PMIS

Streszczenie

aplikacje są uważane za niezbędny element Systemu Informacyjnego zarządzania projektami. Wszystkie główne aplikacje zapewniają standardowe i konfigurowalne narzędzia procesowe, które są szeroko stosowane na całym świecie. W niniejszym artykule przedstawiamy wyniki badań przeprowadzonych w celu oceny skuteczności aplikacji w zarządzaniu coraz bardziej złożonymi projektami.

podczas tego badania grupa 100 kierowników projektów z regionu EMEA została zapytana o ich doświadczenia z wykorzystaniem aplikacji do zarządzania projektami. Kierownicy projektów zostali poproszeni o ocenę narzędzi i funkcji, które uważają za najbardziej przydatne, a także o wykaz wad używanych systemów. Poproszono ich również o dostarczenie listy życzeń funkcji lub narzędzi procesowych, które chcieliby dodać do systemów dostępnych na rynku.

ten artykuł przedstawia 10 najczęściej używanych funkcji, 10 niedociągnięć i 10 najlepszych pozycji na liście życzeń.

wprowadzenie

PMBOK ® Guide – 5th Edition definiuje System Informacji zarządzania projektami (PMIS) jako:

chociaż każda implementacja PMIS różni się od innych pod względem zakresu, projektu i funkcji, aplikacje są uważane za niezbędny element każdej implementacji. Optymalne wykorzystanie PMI zależy w dużej mierze od sposobu, w jaki krytyczne informacje są udostępniane wszystkim interesariuszom i poziomu automatyzacji procesów. Wielu kierowników projektów obawia się skuteczności swoich PMI, częściowo z powodu nieprawidłowo skonfigurowanego oprogramowania, a także z powodu obaw o zwrot z inwestycji. Celem tego badania jest zbadanie i raportowanie spostrzeżeń kierowników projektów na temat aplikacji stanowiących integralną część ich wdrożeń PMIS.

obecny poziom PMIS

organizacje na całym świecie coraz częściej polegają na aplikacjach do automatyzacji procesów zarządzania projektami. Duży nacisk kładzie się również na poprawę dokładności danych, na podstawie których generowane są kluczowe wskaźniki efektywności i raporty. Duże obowiązki w zakresie zarządzania projektami, takie jak prowadzenie różnych rejestrów i dokumentowanie zdobytych doświadczeń, stają się o wiele łatwiejsze do spełnienia dzięki wdrożeniu odpowiedniej aplikacji. W poniższych sekcjach przedstawiono aktualny stan PMI w regionie EMEA.

główni gracze

rynek oprogramowania do zarządzania projektami w regionie EMEA charakteryzuje się ostrą konkurencją między Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Huddle i kilkoma innymi. Chociaż niektóre organizacje nadal polegają na aplikacjach do arkuszy kalkulacyjnych i podstawowych kalendarzach elektronicznych, większość organizacji zainwestowała w bardziej niezawodne aplikacje, aby usprawnić procesy zarządzania projektami. Coraz więcej ikonicznych projektów, takich jak Burdż Chalifa, najwyższy do tej pory budynek na świecie, jest prezentowanych w case studies firm, których rozwiązania zostały zastosowane w tych projektach.

podczas gdy niektóre firmy oferujące oprogramowanie oferują jedną aplikację do zarządzania różnymi aspektami projektów, inne zapewniają pakiet specjalistycznych aplikacji, które uzupełniają się nawzajem i mogą być również zintegrowane z innymi implementacjami ERP.

Systemy branżowe

podczas gdy niektóre aplikacje do zarządzania projektami są odpowiednie dla każdej branży, inne zawierają szablony i funkcje odpowiednie dla konkretnych typów projektów. Ceny i koszty operacyjne również odgrywają rolę w ograniczaniu stosowania niektórych aplikacji do niektórych branż. Główne gałęzie przemysłu i popularne w nich zastosowania przedstawiono w eksponacie 1.

eksponat 1 – główne gałęzie przemysłu i zastosowania.

Systemy specyficzne dla metodologii

wiele organizacji w regionie EMEA opracowuje swoje metodologie w oparciu o standardy PMI. W niektórych sektorach PRINCE 2 jest również popularny szczególnie w części Europy. W ostatnim trendzie coraz więcej organizacji zaczęło eksperymentować z metodologiami zwinnymi, takimi jak Scrum, Lean i Kanban. Zaobserwowano, że niektóre narzędzia programowe nie nadają się do praktyk zwinnych, podczas gdy inne nie nadają się do bardziej rozbudowanych metodologii. W art. 2 wymieniono wspólne narzędzia stosowane w popularnych metodologiach.

Dowód 2 – Narzędzia dla konkretnych metod.

obawy dotyczące aplikacji

chociaż istnieje konsensus między kierownikami projektów, że skuteczny PMI jest kluczowy dla osiągnięcia celów projektu, wiele obaw budzi skuteczność aplikacji oprogramowania wdrażanych w celu wdrożenia PMI. Poniższe sekcje opisują przejawy tych obaw, które następnie prowadzą do niezadowolenia.

zwrot z inwestycji

Cena i koszty operacyjne utrzymania specjalistycznego oprogramowania do zarządzania projektami są często cytowane jako główny problem przez wielu kierowników projektów. Wybór konkretnej aplikacji jest często podyktowany przez właścicieli projektu, podczas gdy rachunki są opłacane przez wykonawców. Kierownicy projektów zatrudnieni przez wykonawców często kwestionują zwrot z inwestycji w wdrożenie drogiego oprogramowania.

koszty ogólne zarządzania

Infrastruktura i zasoby wymagane do utrzymania aplikacji również powodują obawy. W zależności od wielkości i zakresu projektu, aplikacje samoobsługowe wymagają specjalistycznych urządzeń i obudów, które pompują koszty ogólne pod względem finansów, siły roboczej i wysiłku.

krzywa uczenia się

czas i wysiłek potrzebny na poznanie zawiłości specjalistycznych aplikacji również stanowią czynnik wśród obaw często zgłaszanych przez kierowników projektów. PMI, który kładzie większy nacisk na automatyzację, przy użyciu oprogramowania, będzie z kolei wymagać, że wszyscy członkowie zespołu zarządzania projektami i wielu członków zespołu projektowego są przeszkoleni w zakresie korzystania z oprogramowania.

proponowane badanie

to badanie zostało przeprowadzone w celu zbadania i przedstawienia opinii kierowników projektów w regionie EMEA. Celem niniejszego badania jest osiągnięcie następujących celów:

• zrozumieć zadowolenie kierowników projektów z obecnych systemów oprogramowania.
• zrozum względne znaczenie wspólnych funkcji i narzędzi.
  • umożliwi to właścicielom projektów wybór odpowiednich narzędzi na podstawie danych od kierowników projektów.
  • pomoże to również firmom programistycznym planować aktualizacje produktów i dodawać lub usuwać funkcje.
  • pomoże to również kierownikom projektów w przygotowaniu skutecznych programów szkoleniowych, aby zminimalizować krzywą uczenia się.
• zrozumieć niedociągnięcia aplikacji.
  • pomoże to firmom programistycznym zaplanować aktualizacje mające na celu zwiększenie satysfakcji klienta.
• zapoznaj się z listą życzeń kierowników projektów, którzy mają nadzieję zwiększyć skuteczność swoich wdrożeń PMIS.
  • pomoże to firmom programistycznym zaplanować aktualizacje i dodać odpowiednie funkcje.
• Edukacja kierowników projektów w zakresie możliwości i ograniczeń aplikacji.
  • pomoże to kierownikom projektów i PMO w optymalizacji poziomu automatyzacji.

Metodologia

badanie zostało przeprowadzone w oparciu o ankietę, w której wybrano 100 respondentów z całego regionu EMEA, zapewniając reprezentację wszystkich regionów i branż. Respondenci otrzymali listę wspólnych cech i narzędzi występujących w większości aplikacji do zarządzania projektami i zostali poproszeni o uporządkowanie listy w oparciu o względne znaczenie elementów. Każdy respondent został poproszony o wybranie funkcji lub narzędzi używanych najczęściej, a także tych używanych najmniej często. Respondenci zostali również poproszeni o wymienienie niedociągnięć w ich własnych aplikacjach, a także o dostarczenie listy życzeń dotyczących funkcji lub narzędzi, które mogą ułatwić skuteczne wykorzystanie ich PMI. Respondenci zostali również poproszeni o wskazanie poziomu zadowolenia z aktualnie używanej aplikacji.

badanie przeprowadzono we wrześniu i październiku 2012 roku. Ustalenia zostały przetworzone i zestawione w listopadzie 2012 r. Dane demograficzne respondentów podano w eksponacie 3.

eksponat 3 – reprezentacja na podstawie geografii i branż.

lista funkcji/narzędzi

częściowa lista wspólnych cech i narzędzi, które zostały ocenione przez respondentów, znajduje się w załączniku 4.

dowód 4 – częściowa lista funkcji/narzędzi.

wyniki badania

badanie przyniosło kilka interesujących wyników, które są podsumowane w następujących sekcjach.

poziom satysfakcji

poziom satysfakcji kierowników projektów przedstawiono w załączniku 5.

Dowód 5 – wyniki satysfakcji.

najczęściej używane funkcje/narzędzia

10 najczęściej używanych funkcji i narzędzi, na podstawie zagregowanych ocen ze wszystkich regionów geograficznych i branż, podano w załączniku 6.

dowód 6 – Funkcje/narzędzia używane najczęściej.

funkcje/narzędzia używane najmniej często

funkcje i narzędzia używane najmniej często w oparciu o zagregowane oceny ze wszystkich regionów geograficznych i branż podano w załączniku 7.

dowód 7 – Funkcje/narzędzia używane najmniej często.

10 najlepszych niedociągnięć

10 najlepszych niedociągnięć, na podstawie zagregowanych ocen ze wszystkich regionów geograficznych i branż, podano w załączniku 8.

Exhibit 8 – Top 10 niedociągnięć.

lista życzeń cechy

bardzo niewiele cech zostało zidentyfikowanych przez respondentów jako elementy na ich liście życzeń. Wymagane cechy są wymienione w załączniku 9.

eksponat 9 – lista życzeń.

rekomendacje

wyniki tego badania dostarczają interesujących informacji na temat aplikacji oprogramowania szeroko stosowanych w regionie EMEA. Na podstawie wyników udostępnionych w poprzednich sekcjach zaleca się, aby:

• firmy programistyczne ściśle współpracują ze swoimi klientami, aby zbadać powody niskiej satysfakcji.
• firmy programistyczne planują swoje aktualizacje, włączając funkcje wymienione w załączniku 6, Jeśli jeszcze ich tam nie ma. Powinni również starać się przezwyciężyć niedociągnięcia i jak najwcześniej umieścić elementy na liście życzeń.
• właściciele projektów oceniają aplikacje na podstawie funkcji używanych najczęściej i tych używanych najmniej często. Nie powinni inwestować w aplikację, która traci funkcje najbardziej potrzebne kierownikom projektów. Jednocześnie nie powinni płacić wyższej ceny, ponieważ system zawiera funkcje, które są najmniej ważne dla kierowników projektów.
• kierownicy projektów przygotowują swoje plany szkoleń w oparciu o elementy określone w punkcie 6.

podsumowanie

niniejszy artykuł przedstawia zadowolenie kierowników projektów z powszechnie stosowanych aplikacji do zarządzania projektami. Zapewnia wgląd w funkcje używane najczęściej i najmniej często. Raportuje również najważniejsze niedociągnięcia, a także pozycje na liście życzeń kierowników projektów. Informacje te mogą być wykorzystywane przez kierowników projektów do efektywnego planowania ich wdrożeń PMIS. Wyniki mogą również pomóc firmom programistycznym w ulepszaniu ich oferty i zwiększaniu zadowolenia klientów.