Plan wdrożenia ERP: definitywna 7-stopniowa metodologia

planujesz wdrożenie ERP.

wiesz, że wdrożenie systemu ERP może być uciążliwym procesem.

wiesz – dzięki licznym przypomnieniom – że awaria wdrożenia ERP jest powszechna i że aby ten projekt zadziałał, będziesz musiał przeprowadzić wiele planowania.

wszystko po kolei…

na czym polega proces wdrażania ERP?

proces wdrożenia ERP obejmuje instalację oprogramowania, przesyłanie wszystkich danych, zarówno finansowych, jak i transakcyjnych, mapowanie procesów i szkolenie użytkowników w zakresie rzeczywistego korzystania z oprogramowania. Proces ten określi, czy wdrożenie systemu ERP zakończy się sukcesem, czy porażką.

od czego zaczniemy?

stworzyliśmy ten przewodnik, aby pomóc ci to wszystko zrozumieć. Pełne rzeczywistych porad, porad ekspertów i szybkich, krok po kroku, omówimy:

• stworzenie skutecznego planu zarządzania zmianą (i kto powinien pomóc w jego wdrożeniu)
• ukryte koszty wdrożenia ERP i jak je przewidzieć
• uruchomienie i jak ocenić sukces projektu

nie wdroży (niestety) twojego ERP za Ciebie. Będzie jednak dostarczać informacji, zasobów i szablonów, aby uzyskać dogłębne zrozumienie procesu wdrażania i zwiększyć szanse na udany projekt.

i czy to nie jest prawie tak dobre?

etapy naszej metodyki wdrażania ERP

1. Zmontuj swój zespół projektowy ERP

2. Jak stworzyć plan zarządzania zmianą ERP

3. Szacowanie budżetu na wdrożenie systemu ERP

4. Rozpoczęcie migracji danych

5. Szkolenie użytkowników w zakresie korzystania z systemu ERP

6. Co robić podczas pracy z systemem ERP

7. Ocena sukcesu twojego projektu ERP

1. Zbierz zespół projektowy

po pierwsze: to będzie dość żałosne planowanie tego na własną rękę. Stworzenie wydajnego i dedykowanego zespołu wdrożeniowego ERP znacznie ułatwi Ci pracę.

aby rozpocząć, będziesz potrzebować następujących członków „core”.

• Kierownik Projektu: lider. Ty, prawdopodobnie.
• analityk aplikacji: odpowiedzialny za migrację i czyszczenie danych
• programista aplikacji: odpowiedzialny za Dostosowywanie systemu
• inżynier testów QA: heads up Testing system and performance efficiency

jednak aby zapewnić, że wdrożenie przebiega tak płynnie, jak to możliwe we wszystkich działach (i aby uniknąć pisania przez cały personel Twoich starannie zaplanowanych planów jako „mówi nam, co mamy robić”), potrzebujesz jeszcze kilku osób.

będą one w dużej mierze zależeć od tego, kim są twoi kluczowi interesariusze – a biorąc pod uwagę charakter systemu ERP, będą one różnić się w zależności od firmy, w zależności od wdrażanych funkcji.

oto kilka przykładów, które powinieneś uwzględnić podczas wdrażania różnych funkcji:

czy powinienem zatrudnić konsultanta ds. wdrożeń ERP?

krótka odpowiedź: Tak, jeśli nie masz doświadczenia w domu i możesz sobie na to pozwolić. Doświadczony konsultant ds. wdrożeń widział to wszystko wcześniej i może ominąć problemy, zanim się pojawią.

możliwe jest skuteczne wdrożenie bez jednego-nie rozpaczaj, jeśli twój budżet nie może się do niego rozciągnąć, lub dział księgowości jest notorycznie napięty.

2. Stwórz plan zarządzania zmianami w implementacji

istnieją dwie strony tego, naprawdę.

najpierw musisz zaplanować wdrożenie systemu ERP w kilku krokach i delegować je do całego zespołu wdrożeniowego w zależności od posiadanej wiedzy.

mamy tutaj szczegółowy harmonogram wdrażania szablonów ERP-możesz jednak skorzystać z poniższej listy kontrolnej, aby szybko zorientować się, co trzeba zrobić. Przed rozpoczęciem realizacji, należy mieć plany na:

• Prognozowanie kosztów wdrożenia i Opracowanie budżetu
• Tworzenie harmonogramu wdrożenia systemu ERP
• Migracja danych do nowego systemu
• Szkolenie bazy użytkowników systemu ERP
• testowanie systemu ERP i rozpoczęcie pracy
• codzienne działania go-live
• ocena sukcesu twojego projektu

narzędzia takie jak Trello, Arkusze Google i Wrike doskonale nadają się do współpracy przy projektach takich jak wdrożenia ERP-Przeglądaj i wybierz ten, który najlepiej pasuje do stylu zarządzania projektami Twojej firmy.

ten przewodnik krok po kroku szczegółowo omawia każdy etap procesu wdrażania ERP

po drugie, musisz zaplanować sposoby utrzymania firmy na boku podczas wdrażania. Zmiana zawsze przynosi pewien stopień zakłóceń, ale można to zminimalizować poprzez:

• przejrzysta komunikacja o wszelkich przewidywanych zakłóceniach
• pozwalająca na odpowiednie szkolenie użytkowników
• z uwzględnieniem kluczowych potrzeb interesariuszy (jesteś już w połowie drogi z tym, że uwzględniłeś przedstawicieli w swoim zespole projektowym)

3. Prognozuj koszty wdrożenia ERP i projektuj budżet

ile kosztuje wdrożenie ERP?

to Złote pytanie. Gdyby łatwo było odpowiedzieć, byłoby znacznie mniej nadbudżetowych wdrożeń ERP i znacznie więcej osób zgłaszających się do zarządzania projektami.

według najnowszej analizy Softwarethinktank:

• 35% wdrożeń ERP przekroczono budżet przez 0%-25%
• 15% przekroczyły budżet przez 26%-50%
• 6% przekroczyły budżet o ponad 50%

sugeruje to, że w sumie ponad połowa wdrożeń ERP przekracza budżet. Nie trzeba dodawać, że budżetowanie to pole minowe i trzeba być bardzo ostrożnym.

jednak są pewne koszty, które można określić. Dobrym punktem wyjścia jest założenie, że koszt wdrożenia systemu ERP będzie wymagał co najmniej 1% rocznych przychodów brutto przedsiębiorstwa.

powinieneś uwzględnić wszystkie te czynniki w swoim budżecie na wykonanie, aby uniknąć ukrytych kosztów:

• ulepszenia sprzętu/sieci: będą one znacznie wyższe, jeśli wdrażasz System lokalny
• wynagrodzenie za nadgodziny personelu: ważne, o czym należy pamiętać-„nie mieliśmy budżetu na nadgodziny, przepraszam” nie jest linią, która dobrze pójdzie z Twoim zespołem
• opłaty za szkolenia, dostosowywanie i doradztwo dla Dostawców: jeśli masz szczęście, twój sprzedawca mógł uwzględnić je w początkowej cenie oprogramowania, ale na pewno nie jest to dane. Zawsze sprawdzaj
• kopie zapasowe danych i pamięć masowa: są one często powiązane z kosztami cloud ERP – ale ponownie-zawsze sprawdzaj.

to, czego możesz się spodziewać, aby zapłacić za ERP, zależy od wielu czynników, od wielkości firmy, wymagań i liczby użytkowników, ale niedawno raport ścieżki oprogramowania z 2019 r.wykazał, że średnio firmy wydają średnio około 7200 USD na każdego użytkownika systemu.

: Aby uzyskać najdokładniejsze wyniki, należy również budżet na utratę wydajności – ponieważ bez względu na to, jak bardzo się starasz, nie będziesz działać z maksymalną wydajnością przez cały czas wdrażania.

4. Rozpocznij migrację danych

i rozpocznij migrację.

zaplanowałeś jak najwięcej. Teraz nadszedł czas, aby przejść do rzeczywistego procesu przenoszenia firmy na nowy system ERP.

migracja danych to pierwszy krok – jeśli dobrze to zrobisz, zbudujesz solidne podstawy, na których możesz kontynuować swoje działania wdrożeniowe. Zrób to źle, a wszystko może zacząć się kruszyć.

Twój analityk aplikacji powinien kierować tym wysiłkiem, ponieważ jest to ich specjalność. Bądź gotowy, aby pomóc im w:

• czyszczenie i weryfikacja danych
• konfiguracja bazy danych
• mapowanie starszych danych do nowych pól bazy danych
• transfer danych do nowego systemu
• Testowanie i weryfikacja starszych danych
• Testowanie i weryfikacja nowych danych wejściowych

5. Zacznij szkolić swoją bazę użytkowników ERP

przyjęcie użytkowników jest kluczem do sukcesu twojego projektu wdrożenia ERP, a odpowiedni plan szkolenia użytkowników jest niezbędny do osiągnięcia tego celu.

istnieją różne sposoby szkolenia pracowników, ale większość metod szkoleniowych można podzielić na metody „osobiście” i „E-learning”:

podsumowanie zalet i wad metodologii szkoleń osobistych i e-learningowych

niezależnie od tego, która metoda szkolenia najlepiej pasuje do Twoich pracowników, cztery cechy wszystkich udanych programów szkoleniowych obejmują:

• szkolenia oparte na rolach w celu usprawnienia procesu i utrzymania pracowników ubogich w czas na boku.
• możliwości dla stażystów w zakresie przekazywania informacji zwrotnych (a dla zespołu wdrożeniowego do działania w zakresie it
• Wyczyść kanały komunikacji z zespołami wsparcia dostawców

Wskazówka: zidentyfikuj obiecujących, doświadczonych technologicznie członków personelu do szkolenia jako superużytkownicy ERP. Mogą one następnie radzić sobie z problemami użytkownika niskiego poziomu, co pozwala skupić się na zadaniu pod ręką.

aby uzyskać najlepsze wyniki, wypróbuj gamifikację części planu treningowego? W badaniu przeprowadzonym przez TalentLMS 89% ankietowanych stwierdziło, że system punktowy zwiększy ich zaangażowanie, podczas gdy 62% stwierdziło, że rankingi i możliwość konkurowania z kolegami zmotywują ich do nauki. Wykorzystaj to na swoją korzyść.

małe korzyści dla wszystkich, którzy ukończą zadania szkoleniowe na czas (Darmowe jedzenie, dodatkowa godzina na lunch), a większe (premia pieniężna, dodatkowy dzień WOM) dla najlepszych wykonawców sprawią, że zaangażowanie w szkolenia będzie nieco bardziej atrakcyjne dla zapracowanych pracowników.

6. Zaplanuj i rozpocznij swoje działania na żywo

to jest to. Twój Wielki Dzień.

jeśli uważasz, że ślub wymaga wiele żmudnego zaawansowanego planowania, będziesz niemile zaskoczony etapem „go-live” wdrożenia systemu ERP.

:

• testowanie systemu (przed i po uruchomieniu)
• planowanie personelu wraz z wymaganymi nadgodzinami lub pracownikami tymczasowymi
• Identyfikacja wskaźników oceny projektu
• tworzenie strategii komunikacji w zakresie przestojów systemu
• kontrola szybkości i niezawodności sieci
• procesy tworzenia kopii zapasowych danych

komunikacja jest tutaj kluczowa, zarówno z Twoim zespołem, jak i z szerszą siłą roboczą. Musisz jasno określić, kto co robi, kiedy się tego spodziewasz i jakie są godziny przestojów

aby uzyskać więcej informacji na temat etapu wdrożenia systemu ERP, zobacz:

• pięć aspektów planowania udanego wdrożenia ERP

7. Oceń sukces swojego projektu wdrożenia ERP

zacznij od tych prostych pytań:

• Twoja firma upadła?
• pozywają Twojego dostawcę ERP za naruszenie umowy?
• czy udało Ci się utrzymać projekt w budżecie?

jeśli tak, to pewnie nie zrobiłeś tego strasznie. Przybij sobie piątkę.

aby uzyskać nieco bardziej szczegółowe informacje na temat rzeczy, powinieneś użyć kombinacji następujących wskaźników:

• ROI. Czy widziałeś zwrot pieniędzy wydanych na Twój ERP?
• zmniejszenie liczby błędów ludzkich: dobrze wdrożony ERP powinien zmniejszyć liczbę błędów danych dzięki automatyzacji procesów. Jeśli twój plan szkoleniowy zadziałał, pracownicy powinni w pełni wykorzystać te funkcje
• wzrost poziomu produktywności: to mówi samo za siebie. Czy system ERP osiągnął dokładnie to, co zaplanował?
• wzrost satysfakcji klienta: czy czasy realizacji zamówień wzrosły? Czy realizujesz zamówienia szybciej?

ten przewodnik po obliczaniu zwrotu z inwestycji w ERP pomoże Ci ocenić, jak udany był twój projekt wdrożeniowy