Small Business Travel: The Complete Guide

podróże to skuteczny sposób na pozyskanie nowych klientów i inwestorów– nic nie ma większego wpływu niż spotkanie twarzą w twarz z potencjalnym klientem. Duże firmy są często dobrze wyposażone do podróży; mają jednolitą procedurę i wystarczająco dużo pieniędzy, aby wspierać swoich pracowników. Jednak dla małych firm Podróże mogą stać się przytłaczające i niezorganizowane. Połączenie ograniczonej liczby pracowników i zbyt ambitnego lub nierealistycznego planu podróży może odciążyć małe firmy.

według Concur Technologies, firmy zarządzającej podróżami i wydatkami, małe firmy wydają średnio 19,7% więcej na podróże! Aby zminimalizować te wydatki, ważne jest, aby małe firmy tworzyły wydajne plany wydatków i szczegółowe zasady podróży korporacyjnych. Kompleksowy plan podróży, który koncentruje się na konsolidacji, zgodności, elastyczności i przejrzystości, może pomóc podróżom służbowym w bardziej zorganizowany, produktywny i opłacalny sposób.

Cztery Filary efektywnej podróży służbowej

członkowie małych firm nie mogą podróżować efektywnie, chyba że mają dostępny i łatwo przyswajalny plan podróży. Dzięki temu osoby odpowiedzialne będą bardziej świadome, ile pieniędzy można realnie wydać na podróże. Dostępny plan pomoże również pracownikom zrozumieć, czego oczekują od nich podczas podróży służbowych. Przede wszystkim wymaga to od małych firm zarządzania finansami poprzez konsolidację.

1) Organizacja: Zarządzanie finansami poprzez konsolidację

zarządzanie finansami małej firmy nie jest możliwe bez stworzenia zorganizowanego systemu. Czasami firmy nie konsolidują swoich wydatków finansowych. Bez zrozumienia wydatków Twojej firmy, trudno będzie odpowiednio przydzielić wydatki między działy. Może to skutkować niezorganizowanymi i obciążonymi finansowo podróżami firmowymi. Organizacje takie jak World Travel Service mogą pomóc w połączeniu wszystkich informacji w raportach finansowych online. Poprawiając organizację finansów Twojej firmy, możesz uzyskać lepsze wyobrażenie o zyskach netto Twojej firmy.

badanie przeprowadzone przez Association of Corporate Travel Executives (ACTE) i Global Business Travel Association (GBTA) wykazało, że 51% ankietowanych pracowników (PDF) ma nadzieję wprowadzić politykę „całkowitego kosztu podróży” w ciągu najbliższych dwóch lat. Tego rodzaju polityka, która pomaga szczegółowo określić, które obszary podróży kosztują najwięcej i jak te wydatki mogą być skutecznie zarządzane, może być szczególnie przydatna dla małych firm, które borykają się z problemami finansowymi. Tworząc zorganizowany i skonsolidowany system finansowy, Twoja firma będzie bardziej świadoma oczekiwań związanych z podróżami i ograniczeń kosztowych. Dzięki tej przejrzystości Twoja firma stanie się bardziej wydajna, a twoi pracownicy będą lepiej współpracować ze sobą, jak dobrze naoliwiona maszyna.

2) Zgodność: Szkolenie podróżnych

badanie ACTE pokazuje, że 84% kierowników podróży korporacyjnych uważa, że oszczędzanie pieniędzy stanie się bardziej związane z uzyskaniem zgodności; nastąpi ” zmiana podejścia korporacyjnych menedżerów podróży do polityki, z kontrolowania kosztów dostawców na zarządzanie zachowaniami podróżnych.”Im bardziej Twoi pracownicy są świadomi i rozumieją politykę podróży Twojej firmy, tym więcej pieniędzy zostanie zaoszczędzonych.

niestety, w nadziei na znalezienie tańszych cen, pracownicy czasami odstępują od polityki podróży swojej firmy. Teoretycznie może się to nie wydawać problematyczne; pracownicy mogą nawet myśleć, że są pomocni. Według badania przeprowadzonego w 2013 r.przez Amadeus, globalną firmę turystyczną, 52% osób podróżujących służbowo miało niezapłacone koszty podróży, ponieważ nie przestrzegali polityki podróży swojej firmy. W rzeczywistości brak zgodności często ujawnia brak zrozumienia. Jeśli pracownik nie postępuje zgodnie z Twoimi wskazówkami, ryzykuje wypaczenie lub uszkodzenie planu oszczędnościowego Twojej firmy. To dzięki zgodności członków zespołu małe firmy mogą realizować swoje plany podróży w sposób ekonomiczny i wydajny. Zamiast próbować kontrolować koszty dostawców, firmy koncentrują się na zarządzaniu sposobem, w jaki ich pracownicy postępują zgodnie z ich polityką podróży. Nie należy skupiać się na „znacznych oszczędnościach”, lecz na „unikaniu kosztów”.”Jednak zgodność z przepisami jest niemożliwa, jeśli nie stworzysz elastycznej polityki podróży.

3) elastyczność: Tworzenie osiągalnego Planu Podróży

chociaż przestrzeganie przepisów przez pracowników jest ważne, małe firmy nadal muszą promować otwartą komunikację między pracownikiem a pracodawcą. Jeśli Twoi pracownicy wyrażają obawy lub wskazują problemy z planem podróży, Twoim zadaniem jest wysłuchanie tych skarg i rozpoznanie, kiedy korzystne jest bycie elastycznym. Sukces wymaga otwartej komunikacji między pracownikami a pracodawcą; musisz być elastyczny i wspierać swoich często podróżujących, jeśli chcesz stworzyć wydajny i ekonomiczny system.

Podróże i elastyczność idą w parze; małe firmy muszą mieć otwarty umysł na każdym etapie procesu podróży. Według badania Amadeus 51% osób podróżujących służbowo musiało wprowadzić zmiany (PDF) w swoich planach podróży przed odlotem, a 22% musiało wprowadzić trzy lub więcej zmian w swoim planie podróży. Przy tak wielu zmianach w ostatniej chwili ważne jest, aby małe firmy były wygodne ze zmianami i chętne do wprowadzania zmian w ostatniej chwili. Na przykład, chociaż mandowane polityki dadzą pracownikom jasny zestaw wytycznych i prawdopodobnie poprawią wydajność, czasami nie jest realne, aby każdy pracownik przestrzegał tych samych wytycznych– członek kierownictwa wyższego szczebla może mieć większą elastyczność w podróży niż inni pracownicy. Czasami ważne jest, aby być elastycznym wobec pracowników; pozwól, aby mandaty zamieniły się w wytyczne, gdy jest to konieczne.

ponadto, jeśli System podróży Twojej firmy nie działa, nie bój się go zmienić! Awaria systemu doprowadzi jedynie do większych kłopotów finansowych. W małych firmach możesz uzyskać informacje zwrotne od wszystkich podróżnych na temat zasad podróży; ważne jest, aby skorzystać z tego, aby dowiedzieć się, co działa, a co nie. gdy już masz działający system, zainwestuj w niego– pozostań zaangażowany i upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

4) przejrzystość: znaczenie komunikacji

oprócz otwartości na ulepszenia polityki podróży, pracodawcy małych przedsiębiorstw muszą pozostać otwarci wobec swoich pracowników na temat celów ich korporacyjnych decyzji dotyczących podróży. Początkowo twoja mała firma może wydawać się działać dobrze bez jasnego i szczegółowego planu podróży. Wielu właścicieli małych firm popełnia błąd, zakładając, że po prostu ze względu na niewielkie rozmiary ich pracownicy mają dostęp do polityki podróży firmy i w pełni ją rozumieją. Jednak wraz z rozwojem firmy brak struktury-lub całkowity brak planu podróży-może powodować zamieszanie. Jeśli nie masz planu podróży, który w pełni rozumieją Twoi pracownicy, sprawy mogą szybko się rozwikłać.

struktura, przejrzystość i przejrzystość są niezbędne do utrzymania godnych zaufania relacji. Niestety
według ACTE, 44% ankietowanych organizacji nie ma formalnego systemu gromadzenia opinii podróżnych. Jednak 42% korporacyjnych menedżerów podróży chce założyć grupę podróżników w celu poprawy komunikacji. Nie lekceważ wartości tworzenia relacji między pracownikami a pracodawcami! Jeśli wszyscy członkowie zespołu rozumieją politykę podróży, łatwiej jest stworzyć system, który działa płynnie. Jeśli nie komunikujesz się dobrze ze swoimi pracownikami, mogą stać się zmęczeni, zestresowani lub zdezorientowani. Może to spowodować, że pracownicy nie będą się koncentrować podczas podróży służbowych, co wpłynie na ich interakcje z potencjalnymi klientami.

poprawa obsługi podróżnych

powszechnym błędem jest przekonanie, że małym firmom łatwo jest mieć otwarte i jasne linie komunikacji. W rzeczywistości małym firmom często trudniej jest informować swoich pracowników– Polityka podróży jest zwykle zbyt ogólna lub Otwarta. Podczas gdy większe firmy zwykle mają formalną politykę podróży, którą mogą wzmocnić doświadczeni pracownicy, pracownicy małych firm często nie mają jasnego zrozumienia polityki podróży, ani nie mają wsparcia dużej sieci współpracowników. W ten sposób pracownikom w małych firmach łatwo jest ignorować politykę podróży firmy i podejmować własne decyzje podczas podróży.

komunikacja jest szczególnie ważna podczas samego procesu podróży. Wiadomości przed, w trakcie i po podróży to dobre sposoby na aktualizację podróżnych. Platforma komunikacyjna Concur Messaging ma wiadomości przed podróżą, interaktywne mapy, trasy dla pracowników, szczegóły dotyczące miejsca docelowego i wiele więcej. Narzędzia te mogą dostarczyć podróżnym informacji i porad na temat efektywnego i wydajnego zarządzania podróżami. Stała komunikacja pomoże utrzymać organizację podróży służbowych, a także przypomni pracownikom, aby zachowywali się odpowiednio i byli skupieni. Firma commerce-as-a-service, Deem, ma również aplikację podróży korporacyjnych, które pomogą zarezerwować loty, dostosować zasady podróży, a nawet wyświetlić inwentaryzację linii lotniczych.

jak zrobić rezerwację podróży dla małej firmy: niedrogie biura zarządzania podróżami i Rozwiązania cyfrowe

małe firmy mają kilka opcji rezerwacji i planowania podróży.

jednak wiele firm staje się coraz bardziej rygorystycznych w zakresie rezerwacji; wybrali konkretne narzędzia rezerwacji, które uznali za najbardziej pomocne.

restrykcyjne zasady podróży minimalizują wydatki na planowanie. Często firmy polegają tylko na kilku narzędziach rezerwacyjnych– nawet Cognizant zaleca, aby, jeśli Twoja firma nie ma problemu, nie „naprawiać tego, co nie jest zepsute.”Chociaż prawdą jest, że nie należy demontować polityki podróży, która wydaje się działać, zawsze ważne jest, aby zbadać tańsze opcje. Nie oznacza to, że powinieneś całkowicie zmienić swój plan podróży– oznacza to, że powinieneś wypróbować inne rozwiązania turystyczne, a nie po prostu polegać na tym, co jest wygodne. Nawet jeśli twoja polityka podróżna wydaje się działać, być może mogłaby działać jeszcze lepiej. Jeśli wypróbujesz tańsze opcje podróży, możesz dostosować swoją politykę podróży, aby uwzględnić te ustalenia.

1) biura podróży

wiele małych firm uważa, że biura podróży są zbyt drogie. Jednak, według New York Times, gdy ceny i usługi agentów są porównywane w badaniu do tych z wyszukiwarek internetowych, agenci wychodzą na szczyt. Dziennikarz Seth Kugel wyjaśnia, w jaki sposób badani agenci byli w stanie zasugerować „alternatywne trasy, porady dotyczące wiz i ogólnie , cóż, bardziej ludzkie niż ich komputerowe odpowiedniki.”Agenci mogą pomóc twojej małej firmie znaleźć nieweryfikowalne stawki i rabaty, których nie mogą znaleźć Wyszukiwarki. Ważne jest, aby wiedzieć, jak obejść ograniczenia kosztów podczas rezerwacji lotów, hoteli, transportu i innych. Biura podróży mogą dać Twojej firmie dodatkową pomoc, której potrzebuje, aby rozpocząć pracę.

Ethan Laub, założyciel i CEO TripScanner, sugeruje, że istnieją trzy oznaki, że Twoja firma powinna znaleźć biuro podróży. Jeśli Twoja firma …
1) ma skomplikowany system podróży
2) dokonuje częstych zmian w rezerwacjach w ostatniej chwili
3) podróżuje na tyle, aby wynegocjować zniżki od dostawców
…możesz skorzystać z pomocy agenta.

2) Otwórz rezerwację

chociaż biuro podróży jest pomocne, wiele małych firm decyduje się na inną trasę. Dave Johnson, pisarz dla startupnation.com, uważa, że ważne jest zważyć wszystkie opcje, a nie automatycznie wybierając biuro podróży. Open booking staje się preferowanym rozwiązaniem podróżnym, ponieważ pozwala pracownikom rezerwować własne podróże za pośrednictwem preferowanych platform-często bezpośrednio ze smartfonów. Podczas gdy biura podróży mogą „mieć dostęp do niektórych rodzajów zniżek i pakietów, które… mogą być trudniejsze do znalezienia na własną rękę”, Johnson sugeruje, że jeśli możesz poświęcić trochę więcej czasu i energii, możesz znaleźć lepsze ceny w domu. Open booking to wygodne rozwiązanie podróżne, które może poprawić widoczność, a jednocześnie zwiększyć elastyczność i swobodę pracowników. Jest to po prostu kwestia rozważenia plusów i minusów i podjęcia decyzji, czy Twoja firma ma czas, aby sama znaleźć oferty, lub czy konieczna jest pomoc z zewnątrz.

Otwórz rezerwację Dla Małych Firm: profesjonaliści

podczas gdy dużym firmom często trudno jest wypróbować różne podejścia do podróży, małe firmy zwykle nie mają tego problemu; małym firmom łatwiej jest eksperymentować z różnymi podejściami. Przeglądając wszystkie dostępne opcje podróży, twoja mała firma może dowiedzieć się, który system działa najlepiej. Open booking daje pracownikom swobodę wyboru sposobu rezerwacji podróży. Nie tylko zwiększy to wygodę podróży, ale także pomoże Twojej firmie odkryć nowe narzędzia podróży, które mogą przynieść korzyści Twojej firmie. Ta metoda może również pomóc w tworzeniu lepszego środowiska zespołowego, pozwalając pracownikom mieć pewną kontrolę nad tym, jak podróżują. Rita Visser z GBTA komentuje, że” otwarta rezerwacja daje podróżnym możliwość dokonania innych wyborów ” (PDF). Visser uważa, że otwarta rezerwacja jest idealna dla millenialsów, którzy zwykle „nie chcą, aby powiedziano im, gdzie i co zarezerwować.”Dając pracownikom pewną kontrolę nad własnymi podróżami, system rezerwacji firmy stanie się bardziej elastyczny, a mała firma będzie miała miejsce na rozwój.

niektórzy twierdzą również, że otwarta rezerwacja ułatwia zarządzanie kosztami podróży. Kathy Kaden, associate director w Cognizant, komentuje, że open booking pozwala podróżnym „przekazywać trasy do zarządzanego programu podróży, aby uzyskać pełniejszy obraz wydatków na podróże” (PDF). Paragony podróży mogą być automatycznie wysyłane do pracodawcy, a tym samym raporty wydatków mogą być tworzone bez większych kłopotów. W ten sposób open booking może pomóc Twojej firmie skonsolidować informacje, bez względu na to, jak i gdzie pracownicy rezerwują Podróże. Ten wzrost widoczności podróżnych pozwoli Ci zobaczyć, co Twoi pracownicy wydają i gdzie je wydają.

Otwórz rezerwację Dla Małych Firm: Minusy

kiedy pracownicy zostali zapytani, co ich najbardziej dotyczy otwartej rezerwacji, badanie przeprowadzone przez Travel and Transport (PDF) wykazało, że pracownicy często wspominali o ” śledzeniu podróżnych i innych problemach związanych z bezpieczeństwem.”Ankietowani ocenili jednak te obawy poniżej korzyści płynących z otwartej rezerwacji, takich jak potencjalne oszczędności. Inne źródła odkryły, że otwarta rezerwacja doprowadziła do 15 procent do 20 procent wzrostu cen (PDF), w porównaniu do pracowników rezerwacji w ramach polityki podróży ich firmy. Ten wzrost cen stwierdzono przede wszystkim ze względu na ” międzynarodowych zniżek korporacyjnych.”Te specjalne zniżki są dostępne tylko w przypadku rezerwacji za pośrednictwem firm zarządzających podróżami, które mogą negocjować w Twoim imieniu.

Michael Kubasik z biura podróży i transportu stwierdza, że”’ jest naprawdę za wcześnie, aby zdecydować (PDF), czy są oszczędności materialne '” z open booking. Jeśli nadal nie jesteś pewien, czy open booking jest odpowiedni dla twojej małej firmy, możesz znaleźć więcej cennych informacji tutaj.

3) Rozwiązania cyfrowe

nie ma potrzeby polegania całkowicie na biurze podróży ani na wewnętrznych procesach decyzyjnych. Salesforce.com starszy menedżer, Dorian Stonie, komentuje, że używają otwartej rezerwacji „tylko wtedy, gdy ma to sens” (PDF); ważne jest, aby być elastycznym i odkrywać inne rozwiązania cyfrowe. Jako alternatywa dla biur podróży i otwartej rezerwacji, twoja mała firma może rozważyć outsourcing całości lub części swoich procesów, wykorzystując cyfrowe rozwiązania do zarządzania podróżami w celu uzyskania niedrogiej pomocy. Nie wszystkie cyfrowe Narzędzia podróży są sobie równe; niektóre z nich to po prostu aplikacje mobilne lub strony internetowe, które mogą oferować oferty podróży, podczas gdy inne są pełnowartościowymi rozwiązaniami do zarządzania podróżami i wydatkami-napędzanymi przez sztuczną inteligencję lub łączącą sztuczną inteligencję z biurami podróży. Poniższa lista rozwiązań mobilnych może pomóc Twojej firmie. Narzędzia podróży, które wybierzesz, zależą od tego, co chcesz zarezerwować i ile potrzebujesz pomocy.

Porady dotyczące małych podróży służbowych i typowe uprzedzenia: co mogłeś przegapić

od rezerwacji lotów łączonych po znalezienie najtańszego sposobu podróży, istnieje wiele sposobów, w jakie firmy marnują pieniądze, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Zebraliśmy listę wskazówek poniżej, aby pomóc Twojej firmie uniknąć typowych błędów podczas podróży.

Częste błędy w podróży

aby uniknąć takich błędów w podróży, zalecamy nasz szablon polityki podróży, który może pomóc w skonfigurowaniu ukierunkowanej i zorganizowanej polityki podróży. Niezależnie od tego, czy korzystasz z biura podróży, czy zdecydujesz się wypróbować inną metodę, te wskazówki pomogą przekształcić twoją firmę w ekonomiczną i wydajną maszynę podróżującą.

teraz nadszedł czas, aby zdecydować, które podejścia działają najlepiej dla Ciebie i Twojej firmy. Jeśli chcesz sprawdzić, czy rozwiązanie cyfrowe jest właśnie dla ciebie, możesz zarezerwować demo naszej asystentki podróży AI, Claire, z jednym z naszych założycieli tutaj.