5 Korzyści z posiadania Polityki czystego biurka

jednym z najprostszych sposobów, aby uzyskać zgodność z podstawowymi zasadami Prywatności i bezpieczeństwa, zwiększyć wydajność i mieć świetnie wyglądające biuro, jest wdrożenie polityki czystego biurka.

Zasady czystego biurka i przejrzystego ekranu działają ramię w ramię, aby chronić poufne informacje Twojej organizacji.

Co To jest polityka czystego biurka?

Polityka czystego biurka nakazuje wszystkim pracownikom sprzątanie biurek pod koniec każdego dnia pracy. Obejmuje to nie tylko dokumenty i notatki, ale także wszelkie notatki post-it, karty firmowe i nośniki wymienne (np. pamięci USB).

przestrzeganie zasad clean desk pomoże Twojej organizacji zmniejszyć ryzyko kradzieży informacji, oszustwa lub naruszenia bezpieczeństwa spowodowanego pozostawieniem poufnych informacji bez nadzoru i widocznymi w widoku zwykłym.

korzyści płynące z polityki czystego biurka

Polityka czystego biurka powinna zostać przyjęta ze względu na liczne korzyści, jakie może zapewnić Twojej organizacji.

Oszczędzaj czas i pieniądze

według raportu IDC typowy pracownik w Twojej organizacji spędza 2,5 godziny dziennie na poszukiwaniu informacji. Zakładając, że pracownicy wiedzy w Twojej organizacji zarabiają 80 000 USD rocznie, 1000-osobowa organizacja traci około 2,5 miliona dolarów rocznie z powodu niemożności zlokalizowania i odzyskania informacji.

Polityka czystego biurka zachęci pracowników do korzystania z cyfrowych wersji dokumentów, znacznie zmniejszając koszty papieru, tonera i konserwacji drukarki w organizacji.

Zrób dobre wrażenie

kto wie kto i kiedy ktoś odwiedzi Twoje biuro? Czysta i uporządkowana przestrzeń robocza sprawia, że Twoja organizacja wygląda wydajnie i reprezentacyjnie dla każdego, kto zdecyduje się odwiedzić, w tym audytorów!

łatwa zgodność Z NORMĄ ISO

Polityka clean desk jest nie tylko zgodna z normą ISO 27001/17799, ale także zgodna z podstawowymi zasadami ochrony prywatności.

kanadyjskie federalne przepisy dotyczące prywatności PIPEDA wymagają, aby kanadyjskie organizacje chroniły dane osobowe. Ustawa o ochronie danych w Wielkiej Brytanii wymaga od organizacji w Wielkiej Brytanii zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych.

zniechęca do wścibskich oczu

pracownicy zazwyczaj zostawiają poufne informacje na swoim biurku.

notatki Post-it są zwykle najgorszym winowajcą, zawierającym nazwy, numery telefonów, a nawet nazwy użytkowników i hasła widoczne w widoku zwykłym. Nawyki te zachęcają nieuczciwych pracowników, ekipy sprzątające i personel konserwacyjny do przeglądania informacji, do których nie powinni mieć dostępu.

Zmniejsz Stres

miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu. Kiedy twoi pracownicy są zorganizowani, mogą spędzać więcej czasu koncentrując się na pracy, zamiast czuć się zestresowani, ponieważ nie mogą znaleźć raportu w ciągu najbliższych 10 minut.

wdrażając Politykę czystego biurka

jesteś przekonany, że Twoja organizacja potrzebuje polityki czystego biurka. Świetnie! Oto kilka kroków, które pomogą Ci wdrożyć politykę.

napisz na piśmie

Polityka czystego biurka powinna być sporządzona na piśmie i przekazana wszystkim pracownikom, zwłaszcza podczas szkolenia wprowadzającego i odświeżającego. Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów powinny być poważne, ale praktyczne, zwłaszcza jeśli Twoja organizacja pracuje z wieloma poufnymi informacjami. Niech wszyscy pracownicy podpiszą dokument do zatwierdzenia.

nie wiesz od czego zacząć? Stworzyliśmy darmowy szablon polityki clean desk, który możesz modyfikować i używać w swojej firmie. Możesz również rozpowszechniać informacje za pomocą naszego bezpłatnego plakatu.

Dodaj przypomnienie do podpisów e-mail

prawdopodobnie widziałeś to poniżej wielu podpisów e-mail: proszę rozważyć środowisko przed wydrukowaniem tego e-maila. Jeśli Twoja organizacja używa standardowych podpisów e-mail, rozważ dodanie tego przypomnienia na dole.

zamykana pamięć

nie możesz wdrożyć polityki czystego biurka, jeśli nie masz miejsca, w którym pracownicy mogą umieścić swoje dokumenty. Rozważ zakup małych, zamykanych pudełek do przechowywania dla pracowników, które mieszczą się pod ich biurkiem.

zachęcaj do dokumentów elektronicznych

niech pracownicy pracują z dokumentami elektronicznymi w miarę możliwości. Bez konieczności drukowania i pracy z fizycznymi papierami pracownicy zawsze będą mieli jasne biurko, gdy wylogują się ze swoich komputerów.

bezpiecznie pozbądź się dokumentów

Twoi pracownicy nigdy nie powinni wrzucać żadnych dokumentów związanych z pracą do kosza na śmieci. Kiedy śmieci opuszczają drzwi Twojej firmy, stają się własnością publiczną. Nic nie może zniszczyć Twojej organizacji szybciej niż nieostrożni pracownicy wyrzucający poufne informacje do kosza na śmieci. Twoja organizacja nie chce być na pierwszej stronie gazety za ujawnianie poufnych informacji.

wdrożyć politykę niszczenia dokumentów, aby zapewnić bezpieczne usuwanie wszystkich dokumentów.

wykonywanie rutynowych kopii zapasowych

jeśli zniechęcasz pracowników do korzystania z dokumentów fizycznych, upewnij się, że Twoja organizacja ma niezawodną procedurę tworzenia kopii zapasowych. Pracownicy muszą wiedzieć, że ich dokumenty będą bezpieczne w przypadku utraty zasilania lub awarii dysku twardego.

egzekwowanie polityki czystego biurka

wdrożenie polityki czystego biurka i nonszalanckie podejście do egzekwowania uczyni Twoją politykę bezużyteczną.

losowe kontrole

niech ktoś przeprowadzi losowe cotygodniowe kontrole, prawdopodobnie pod koniec dnia pracy. Wszystkie dokumenty, notatki, post-its lub inne dokumenty zawierające poufne informacje powinny zostać natychmiast zniszczone. Nośniki wymienne, takie jak płyty CD, dyskietki lub karty pamięci, mogą zostać tymczasowo skonfiskowane.

szukasz listy kontrolnej? Zobacz naszą bezpłatną listę kontrolną clean desk policy audit.

wsparcie dla wyższego szczebla zarządzania

Polityka czystego biurka musi być traktowana poważnie — zwłaszcza na wszystkich poziomach zarządzania. Jeśli Twoi pracownicy zobaczą, że kierownictwo wyższego szczebla nie musi przestrzegać polityki, wkrótce stracą wiarę.

fakt, że kierownictwo wyższego szczebla zwykle obsługuje bardziej wrażliwe dokumenty, powinien wzmocnić potrzebę polityki czystego biurka dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich statusu w organizacji.