de 7 väsentliga reglerna för att skriva en bra konsultrapport

som konsult kommer ditt rykte att vila på kvaliteten på dina rapporter. För även om du har gjort ett bra jobb i alla andra aspekter av projektet kommer din klient i slutändan att vara olycklig om du misslyckas med att leverera en utmärkt rapport.

rapporter är det enda konkreta arvet i projektet, så du vill att arvet ska vara positivt som stärker snarare än minskar ditt rykte.

då och då träffar jag någon under mitt arbete som säger, ”Åh ja, du är författaren till Hackett-rapporten”. Jag kunde inte vara säker på hur många ”Hackett-rapporter” som finns där ute, men det är ett rättvist antal. Och även om de inte alltid har visat en organisation i sitt bästa ljus, Är jag övertygad om att de alla är välskrivna och har levererat värde för kunden när det gäller deras rekommendationer.

när du övergår från anställning till konsultation är det inte nödvändigtvis något du har gjort tidigare att skriva projektrapporter från början. Och att skriva som offentlig konsult skiljer sig mycket från att skriva som offentlig anställd, så du måste släppa några tidigare vanor.

under åren har jag hört många historier från kunder om rapporter producerade av konsulter som de var mycket missnöjda med. Det värsta scenariot var en klient som var tvungen att engagera en annan konsult för att helt omarbeta en rapport. Oavsett hur många gånger de gick tillbaka till den ursprungliga konsulten för redigeringar, var det bara inte upp till början och kunde inte släppas utan en polsk upp. Det tar inte mycket fantasi för att räkna ut hur sannolikt det skulle vara att klienten skulle åter engagera den konsulten eller hänvisa dem till kollegor.

så riskera att producera dåliga rapporter på din risk-finslipa dina färdigheter med mina bästa tips för att skriva en konsultrapport.

de 7 väsentliga reglerna för att skriva en konsultrapport

bra rapporter händer inte bara. De är utformade med skicklighet och omsorg. Här är de sju grundläggande reglerna Jag håller fast vid när jag skriver en konsultrapport.

det ger svar på kundens problem

verkar så uppenbart, men klienten kom till dig med ett problem som du fick i uppdrag att hitta lösningar på. Jag har sett för många rapporter som glömmer att dessa problem borde vara det centrala fokuset. Gör inte besviken-se till att din rapport tydligt anger dessa problem, beskriver dina resultat i förhållande till dessa problem och ger din klient några förnuftiga svar.

det har ett logiskt flöde

rapporten ska berätta en historia och som alla bra historier måste den flyta logiskt och ta läsaren på en resa. Den resan börjar med kontext, går vidare för att identifiera problemen, ger sedan dina resultat och slutligen dina Rekommenderade lösningar. .

det talar till rapportens avsedda publik

när du skriver din rapport är det lätt att glömma att klienten är mycket osannolikt att vara densamma som rapportens publik. Du måste hitta ett sätt att tala inte bara till din klient utan också till en bredare publik som kan inkludera interna och externa intressenter. Tricket är att inte anta för mycket eller för lite kunskap när du skriver.

den innehåller konkreta rekommendationer

i slutet av dagen kommer allt ner till dina rekommendationer. Projektet har alla handlat om att lösa en uppsättning problem för din klient och en rapport utan rekommendationer kommer definitivt inte att uppfylla deras förväntningar.

det tar hänsyn till politiska känsligheter.

Detta är en kritisk aspekt av den offentliga sektorns rapportskrivning. För oavsett vilken regeringssektor du arbetar med kommer det att finnas frågor som är mycket känslomässiga för samhället, mycket omtvistade för regeringen och utgör potentiella risker för organisationer som levererar tjänster på marken. Du måste skriva rapporten på ett sätt som tar hänsyn till sådana problem för att minimera eventuella risker för din klient.

det är kortfattat och skrivet på vanlig engelska

om du just har kommit från den offentliga sektorn till konsultation kan du väl ta med några skrivvanor som inte kommer att tjäna dig. Byråkratins språk och användningen av vessla ord kan råda i regeringen, men som konsult bör du befria dig från dessa tendenser. Använd korta meningar och korta stycken. Skriv saker enkelt, som du kanske talar det, och frestas inte att bli lyrisk.

den använder en neutral och opartisk ton

jag betonar termen ’ton’ här. Jag föreslår verkligen inte att innehållet i ert betänkande ska vara neutralt och opartiskt – tvärtom; ni bör som de säger ge uppriktiga och orädda råd. Men när det gäller den övergripande tonen i ert betänkande, det måste undvika att använda lastat eller känsloladdat språk.

min rapportstruktur / Mall

många nya konsulter kämpar med hur man strukturerar en fullständig konsultrapport. För att hjälpa till med detta, i logisk ordning, här är de sex avsnitten som finns i min rapportmall. Replikera denna struktur för din nästa rapport, och du kommer att vara på rätt spår.

• sammanfattning
• Inledning och bakgrund
• saklig/kontextuell information
• fynd
• rekommendationer
• bilagor

bästa tipsen för att forma rekommendationer

när du utvecklar rekommendationer gör du ett sista analyslager för att ta reda på ’vad nästa’ för klienten. Rekommendationer måste vara:

• handlingsbar-de måste ge kunden råd om vad de ska göra-vilka åtgärder som måste vidtas.
• specifika-vaga eller tvetydiga rekommendationer är inte till hjälp; ju mer specifika och detaljerade desto bättre.

till exempel, istället för att rekommendera:

styrningsmekanismer förbättras

prova detta istället:

styrning av tjänsten stärks av:

• leverera årlig induktion och utbildning till alla styrelseledamöter
• revidera upphandlingspolicyn i enlighet med gällande lagkrav.

den första är bara vag och inte till hjälp – den andra berättar klienten exakt vilka åtgärder som behöver vidtas.

• uppnåelig / genomförbar – när du utformar rekommendationer, nå inte himlen och rekommendera Din ultimata idealiska lösning. Eftersom rapporter som innehåller ouppnåliga rekommendationer kommer sannolikt att sitta på hyllan och samla damm. Du har arbetat i organisationer, så du förstår komplexiteten i att genomföra förändringar. Vad som krävs är en uppmätt och övervägd process, så se till att dina rekommendationer inte är paj på himlen men är uppnåeliga och genomförbara för din klient.
• testad med klienten för acceptans – innan du inkluderar rekommendationer i din rapport, testa vattnet med klienten först. Diskutera möjliga rekommendationer som härrör från dessa resultat och mäta vad som sannolikt kommer att fungera för kunden baserat på var de är och vad de har energi för. Kom ihåg att det alltid finns mer än en väg upp på berget.

råd om att förbereda sammanfattningar

alltför ofta tänker författare på sammanfattningen som en eftertanke – bara en snabb sammanfattning. Men som vi alla vet är detta i många fall det enda avsnittet i en rapport som kommer att läsas i sin helhet. Så det är en oerhört viktig del av rapporten, och du måste spendera tid att forma den för att se till att den klarar testet av ’om detta är det enda avsnittet en äldre person läser, innehåller det viktiga viktiga budskap och information?’

här är mitt råd:

• se till att sammanfattningen berättar en förkortad version av hela
• Var uppmärksam på logiskt flöde-samma sak gäller här för den fullständiga rapporten genom att sammanfattningen måste ha ett logiskt flöde från sammanhang till problem till resultat till lösningar.
• ger endast de övergripande resultaten. Kroppen av din rapport bör beskriva ’bevis’ för dina resultat. Men i sammanfattningen, lämna ut detaljerna och inkludera bara den stora bilden när det gäller vad du hittade.
• inkludera rekommendationerna. Om det här är det enda avsnittet som någon läser Vill du definitivt att de ska veta vilka åtgärder du har rekommenderat till klienten.

om du har bytt offentlig sektor sysselsättning för offentlig sektor rådgivning, inte bara anta att du redan har rapportskrivande färdigheter i handen. Investera istället i att utveckla dessa färdigheter. Eftersom producera undermåliga rapporter kommer att skada ditt rykte och potentiellt äventyra din framgång som konsult.