narzędzia do zarządzania projektami mogą być przydatne w planowaniu, organizowaniu i zarządzaniu zasobami narzędzia do wolniejszej pracy, ale specjalnie opracowane narzędzia do współpracy w strumieniu pracy zmieniają sposób, w jaki zespoły radzą sobie z dynamicznymi, kontekstowymi przepływami pracy zarówno w przypadku rutynowych zadań, jak i nieplanowanych zdarzeń.
w przypadku firm lub działów, które borykają się z trudnościami operacyjnymi, takimi jak ciągłe gubienie przesyłki lub brakujące terminy wewnętrzne, naturalnym jest, że jednym z pierwszych kroków może być znalezienie odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami (PM). Narzędzia do zarządzania projektami mogą być niezwykle przydatne, ale nie są jedyną opcją do naprawienia problemów operacyjnych. W rzeczywistości, w zależności od okoliczności, mogą nie być idealne dopasowanie.
workstream collaboration to nowe rozwiązanie, które może zmienić sposób, w jaki zespoły biznesowe komunikują się i wykonują zadania. Podczas gdy narzędzia do zarządzania projektami i współpracy strumieniowej pomagają zespołom organizować się wokół ich pracy, oba oferują różne możliwości. W miarę jak współpraca w ramach strumienia pracy zyskuje na popularności, coraz więcej zespołów odkrywa, że specjalnie zaprojektowane narzędzia wspierają wspólny, spójny przepływ pracy w sposób, w jaki narzędzia do zarządzania projektami po prostu nie mogą.
brak narzędzi do zarządzania projektami
narzędzia do zarządzania projektami są tradycyjnie używane do utrwalania harmonogramów i rezultatów wokół tego, jak należy realizować plany. Zasadniczo zespół może stworzyć plan, w jaki sposób projekt przechodzi z punktu A do punktu B, a następnie po prostu wykonać opisane kroki, aby osiągnąć swój cel. Jest to absolutnie pomocna funkcja w niektórych kontekstach biznesowych, zwłaszcza tych, które nie wymagają elastyczności.
jednak narzędzia do zarządzania projektami szybko zawodzą w niektórych typach zespołów. Jednym z głównych problemów jest to, że nie oferują one dużej zdolności adaptacyjnych w dynamicznych sytuacjach. Dzięki narzędziom PM zespoły nie mogą łatwo dostosować swoich przepływów pracy tak, aby odzwierciedlały informacje w czasie rzeczywistym, co oznacza, że wszelkie aktualizacje muszą być na ogół włączane do przepływów pracy ręcznie. Zarządzanie projektami po prostu nie jest zaprojektowane z myślą o takiej elastyczności, jakiej potrzebuje wiele zespołów.
narzędzia PM również nie mają możliwości śledzenia zasobów, co oznacza, że nie są dostosowane do stanu lub lokalizacji zasobów fizycznych — niezależnie od tego, czy chodzi o urządzenia, sprzęt lub personel IoT. Dla zespołów operacyjnych jest to ogromna strata, ponieważ aktualizacje i alerty o tych zasobach (i innych zmianach poszlakowych) bezpośrednio informują o strategii. W przeciwieństwie do tego, powiadomienia o zarządzaniu projektami są zazwyczaj ograniczone do samych statusów zadań (takich jak „ukończone” zadania lub „zaległe” zadania).
chyba najbardziej krytycznie, niewiele zespołów z powodzeniem korzysta z narzędzi PM do komunikacji-zwłaszcza Nie w czasie rzeczywistym. Platformy te po prostu nie oferują natychmiastowych funkcji współpracy, których potrzebują zespoły operacyjne. Oznacza to, że zespoły są zmuszone do powrotu do wiadomości e-mail ad hoc, czatów lub spotkań osobistych, aby wypełnić luki. Bez kanałów komunikacji zbudowanych wokół wydarzeń i zadań, rozmowy często odbywają się poza Platformą i mogą szybko oderwać się od bieżącej sprawy. W podobnym sensie narzędzia PM nie są ukierunkowane na zintegrowane udostępnianie informacji, co oznacza, że wiedza kontekstowa i dane nie są tak naprawdę wykorzystywane do poprawy poszczególnych projektów.
czym jest Workstream Collaboration?
workstream collaboration, to nowy sposób obsługi dynamicznych przepływów pracy, już teraz robi fale w organizacjach. Dzięki nowym technologiom strategiczna zmiana na współpracę w strumieniu pracy obiecuje usprawnić koordynację, komunikację i realizację zadań przez zespoły operacyjne. Oto, jak kluczowe funkcje odgrywają rolę w każdym z tych celów:
Komunikacja: zespoły rozproszone potrzebują narzędzia, które pomoże im komunikować się tak, jakby były w tym samym pomieszczeniu, omawiając pomysły i dzieląc się informacjami. Wymaga to kanałów komunikacji, które są zintegrowane z samym przepływem pracy projektu. Organizując dyskusję wokół zadań, Narzędzia workstream collaboration mogą tworzyć przestrzenie do trwających, udostępnionych i trwałych rozmów. Rozmowy te są dodatkowo wzmacniane przez funkcje czatu, głosu i wideo.
: Skuteczna koordynacja polega na utrzymaniu wszystkich na tej samej stronie. Czy wszyscy mają ten sam widok zadań i map? Czy zespół automatycznie koordynuje się z danymi przechowywanymi w innych narzędziach? Ponadto możliwe do podjęcia działania alerty mogą pomóc odpowiednim członkom zespołu informować o kolejnych krokach. Wspólny obraz Operacyjny może zapewnić, że członkowie zespołu rozumieją swoją lokalizację w stosunku do innych członków zespołu i kluczowych zasobów, aby wykonywać zadania tak efektywnie, jak to możliwe. Wszystkie te funkcje pomagają zapewnić świadomość sytuacyjną i bardziej kontekstowe podejście do danego zadania.
wydajność: udana wydajność jest wynikiem dobrej współpracy, ale jest budowana na każdym kroku. W przeciwieństwie do narzędzi PM, które wymagają sztywnych przepływów pracy, aby utrzymać zespoły na cel zgodnie z ustalonymi planami, zespoły operacyjne potrzebują większej elastyczności. Ważne jest, aby przepływ pracy i obowiązki zmieniały się w odpowiedzi na napływające informacje. Umożliwia to zespołom podejmowanie dynamicznych decyzji i zapewnia, że reagują precyzyjnie i skutecznie w oparciu o dane w czasie rzeczywistym.
chociaż narzędzia PM tools mogą być odpowiednim wyborem do rutynowych zadań, ich ograniczone funkcje po prostu nie ograniczają go dla organizacji, które muszą obracać się i dostosowywać w czasie rzeczywistym. Wiele firm musi szybko reagować na zmiany pozostające poza ich kontrolą, niezależnie od tego, czy chodzi o zmiany w zachowaniu klientów, spowolnienie w łańcuchu dostaw, czy o awarię sprzętu lub systemu.
wykorzystanie współpracy strumienia pracy w celu ulepszenia lub zastąpienia zarządzania projektami
wyobraź sobie to: Twój zespół zaczyna od osiągnięcia krytycznego, czasochłonnego celu, mimo że nie wszystkie elementy są na swoim miejscu. Informacje są nadal przesyłane strumieniowo, często przesyłane bezpośrednio do narzędzia workstream collaboration ze zintegrowanych technologii GPS lub IoT. Pilne zadania pojawiają się jako alerty do wykonania, które są dostarczane tylko do odpowiednich stron. Zespół jako całość cieszy się lepszą świadomością sytuacyjną, co oznacza, że podejmuje bardziej świadome decyzje-wspomagane przez łatwą komunikację za pośrednictwem kanałów zadaniowych.
narzędzia do zarządzania projektami zapewniają przejrzystą strukturę, podzielone zadania i ustawiają oczekiwania. Jednak doskonałe narzędzia do współpracy w strumieniu pracy mogą obsługiwać różnorodne przypadki użycia i cele, które są bardziej dostosowane do zespołów operacyjnych lub rozproszonych. Chociaż narzędzia do zarządzania projektami są cenne, nie są wystarczające, aby zagwarantować sukces w wielu różnych sytuacjach.
w scenariuszu, który właśnie zilustrowaliśmy, tradycyjne narzędzie do zarządzania projektami jest przydatne do planowania, sprawdzania zadań podczas ich wykonywania, ale po prostu nie jest to miejsce, w którym odbywa się wykonanie procesu. Dla wielu organizacji korzystne jest zintegrowanie obecnych narzędzi PM lub zastąpienie ich całkowicie specjalistycznym narzędziem do współpracy. To narzędzie workstream collaboration, które zapewnia widoczność, elastyczność i funkcjonalność, których naprawdę potrzebuje zespół.
zobacz, jak narzędzia workstream collaboration mogą pomóc w organizacji pracy i umożliwić komunikację w czasie rzeczywistym wokół zadań. Zacznij od wypróbowania Coolfire Core za darmo.
