5 Fördelar med att ha en Clean Desk Policy

ett av de enklaste sätten att bli kompatibel med grundläggande Integritets-och säkerhetsprinciper, öka produktiviteten och ha ett snyggt kontor är att genomföra en Clean Desk Policy.

en clean desk-policy och en clear screen-policy fungerar hand i hand för att skydda din organisations känsliga information.

Vad är en Clean Desk Policy?

en clean desk policy instruerar att alla anställda måste rensa sina skrivbord i slutet av varje arbetsdag. Detta inkluderar inte bara dokument och anteckningar, men alla post-it-anteckningar, företagskort och flyttbara media (t.ex. USB-minnen).

att följa en clean desk-policy hjälper din organisation att minska risken för informationsstöld, bedrägeri eller säkerhetsbrott som orsakas av att känslig information lämnas obevakad och synlig i vanlig vy.

fördelarna med en Clean Desk Policy

en clean desk policy bör antas på grund av de många fördelar det kan ge din organisation.

spara tid och pengar

enligt en IDC-rapport spenderar en typisk anställd i din organisation 2,5 timmar om dagen på att söka efter information. Om du antar att kunskapsarbetarna i din organisation tjänar 80 000 dollar per år, förlorar en 1000-personorganisation cirka 2,5 miljoner dollar per år från oförmågan att hitta och hämta information.

en clean desk-policy uppmuntrar anställda att använda digitala versioner av dokument, vilket avsevärt minskar organisationens kostnader för papper, bläcktoner och skrivarunderhåll.

gör bra intryck

vem vet vem och när någon kommer att besöka ditt kontor? En ren och städad arbetsyta gör att din organisation ser effektiv och presentabel ut för alla som bestämmer sig för att besöka, inklusive revisorerna!

enkel ISO-överensstämmelse

en clean desk-policy är inte bara ISO 27001/17799-kompatibel, Den överensstämmer också med grundläggande integritetsprinciper.

Kanadas federala integritetslagstiftning PIPEDA kräver att kanadensiska organisationer skyddar personlig information. Storbritanniens Data Protection Act kräver organisationer i Storbritannien för att säkerställa att personlig information hålls säker.

avskräcker nyfikna ögon

anställda lämnar vanligtvis känslig information på sitt skrivbord.

post-it-anteckningar är vanligtvis den värsta skyldige, som innehåller namn, telefonnummer och till och med användarnamn och lösenord som är synliga i vanlig vy. Dessa vanor uppmuntrar oärliga anställda, städpersonal och underhållspersonal att se information som de inte borde ha tillgång till.

minska Stress

en plats för allt och allt på sin plats. När dina anställda är organiserade kan de spendera mer tid på att koncentrera sig på arbete snarare än att känna sig stressade eftersom de inte kan hitta en rapport på grund av de närmaste 10 minuterna.

implementera en Clean Desk Policy

du är övertygad om att din organisation behöver en clean desk policy. Toppen! Här är några steg som hjälper dig att genomföra en policy.

skriv det skriftligt

en clean desk-policy ska vara skriftlig och kommuniceras till alla anställda, särskilt under introduktions-och repetitionsutbildning. Konsekvenser för underlåtenhet att följa bör vara allvarliga men praktiska, särskilt om din organisation arbetar med mycket känslig information. Låt alla anställda underteckna dokumentet för godkännande.

inte säker på var du ska börja? Vi har skapat en gratis clean desk policy mall för dig att ändra och använda i ditt företag. Du kan också sprida ordet med vår gratis affisch.

Lägg till en påminnelse till e-postsignaturer

du har förmodligen sett det under många e-postsignaturer: tänk på miljön innan du skriver ut det här e-postmeddelandet. Om din organisation använder standardiserade e-postsignaturer kan du överväga att lägga till den här påminnelsen längst ner.

låsbar Lagring

du kan inte implementera en clean desk-policy om du inte har någon plats för anställda att lägga sina dokument. Överväg att köpa små, låsbara förvaringslådor för anställda som passar under sitt skrivbord.

uppmuntra elektroniska dokument

låt anställda arbeta med elektroniska dokument när det är möjligt. Utan att behöva skriva ut och arbeta med fysiska papper kommer dina anställda alltid att ha ett tydligt skrivbord när de loggar ut från sina datorer.

bli av med dokument säkert

dina anställda ska aldrig kasta några arbetsrelaterade dokument i avfallskorgen. När sopor lämnar ditt företags dörrar blir det allmän egendom. Ingenting kan förstöra din organisation snabbare än slarviga anställda som kastar känslig information i en avfallskorg. Din organisation vill inte vara på tidningens första sida för att avslöja känslig information.

implementera en policy för dokumentförstöring för att säkerställa att alla dokument kasseras på ett säkert sätt.

utför rutinmässiga säkerhetskopior

om du avskräcker anställda från att använda fysiska dokument, se till att din organisation har en pålitlig säkerhetskopieringsrutin på plats. Anställda måste veta att deras dokument kommer att vara säkra i händelse av strömförlust eller hårddiskkrasch.

genomdriva en Clean Desk Policy

genomföra en clean desk policy och har en nonchalant inställning till verkställighet kommer att göra din policy värdelös.

slumpmässiga kontroller

låt någon utföra slumpmässiga veckovisa kontroller, eventuellt i slutet av en arbetsdag. Alla papper, anteckningar, post-its eller andra dokument som innehåller känslig information ska strimlas omedelbart. Flyttbara media, t.ex. CD-skivor, disketter eller minnen kan konfiskeras tillfälligt.

letar du efter en revisionschecklista? Se vår gratis clean desk policy revision checklista.

övre ledningsstöd

en clean desk — policy måste tas på allvar-särskilt med alla ledningsnivåer. Om dina anställda ser att den övre ledningen inte behöver följa policyn kommer de snart att förlora tron.

det faktum att högsta ledningen vanligtvis hanterar mer känsliga dokument bör stärka behovet av en clean desk-policy för alla anställda oavsett status inom organisationen.