til å fungere, er det alltid viktig å utforske billigere alternativer. Dette betyr ikke at du bør fullstendig revurdere reiseplanen din-det betyr at du bør prøve ut andre reiseløsninger, i stedet for bare å stole på det som er behagelig. Selv om din reisepolicy ser ut til å fungere, kan det kanskje fungere enda bedre. Hvis du prøver billigere reisealternativer, kan du justere reisepolicyen din for å imøtekomme disse funnene.

1) Reisebyråer

mange små bedrifter mener at reisebyråer er for dyrt. Likevel, Ifølge New York Times, når prisen og service av agenter er sammenlignet i en studie til de av online søkemotorer, agenter kommer ut på toppen. Journalist Seth Kugel forklarer hvordan agenter testet var i stand til å foreslå «alternative ruter, råd om visum og bare generelt , vi vil, mer menneskelig enn sine data kolleger.»Agenter kan hjelpe småbedrifter finne unadvertised priser og rabatter som søkemotorer ikke kan. Det er viktig å vite hvordan du skal omgå kostnadsbegrensninger når du bestiller fly, hoteller, transport og mer. Reisebyråer kan gi din bedrift den ekstra hjelpen den trenger for å komme i gang.

Ethan Laub, grunnlegger Og ADMINISTRERENDE DIREKTØR I TripScanner, foreslår at det er tre tegn på at bedriften din bør finne et reisebyrå. Hvis firmaet ditt…
1) Har et komplekst reisesystem
2) gjør hyppige endringer i bestillinger i siste liten
3) Reiser nok til å forhandle leverandørrabatter
…så kan du dra nytte av hjelp fra en agent.

2) Åpen Bestilling

selv om et reisebyrå er nyttig, velger mange små bedrifter å gå en annen rute. Dave Johnson, forfatter av startupnation.com, mener at det er viktig veie alle alternativene, i stedet for automatisk å velge et reisebyrå. Open booking blir den foretrukne reiseløsningen fordi den tillater ansatte å bestille sine egne reiser gjennom sine foretrukne plattformer-ofte direkte fra smarttelefonene sine. Mens reisebyråer kan «ha tilgang til visse typer rabatter og pakker som … kan være vanskeligere å finne på egen hånd,» Foreslår Johnson At Hvis Du kan bruke litt ekstra tid og energi, kan Du finne bedre priser internt. Open booking er en praktisk reiseløsning som har potensial til å forbedre synligheten samtidig som den øker fleksibiliteten og de ansattes frihet. Det er bare et spørsmål om veiing fordeler og ulemper og avgjøre om firmaet har tid til å finne avtaler selv, eller om hjelp utenfra er nødvendig.

Åpen Booking For Små Bedrifter: Proffene

selv om det ofte er vanskelig for store bedrifter å prøve ut forskjellige reisetilnærminger, har små bedrifter vanligvis ikke dette problemet; det er lettere for små bedrifter å eksperimentere med ulike tilnærminger. Ved å utforske alle reisealternativene som er tilgjengelige, kan småbedrifter oppdage hvilket system som fungerer best. Åpen booking gir dine ansatte frihet til å velge hvordan de bestiller sine reiser. Ikke bare vil dette øke reisekomforten, men det vil også hjelpe bedriften din med å oppdage nye reiseverktøy som kan være til nytte for bedriften din. Denne metoden kan også bidra til å fremme et bedre team miljø ved å la ansatte har noen kontroll over hvordan de reiser. Rita Visser FRA GBTA kommenterer at «åpen booking gir reisende muligheten til å gjøre andre valg» (PDF). Visser mener åpen booking er perfekt for millennials, som vanligvis » ikke ønsker å bli fortalt hvor og hva du skal bestille.»Ved å gi ansatte litt kontroll over sine egne reiser, vil selskapets bookingsystem bli mer fleksibelt og småbedrifter vil ha plass til å vokse.

noen hevder også at åpen booking gjør det enklere å administrere reiseutgifter. Kathy Kaden, assisterende direktør I Cognizant, kommenterer at åpen bestilling tillater reisende å «videresende reiseruter til det administrerte reiseprogrammet for et mer komplett bilde av reiseutgifter» (PDF). Reisekvitteringer kan automatisk sendes til arbeidsgiver og dermed reiseregninger kan opprettes uten så mye hassle. På denne måten kan open booking hjelpe bedriften din med å konsolidere informasjon, uansett hvordan eller hvor ansatte bestiller sine reiser. Denne økningen i reisendes synlighet vil tillate deg å se hva dine ansatte bruker og hvor de bruker det.

Åpen Booking For Små Bedrifter: Cons

når ansatte ble spurt om hva som bekymrer dem mest om åpen bestilling, fant En undersøkelse Utført Av Travel And Transport (PDF) at ansatte ofte nevnte «traveler tracking and other safety concerns.»Likevel rangerte de undersøkte disse bekymringene lavere enn fordelene med åpen booking, for eksempel potensielle besparelser. Andre kilder har funnet ut at åpen bestilling førte til en prisøkning på 15 prosent til 20 prosent (PDF), sammenlignet med ansatte som bestiller innenfor selskapets reisepolicy. Denne prisøkningen ble funnet å skyldes hovedsakelig » internasjonale bedriftsrabatter.»Disse spesialrabattene er kun tilgjengelige hvis du bestiller gjennom reisebyråer som kan forhandle på dine vegne.

Reise Og Transport Michael Kubasik konkluderer med at «‘det er virkelig for tidlig å bestemme (PDF) om det er materielle besparelser ‘» fra åpen bestilling. Hvis du fortsatt ikke er sikker på om åpen bestilling passer for din småbedrift, kan du finne mer verdifull informasjon her.

3) Digitale Løsninger

det er ikke nødvendig å stole helt på et reisebyrå eller på interne beslutningsprosesser. Salesforce.com Dorian Stonie sier at de bruker open booking «just when it reens sense» (PDF); det er viktig å være fleksibel og å utforske andre digitale løsninger. Som et alternativ til reisebyråer og åpen booking, kan småbedrifter vurdere å outsource hele eller deler av sine prosesser, ved hjelp av digitale reiseadministrasjonsløsninger for rimelig hjelp. Ikke alle digitale reiseverktøy er skapt like; noen av dem er bare mobilapper eller nettsteder som kan tilby reisetilbud, mens andre er fullverdige reise-og utgiftsadministrasjonsløsninger-drevet av Ai eller kombinere Ai og reisebyråer. Følgende liste over mobile løsninger kan hjelpe din bedrift. Reiseverktøyene du velger, avhenger av hva du vil bestille og hvor mye hjelp du trenger.

Små Forretningsreisetips Og Vanlige Forstyrrelser: Det Du Kanskje Har Gått Glipp Av

fra å bestille tilkoblingsflyvninger til å finne den billigste reisemåten, er det mange måter selskaper kaster bort penger på uten å innse det. Vi har samlet en liste med tips nedenfor for å hjelpe din bedrift å unngå noen vanlige reiser feil.

Vanlige Reise Feil

For å unngå slike reisefeil anbefaler vi vår mal for reisepolicy, som kan hjelpe deg med å sette opp en fokusert og organisert reisepolicy. Enten du bruker et reisebyrå eller bestemmer deg for å prøve en annen metode, vil disse tipsene hjelpe deg med å gjøre firmaet ditt til en økonomisk og effektiv reisemaskin.

nå er det på tide å bestemme hvilke tilnærminger som fungerer best for deg og din bedrift. Hvis du er interessert i å se om en digital løsning er riktig for deg, kan du bestille en demo av Vår A. I. travel assistant, Claire, med en av våre grunnleggere her.