kiedy pracowałem w terenie, jedną z największych skarg, jakie otrzymałem od klientów, było to, że raporty oficera bezpieczeństwa były zawsze niskiej jakości. Niezależnie od tego, czy chodzi o pracowników na zmianę godzinową, czy nadzorców straży, raporty o incydentach muszą być czytelne, zrozumiałe i w razie potrzeby użyteczne jako dokument prawny w sądzie. Korzystanie z oprogramowania raportowego oficera bezpieczeństwa może pomóc w raportowaniu, jednak nadal potrzebne są pisemne umiejętności komunikacyjne.
łatwo byłoby pomyśleć, że każdy, kto pracuje w takiej dziedzinie zorientowanej na komunikację, wie, jak napisać czytelny i szanowany raport. Niestety, nawet przy ciągłej presji ze strony klientów, wielu nie. niektórzy funkcjonariusze nawet nie wiedzą, jak pisać lub używać dobrej gramatyki, nawet jeśli ukończyli szkołę średnią lub uczęszczali do college ’ u.
nie uważam się za „eksperta” w temacie skutecznego pisania raportów dla branży bezpieczeństwa. W liceum nie radziłem sobie z gramatyką tak dobrze, a w ciągu 36 lat nauczyłem się tylko trochę więcej. Jednak wiem, jak pisać raporty bezpieczeństwa, aby uchronić Ciebie, Twoich oficerów i twoją firmę od kłopotów.
język
nie pisz przy użyciu gadatliwego lub kwiecistego języka; to nie jest klasa językowa na poziomie college ’ u. Napisz swój raport, jakbyś mówił przyjacielowi, co się stało. Bądź rozmowny. Użyj jak największej liczby bezpośrednich cytatów.
i nie wstydź się używać wulgarnego języka, jeśli ktoś inny go używa i jest to konieczne do zgłoszenia. Nigdy nie używaj gwiazdki zamiast słów przekleństwa, tj. S * * * lub B * * * * * t.
wreszcie bądź jak najbardziej zwięzły. Twoi klienci są zajęci, którzy nie chcą spędzać więcej czasu na czytaniu raportów niż muszą.
skróty
Przeliteruj wszystkie skróty w całości za pierwszym razem, gdy je użyjesz, ze skrótem tuż za nim w nawiasach. Od tej pory używaj skrótu. Na przykład, ” oficer bezpieczeństwa (S/o) Stevens i oficer policji (P/O) Roberts dołączyli do S/O Junie.”
oszczędza to czas i przestrzeń bez niepotrzebnego zamieszania dla klienta.
znaczniki czasu
we wszystkich przypadkach rejestruj czasy, kiedy nauczysz się informacji, a nie twoje domysły, kiedy coś mogło się wydarzyć. Byłoby miło, ale nie jesteśmy w stanie widzieć w czasie.
Zachowaj raport w porządku chronologicznym, jak znasz szczegóły. Innymi słowy, napisz raport ze szczegółami, gdy oficer się ich pozna. Jeśli do walki dojdzie o 04: 00, ale oficer nie dowie się o tym przed 06: 00, rozpoczyna raport o 06: 00.
zawsze, o ile nie zalecono inaczej, używaj czasu wojskowego w pisaniu raportów bezpieczeństwa. Pomaga to uniknąć i wyeliminować zamieszanie, jeśli chodzi o ramy czasowe.
jeśli masz narzędzia do używania określonych znaczników czasu, ustaw oś czasu tak szczegółowo, jak to możliwe. Jeśli nie, Użyj słowa w przybliżeniu, tak, że są chronione przed pytaniami o dokładność raportów.
styl
wszystkie raporty powinny być napisane głosem 3-cio osobowym. Korzystanie z punktu widzenia osoby trzeciej zmniejszy zamieszanie dotyczące tego, kto co zrobił, gdzie i kiedy. Jeśli masz wielu funkcjonariuszy zaangażowanych, to na pewno pomoże utrzymać linię fabuły prosto.
napisz raport zgodnie z aktualnymi wytycznymi biznesowymi. Skontaktuj się z klientem, aby zobaczyć, jakie formatowanie preferuje. O ile nie powoduje to zbyt wielu bólów głowy, zawsze najlepiej jest przedstawić informacje w jakikolwiek sposób klient uzna za najbardziej pomocne.
Gramatyka, Pisownia i interpunkcja powinny być ściśle monitorowane. Słaba gramatyka sprawi, że klienci będą kwestionować twoją inteligencję. Zawsze powinieneś mieć słownik pod ręką. Oprogramowanie do raportowania incydentów bez papieru często ma wbudowane sprawdzanie pisowni i gramatyki, a istnieje wiele aplikacji i stron internetowych, które pomogą Ci poprawić.
wypełnianie raportu
wypełnij całkowicie formularz raportu. Nie pozostaw spacji niewypełnionych. Jeśli masz puste miejsca po zakończeniu, umieść przez nie coś takiego jak N / A lub I X. To sprawia, że forma wygląda bardziej formalnie i kompletnie, a to uniemożliwia komuś pisanie rzeczy w tych przestrzeniach.
chodzi o klienta
te powyższe wytyczne są właśnie tymi, wytycznymi. Wszędzie, gdzie idzie oficer, format musi być trochę inny. W branży zabezpieczeń, jak klient chce swoje raporty jest sposób będziesz je pisać. Obejmuje to nie tylko formatowanie, ale także informacje, które są zawarte i wyróżnione.
jednak te wskazówki odnoszą się do prawie wszystkich raportów straży. Zapamiętaj je, a będziesz w stanie stworzyć kompletny raport bezpieczeństwa, który uszczęśliwi klienta, dostarczy mu wszystkich potrzebnych informacji i będzie mógł stanąć przed sądem.
