Organisere en konferanse fra grunnen av krever en enorm mengde omtanke og datainnsamling. Hele prosessen kan ta et par år avhengig av størrelsen på gruppen, men det er tenkelig å starte en vellykket konferanse om ett år hvis du kan ta raske beslutninger.
realiteten av å planlegge en konferanse er at, uten noen erfaring, kan du miste mye tid over-tenkning hver lille detalj mens utsikt over viktige saker. For å gjøre prosessen enklere for nybegynnere, vi har skissert de viktigste trinnene samtidig som du linker til våre mer detaljerte walkthroughs på hvert enkelt emne. Resultatet her er en konferanse planlegging guide som vil hjelpe deg å begynne med en solid mal på plass.
Trinn 1: Lag En Visjon Om Konferansen
hvert arrangement begynner med en visjon, Men du må forvandle visjonen til ord og tall for å måle kostnader Og ta informerte planleggingsbeslutninger. Først må du starte med hendelsen planlegging grunnleggende som hvem, hva, når, hvor og hvorfor.
Trinn 2: Opprette En Forretningsplan
med mindre konferansen din finansieres av et stipend eller en organisasjon, må du kartlegge hvor pengene kommer fra og hva de brukes til. Den første delen av denne ligningen, inntektene, skal beregnes tidlig i planleggingsprosessen.
nå, For å sette en pris på en konferanse, må du ha en ide om hva du planlegger å tilby deltakere. Din reiserute og høyttaler lineup vil være selger faktor for potensielle registranter.
Trinn 3: Sammenligne Arenaer Og Tjenester
etter at du har en mer spesifikk ide om når konferansen skal finne sted og hvor mange personer du vil delta, kan du begynne å handle for et passende sted. Husk at ditt valg av sted også vil bestemme dine catering-og lyd/visuelle kostnader. Dette skyldes at de fleste konferansesentre og eventhoteller krever at du bruker deres interne tjenester for alle arrangementer på stedet.
de fleste konferanser må tilby en slags overnatting for gjester som reiser fra utenfor regionen. Denne nødvendigheten skaper et annet sett med hensyn til faktor i din spillested beslutning.
Trinn 4: Rekruttere Og Administrere Registranter
selv de mest populære konferansene må effektivt markedsføre arrangementet for å fylle hvert sete i huset. Deltakelse er den viktigste faktoren for å lykkes med arrangementet ditt. Gode oppmøte tall bringe inntekter og sponsing muligheter. Og jo flere personer du har registrert vil skape mer etterspørsel etter reklame og deltakelse åpninger. Lang historie kort, hvis du kan tegne en mengde, så vil alt annet falle på plass mye lettere.
Det blir vanskeligere å Administrere registreringen ettersom arrangementet vokser i størrelse. Det er her et online registreringssystem kan hjelpe deg med å spore nummer, behandle betalinger og organisere data.
Trinn 5: Planlegging Av detaljer På stedet
Til Slutt, etter å ha organisert og implementert forretningselementene i konferansen, kan du begynne å tenke på detaljene på stedet. Dette inkluderer hvordan deltakerne vil navigere konferansen, den generelle utformingen av hvert rom, og fordelingen av mat og drikke. Dette er den delen av planleggingen av en konferanse som de fleste forbinder med arrangementsplanlegging. Den beste måten å koordinere alle detaljene er å gå gjennom din reiserute som dine gjester ville. Bilde hvordan de vil tenke og handle på hvert punkt i dag for å løse problemer før de oppstår.
Trinn 6: Tips For utstillingsadministrasjon
Konferanser har vanligvis et utstillingsområde eller konferansegulv hvor sponsorer og leverandører leier plass for å markedsføre sine produkter. Dette kan være en svært lukrativ mulighet for konferansen hvis du organiserer alt godt. Husk at et utstillingsområde vil kreve en betydelig forpliktelse av både tid og ressurser, så sørg for at du er forberedt på å håndtere behovene til flere leverandører før du forplikter deg til dette formatet.
