7 podstawowych zasad pisania dobrego raportu konsultacyjnego

jako konsultant twoja reputacja będzie zależeć od jakości Twoich raportów. Ponieważ nawet jeśli wykonałeś świetną robotę w każdym innym aspekcie projektu, twój klient ostatecznie będzie niezadowolony, jeśli nie dostarczysz doskonałego raportu.

raporty są jedynym namacalnym dziedzictwem projektu, więc chcesz, aby to dziedzictwo było pozytywne, które wzmacnia, a nie zmniejsza twoją reputację.

co jakiś czas spotykam w trakcie pracy kogoś, kto mówi: „o tak, jesteś autorem raportu Hacketta”. Nie mogłem być pewien, ile jest „raportów Hacketta”, ale to uczciwa liczba. I chociaż nie zawsze pokazywali organizację w najlepszym świetle, jestem przekonany, że wszystkie są dobrze napisane i dostarczyły wartości dla Klienta w zakresie ich rekomendacji.

kiedy przechodzisz od zatrudnienia do doradztwa, pisanie raportów projektowych od zera niekoniecznie jest czymś, co zrobisz wcześniej. A pisanie jako konsultant sektora publicznego bardzo różni się od pisania jako pracownik sektora publicznego, więc musisz porzucić kilka wcześniejszych nawyków.

przez lata słyszałem wiele historii od klientów o raportach sporządzanych przez konsultantów, z których byli bardzo niezadowoleni. Najgorszym scenariuszem był klient, który musiał zaangażować innego konsultanta, aby całkowicie przerobić raport. Bez względu na to, ile razy wracali do oryginalnego konsultanta po edycje, to po prostu nie było do zera i nie mogło być wydane bez polskiego up. Nie trzeba wiele wyobraźni, aby dowiedzieć się, jak prawdopodobne byłoby, że klient ponownie zaangażuje tego konsultanta lub skieruje go do kolegów.

więc ryzykuj tworzenie złych raportów na własne ryzyko-doskonal swoje umiejętności dzięki moim najlepszym wskazówkom na pisanie raportu konsultacyjnego.

7 podstawowych zasad pisania raportu konsultacyjnego

dobre raporty nie „po prostu się zdarzają”. Są one wykonane z umiejętnością i starannością. Oto siedem podstawowych zasad, których przestrzegam pisząc raport konsultacyjny.

dostarcza odpowiedzi na problemy klienta

wydaje się tak oczywiste, ale klient przyszedł do Ciebie z problemem, który miałeś za zadanie znaleźć rozwiązania. Widziałem zbyt wiele raportów, które zapominają, że te problemy powinny być w centrum uwagi. Nie zawiedź – upewnij się, że raport jasno określa te problemy, przedstawia wyniki w odniesieniu do tych problemów i zapewnia klientowi rozsądne odpowiedzi.

ma logiczny przepływ

raport powinien opowiadać historię i, jak wszystkie dobre historie, musi płynąć logicznie i zabrać czytelnika w podróż. Ta podróż zaczyna się od kontekstu, przechodzi do identyfikacji problemów, a następnie dostarcza Twoich ustaleń, a na koniec zalecanych rozwiązań. .

to przemawia do docelowych odbiorców raportu

pisząc raport, łatwo zapomnieć, że klient jest bardzo mało prawdopodobne, aby był taki sam jak odbiorcy raportu. Musisz znaleźć sposób mówienia nie tylko do swojego klienta, ale także do szerszej publiczności, która może obejmować wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy. Sztuką jest nie zakładać zbyt dużo lub zbyt mało wiedzy, gdy piszesz.

zawiera konkretne zalecenia

pod koniec dnia wszystko sprowadza się do Twoich zaleceń. Projekt polegał na rozwiązaniu zestawu problemów dla Twojego klienta, a raport bez rekomendacji z pewnością spełni jego oczekiwania.

jest to krytyczny aspekt pisania raportów sektora publicznego. Ponieważ bez względu na to, z jakim sektorem rządowym pracujesz, pojawią się problemy, które są bardzo emocjonalne dla społeczności, bardzo kontrowersyjne dla rządu i stwarzają potencjalne ryzyko dla organizacji świadczących usługi w terenie. Musisz napisać raport w sposób uwzględniający takie kwestie, aby zminimalizować potencjalne ryzyko dla Twojego klienta.

jest zwięzły i napisany prostym angielskim

jeśli dopiero co przyszedłeś z sektora publicznego do konsultingu, możesz przynieść kilka nawyków pisania, które Ci nie będą służyć. Język biurokracji i użycie słów łasicy mogą przeważać w rządzie, ale jako konsultant powinieneś pozbyć się tych tendencji. Używaj krótkich zdań i krótkich akapitów. Pisz rzeczy po prostu, jak możesz to mówić, i nie ulegaj pokusie liryki.

używa neutralnego i bezstronnego tonu

podkreślam tutaj termin „ton”. Z pewnością nie sugeruję, że treść Pańskiego sprawozdania powinna być neutralna i bezstronna – wręcz przeciwnie; powinien pan, jak mówią, „udzielać szczerych i nieustraszonych porad”. Ale jeśli chodzi o ogólny ton twojego raportu, musi unikać używania ładnego lub emocjonalnego języka.

moja struktura raportu/szablon

wielu nowych konsultantów zmaga się z tym, jak skonstruować pełny raport konsultacyjny. Aby pomóc w tym, w logicznej kolejności, oto sześć sekcji, które są w moim szablonie raportu. Skopiuj tę strukturę do następnego raportu, a będziesz na dobrej drodze.

• streszczenie
• wprowadzenie i tło
• informacje faktyczne/kontekstowe
• ustalenia
• zalecenia
• Dodatki

Najważniejsze wskazówki dotyczące kształtowania zaleceń

opracowując rekomendacje, wykonujesz ostatnią warstwę analizy, aby dowiedzieć się „co dalej” dla klienta. Zalecenia muszą być:

• Actionable-muszą doradzić klientowi – co zrobić – jakie kroki należy podjąć.
• konkretne-niejasne lub niejednoznaczne zalecenia nie są pomocne; im bardziej szczegółowe i szczegółowe, tym lepiej.

na przykład zamiast polecać:

ulepszono mechanizmy zarządzania

spróbuj zamiast tego:

Zarządzanie serwisem jest wzmocnione przez:

• przeprowadzanie corocznych szkoleń i szkoleń dla wszystkich członków zarządu
• dokonywanie przeglądu polityki zamówień zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi.

pierwszy jest po prostu niejasny i nie pomaga – drugi mówi klientowi dokładnie, jakie działania należy podjąć.

• osiągalne/wykonalne-kształtując rekomendacje, nie sięgaj po niebo i polecaj swoje idealne rozwiązanie. Ponieważ raporty, które zawierają nieosiągalne zalecenia, będą prawdopodobnie siedzieć na półce zbierając kurz. Pracowałeś w organizacjach, więc rozumiesz złożoność wdrażania zmian. To, co jest wymagane, to mierzony i przemyślany proces, więc upewnij się, że Twoje rekomendacje nie są pie in sky, ale są osiągalne i wykonalne dla Twojego klienta.
• testowane z klientem pod kątem akceptowalności-zanim umieścisz zalecenia w swoim raporcie, najpierw przetestuj wody z klientem. Przedyskutuj możliwe zalecenia wynikające z tych ustaleń i oceń, co może działać dla Klienta w oparciu o to, gdzie się znajduje i na co ma energię. Pamiętaj, że zawsze jest więcej niż jedna droga na górę.

Porady dotyczące przygotowywania podsumowań wykonawczych

zbyt często pisarze myślą o podsumowaniu wykonawczym jako o przemyśleniu – tylko krótkim podsumowaniu. Ale jak wszyscy wiemy, w wielu przypadkach jest to jedyna część sprawozdania, która zostanie odczytana w całości. Jest to więc niezwykle ważny element raportu i musisz poświęcić czas na jego kształtowanie, aby upewnić się, że przejdzie test ” jeśli jest to jedyna sekcja, którą czyta starsza osoba, czy zawiera ona istotne kluczowe wiadomości i informacje?”

oto moja rada:

• upewnij się, że streszczenie zawiera skróconą wersję całego
• zwróć uwagę na przepływ logiczny – to samo dotyczy pełnego raportu, ponieważ Streszczenie musi mieć logiczny przepływ od kontekstu do problemu, do ustaleń do rozwiązań.
• podaj tylko ogólne ustalenia. Treść raportu powinna określać „dowody” dla Twoich ustaleń. Ale w podsumowaniu, pomiń szczegóły i po prostu Uwzględnij duży obraz pod względem tego, co znalazłeś.
• Dołącz rekomendacje. Jeśli jest to jedyna sekcja, którą ktoś czyta, na pewno chcesz, aby wiedział, jakie działania poleciłeś klientowi.

jeśli zamieniłeś zatrudnienie w sektorze publicznym na doradztwo w sektorze publicznym, nie zakładaj, że masz już umiejętności pisania raportów pod ręką. Zamiast tego zainwestuj w rozwijanie tych umiejętności. Ponieważ tworzenie niestandardowych raportów zaszkodzi twojej reputacji i potencjalnie zagrozi twojemu sukcesowi jako konsultanta.