Autor: Strahinja Stojanović
Podręcznik jakości nie będzie już obowiązkowym dokumentem, zgodnie z dostępną wersją normy DIS ISO 9001: 2015 (aby dowiedzieć się więcej o nadchodzących zmianach, przeczytaj ten artykuł: 5 głównych zmian oczekiwanych w ISO 9001:2015 od projektu normy międzynarodowej 2014). Jak to się stało? Podręcznik Jakości był jednym z pierwszych dokumentów, o które poprosiła Jednostka certyfikująca przed audytem certyfikacyjnym. Jak nagle stracił swój cel i znaczenie?
ciemna strona podręcznika jakości
Większość podręczników jakości udaje się formalnie spełnić wymagania normy ISO 9001, a jednak pomija punkt dokumentu. Rezultatem jest jeden z najbardziej fundamentalnych dokumentów QMS, którego nikt nie czyta-z wyjątkiem kilku masochistycznych audytorów certyfikacyjnych.
często spotykam podręczniki jakości z ponad 20 (czasami nawet 50+) stronami i zacząłem się zastanawiać, czy należy go nazwać „systemem zarządzania jakością”, czy ” systemem zarządzania ilością.”Było zbyt wiele zdublowanych lub niepotrzebnych informacji i tak wiele szczegółów, że skończyło się na współczuciu drzewa, które zostało ścięte, aby zrobić papier na tę stertę niepotrzebnych informacji.
posiadanie podręcznika jakości, moim zdaniem, nie było złym pomysłem. Jest to dokument, w którym organizacja prezentuje siebie, swój system zarządzania jakością, a nawet sposób myślenia i podejście do zarządzania jakością. Powszechną praktyką było (oprócz wymagań z punktu 4.2.2) włączenie niektórych wymagań z punktu 4.1 i niektórych innych wymagań, które były łatwiejsze do udokumentowania za pomocą podręcznika jakości.
czytelny, krótki i przejrzysty Podręcznik jakości sprawia wrażenie organizacji, która wie, co robi-organizacji, która naprawdę zarządza swoim systemem zarządzania jakością. Dobrej jakości Podręcznik ułatwia pracę audytora i daje mu możliwość lepszego audytu systemu-a dzięki jego obserwacjom naprawdę przyczynia się do poprawy systemu. Co ważniejsze, taki podręcznik jakości jest przydatny dla przedstawicieli kierownictwa i właścicieli procesów, ponieważ zapewnia ogólny wgląd w system zarządzania jakością.
duże firmy często wymagają od swoich dostawców Systemu Zarządzania Jakością i mogą wymagać zapoznania się z instrukcją jakości podczas wyboru dostawców. Jakie wrażenie na Twojej firmie wywiera Podręcznik jakości? Obszerny podręcznik jakości mówi, że wolisz wydawać zasoby zamiast stosować kreatywne podejście.
napisanie dobrej jakości podręcznika nie jest takie trudne: określ zakres swojego QMS, wymień wykluczenia (aby dowiedzieć się więcej o wykluczeniach w ISO 9001:2008, przeczytaj ten artykuł what is an acceptable exclusion in clause 7 of ISO 9001) jeśli istnieją jakiekolwiek wykluczenia i uzasadnienia dla nich, opisz interakcje między procesami (najlepiej za pomocą schematu procesów) i wymień wszystkie procedury QMS, których używasz-i to wszystko. Zobacz także pisanie krótkiego podręcznika jakości.
być albo nie być
z podręcznikiem jakości lub bez, organizacje nadal będą potrzebować ogólnego dokumentu QMS. Nadal będzie trzeba wysłać do jednostki certyfikującej dokument opisujący Twój system, a także wysłać go do dużych klientów. Chociaż nie jest to już obowiązkowe, wszystkie wymagania z podręcznika jakości, z wyjątkiem 4.2.2 b), pozostają w nowej wersji standardu. Zakres systemu zarządzania jakością i interakcje między procesami nadal muszą być zdefiniowane. Wymagania te są jeszcze bardziej szczegółowe w nowej wersji i nadal muszą być w jakiejś formie udokumentowanych informacji.
nowa wersja standardu ma pewne nowe wymagania, które muszą być spełnione jako udokumentowane informacje, które można łatwo zawrzeć w podręczniku jakości – na przykład kontekst organizacji.
ten sam pomysł, inna forma
ten nowy nieobowiązkowy dokument (jakkolwiek go nazwiemy), który zastąpi Podręcznik jakości, będzie zawierał wszystkie pozostałe wymagania z punktu 4.2.2, a ja dodałbym kilka nowych.
ten nowy dokument powinien zawierać następujące informacje o organizacji:
- jesteśmy firmą XYZ;
- produkujemy to i świadczymy te usługi;
- stosujemy system zarządzania jakością do tych procesów;
- nie stosujemy tych klauzul normy z tych powodów;
- to są nasze procesy i ich interakcje;
- i, to jest wewnętrzny i zewnętrzny kontekst, w którym działamy.
można to uznać za uproszczenie i oczywiście wszystkich tych informacji nie można umieścić w jednym akapicie, ale ten dokument miałby sens i spełniałby większość wymagań z klauzuli 4 nowej wersji standardu. Dodatkowo można dodać misję i wizję organizacji, a ten dokument może skutecznie stać się broszurą, która przedstawi Twoją firmę przyszłym klientom.
ta nowa wersja standardu nie jest niewolnikiem formalności (czy to dobrze? Tylko czas pokaże…) i będzie wymagało bardziej kreatywnego podejścia do uzyskania maksimum z każdego wymogu, dostosowując się do potrzeb organizacji zamiast piętrzyć bezużyteczne dokumenty.
Kliknij tutaj, aby zobaczyć podgląd podręcznika jakości dostosowanego do mniejszej firmy.
