zorganizowanie konferencji od podstaw wymaga ogromnej przezorności i gromadzenia danych. Cały proces może potrwać kilka lat, w zależności od wielkości grupy, ale możliwe jest rozpoczęcie udanej konferencji w ciągu jednego roku, jeśli możesz podjąć szybkie decyzje.
rzeczywistość planowania konferencji polega na tym, że bez żadnego doświadczenia można stracić dużo czasu na przemyślenie każdego szczegółu, pomijając ważniejsze kwestie. Aby ułatwić proces początkującym, przedstawiliśmy najważniejsze kroki, jednocześnie udostępniając linki do naszych bardziej szczegółowych instrukcji na każdy konkretny temat. Rezultatem jest przewodnik planowania konferencji, który pomoże Ci zacząć od solidnego szablonu.
Krok 1: Stwórz wizję swojej konferencji
każde wydarzenie zaczyna się od wizji, ale musisz przekształcić swoją wizję w słowa i liczby, aby zmierzyć koszty i podjąć świadome decyzje dotyczące planowania. Najpierw musisz zacząć od podstaw planowania wydarzeń, takich jak kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego.
Krok 2: Tworzenie biznesplanu
o ile twoja konferencja nie jest finansowana z dotacji lub organizacji, będziesz musiał określić, skąd pochodzą Twoje pieniądze i do czego są one wykorzystywane. Pierwsza część tego równania, przychody, powinny być obliczane na początku procesu planowania.
teraz, aby wycenić konferencję, musisz mieć pojęcie o tym, co planujesz zaoferować uczestnikom. Twój plan podróży i skład prelegentów będzie czynnikiem sprzedaży dla potencjalnych rejestrujących.
Krok 3: porównywanie miejsc i usług
po uzyskaniu dokładniejszego pojęcia o tym, kiedy odbędzie się konferencja i ile osób chcesz wziąć udział, możesz zacząć kupować odpowiednie miejsce. Należy pamiętać, że wybór miejsca będzie również determinować catering i koszty audio/wizualne. Wynika to z faktu, że większość centrów konferencyjnych i hoteli eventowych wymaga korzystania z ich wewnętrznych usług w przypadku wszelkich wydarzeń na miejscu.
Większość konferencji będzie musiała zapewnić nocleg Gościom podróżującym spoza regionu. Ta konieczność tworzy inny zestaw rozważań, aby uwzględnić decyzję miejsca.
Krok 4: Rekrutacja i zarządzanie rejestratorami
nawet najbardziej popularne konferencje muszą skutecznie promować swoje wydarzenie, aby wypełnić każde miejsce w domu. Frekwencja jest najważniejszym czynnikiem sukcesu Twojego wydarzenia. Dobre wyniki frekwencji przynoszą dochody i możliwości sponsoringu. A im więcej osób zarejestrowałeś, tym większy popyt na reklamy i otwory uczestnictwa. Krótko mówiąc, jeśli możesz przyciągnąć tłum, Wszystko inne będzie łatwiejsze.
Zarządzanie rejestracją staje się trudniejsze wraz ze wzrostem wielkości wydarzenia. W tym miejscu system rejestracji online może pomóc w śledzeniu numerów, przetwarzaniu płatności i organizowaniu danych.
Krok 5: planowanie szczegółów na miejscu
wreszcie, po zorganizowaniu i wdrożeniu biznesowych elementów konferencji, możesz zacząć myśleć o szczegółach na miejscu. Obejmuje to sposób poruszania się uczestników konferencji, ogólny układ każdej Sali oraz dystrybucję żywności i napojów. Jest to część planowania konferencji, która większość ludzi kojarzy z planowaniem wydarzeń. Najlepszym sposobem na skoordynowanie wszystkich szczegółów jest przejście przez plan podróży tak, jak twoi goście. Wyobraź sobie, jak będą myśleć i działać w każdym momencie dnia, aby rozwiązać problemy, zanim się pojawią.
Krok 6: Wskazówki dotyczące zarządzania wystawami
konferencje zazwyczaj obejmują powierzchnię wystawienniczą lub piętro Kongresowe, w którym sponsorzy i sprzedawcy wynajmują przestrzeń do promowania swoich produktów. Może to być bardzo lukratywna okazja dla Twojej konferencji, jeśli wszystko dobrze zorganizujesz. Należy jednak pamiętać, że obszar wystawowy będzie wymagał znacznego zaangażowania zarówno czasu, jak i zasobów, więc upewnij się, że jesteś przygotowany do zarządzania potrzebami wielu dostawców, zanim zdecydujesz się na ten format.
