volontär att vara i styrelsen för din HOA ären viktig position som kommer med en hel del ansvar. Styrelsen har i uppgift att se till att samhället fungerar bra och följer kraven i styrdokumenten. De löser problem och konflikter, hanterargemenskapens budget, övervakar underhåll och reparationer och mycket mer.
det kan tyckas överväldigande att vara en ny styrelsemedlem, men alla tar på sig olika element och arbetar tillsammans. För att ge dig lite bakgrund kommer vi att gå över de allmänna uppgifterna för alla styrelseledamöter och bryta ner vad Hoa-styrelserna brukar hantera.
allmänna ansvarsområden för alla styrelseledamöter
det viktigaste ansvaret för styrelseledamöter är deras förvaltningsskyldighet. Det är så viktigt att varje stat harlagar som inför en förtroendeplikt på sina HOA-styrelser. Att utföra fiduciaryduty handlar inte om någon skicklighet, utan ett åtagande att ta hand om samhället över fördomar, egenintresse eller andra krav. Det betyder grunden för allabeslut måste informeras och – vad som är bäst för samhället. Det är vidare krossat i omsorgsplikt, lojalitetsplikt och skyldighet att agera inom myndighetens område.
vårdplikten kräver att beslutsfattare gör sitt bästa när de fattar beslut för samhället. Det innebär att göra due-diligence för att fatta ett välinformerat beslut. Lojalitetsplikt innebär att medlemmen avsätter personliga intressen (särskilt att undvika intressekonflikter) och sätter samhällets välbefinnande först när man fattar beslut. Så slutligen är en skyldighet att agera inom myndighetens räckvidd exakt vad det låter som – de måste utföra de uppgifter de är skyldiga att, men kan inte fatta beslut eller reglera saker utanför deras auktoritet.
en styrelseledamot viktigaste uppgift
för att vara en bra styrelseledamot måste var och en vara kunnig om deras förenings styrdokument (deklarationen av CC&R, stadgarna etc.), och alla statliga lagar som gäller. Ett av de viktigaste ansvarsområden som nämnden kommer att ha är att skapa den årliga budgeten. Medan kassören vanligtvis är punktpersonen och övervakar processen kommer alla styrelseledamöter sannolikt att delta i skapandet och slutförandet. Det kan också finnas breda projekt,som en husägare handbok, att hela styrelsen arbetar tillsammans för att producera.
nu när grunderna är täckta låt oss dyka in i officerarnas ansvar. Exakt hur manyofficers är på en styrelse varierar beroende på statlig lag och HOA dokument, men de flesta har apresident, vice president, kassör, och Sekreterare.
President
ordföranden leder styrelsen och övervakar många av styrelsens processuella uppgifter. De presiderar över möten, säkertalla får en chans att uttrycka sin åsikt och att alla nödvändiga ämnen äråterhämtas. Så, naturligtvis, de är mycket väl insatt i HOA: s styrningdokument, och oftast, behöver exceptionella ledarskap och ledningfärdigheter. Dessutom är presidenten också” VD ” för föreningen—deteckna kontrakt och andra juridiska handlingar, samt cosignera kontrollerna.
Vice President
inte alla styrelser har en vice president. Om du har en, är vicepresidenten främst ansvarig för att gå in för presidenten när presidenten inte är tillgänglig. Så vicepresidenten måsteockså vara mycket bekant med alla styrande dokument, kunna hålla möten och ta på sig andra ansvarsområden. När presidenten är närvarande kan vicepresidenten vara mer av en rådgivare, leda en av utskotten och andrauppgifter som tilldelats.
kassör
kassören övervakar ekonomin i theHOA. De hanterar och dokumenterar alla inkommande och utgående pengar—samla avgifter,betala leverantörer, övervakning investeringar. Kassören ser inte bara till attorganisationen är ekonomiskt sund, men att alla utgifter och intäkter följervad som är tillåtet enligt de styrande dokumenten. De kommer vanligtvis att ansvara för att leda den årliga budgetplaneringen, men alla styrelseledamöter kommer sannolikt att delta. Och när en revision är klar kommer kassören att arbeta nära medrevisorn. Andra finansiella rapporter, såsom månatliga eller kvartalsvisa utgifter,kan begäras av styrelsen, som kassören skulle vara ansvarig förgenererande.
Sekreterare
en HOA-styrelsens sekreterare är dokument-och rekordhållare. De ansvarar för mötesprotokollet och eventuella styrkande handlingar, skickar vanligtvis ut mötesmeddelanden och arbetar med ordföranden för att utarbeta mötesagendorna. De hanterar alla föreningsregister, till exempel husägarinformation och underhållsposter. Alla dokument måste vara lättillgängliga för alla Hoa-medlemmar som vill ha det (inom vissa gränser), och sekreteraren måste se till att filerna är välorganiserade. Sekreteraren är också vanligtvis ansvarig för att se till att HOA uppfyller arkiveringsfrister och andra rättsliga krav.
undvika problem
det vanligaste problemet en styrelseledamot står införär en intressekonflikt. Det kan vara utmanande att inte falla i några fällor som faktiskt bryter mot ditt förtroendeansvar.
att vara ansluten på något sätt till ett företag eller en person som HOA kan anställa skapar är en vanlig intressekonflikt.Alternativt kan en leverantör erbjuda en kostnadsfri tjänst som ska övervägas för ett nytt avtal. Några andra är saker som en bullerfråga där styrelseledamoten ärDen enda personen som klagar, eller styrelsen överväger att ändra regler om parkering av en båt när vice presidenten är en av de människor som håller på att lagra båt.
varje gång det finns en konflikt ska medlemmen avslöja det och återkalla sig från något relaterat beslutsfattande.
slutsats
medan det finns mycket arbete och ansvar för att vara på en HOA-styrelse, finns det också tillfredsställelsen att verkligen hjälpa ditt samhälle att fungera bra för alla. Även om tjänstemän har specifika uppgifter, görs många delar av att vara styrelseledamot genom lagarbete. Att göra ditt bästa för att agera och fatta de bästa besluten bara för samhällets bästa, under ledning av statlig lag och styrande dokument är det viktigaste du kan göra för att vara en bra styrelseledamot.
