ERP-implementeringsplan: den definitiva 7-stegsmetoden

du planerar din ERP-implementering.

du vet att implementering av en ERP kan vara en svår process.

du vet-tack vare många påminnelser-att ERP-implementeringsfel är vanligt, och att för att detta projekt ska fungera måste du göra en hel del planering.

första sak är först…

vad är ERP-implementeringsprocessen?

ERP-implementeringsprocessen inkluderar installation av din programvara, överföring av alla dina data, både finansiella och transaktionsdata, kartläggning av dina processer och utbildning av dina användare att faktiskt använda programvaran. Denna process kommer att avgöra om din ERP-implementering är en framgång eller ett misslyckande.

så, var börjar vi?

vi har skapat den här guiden för att hjälpa dig att räkna ut allt. Packad med verkliga råd, experttips, och snabba steg-för-steg-uppdelningar, vi täcker:

• skapa en effektiv förändringshanteringsplan (och vem som ska hjälpa dig att implementera den)
• dolda ERP-implementeringskostnader och hur man prognostiserar dem
• går live och hur man utvärderar framgången för ditt projekt

det kommer inte (tyvärr) att implementera din ERP för dig. Det kommer dock att ge dig information, resurser och mallar för att få en djupgående förståelse för implementeringsprocessen och öka dina chanser till ett framgångsrikt projekt.

och är det inte nästan lika bra?

stegen i vår ERP-implementeringsmetodik

1. Montera ditt ERP-projektteam

2. Hur man skapar en ERP change management plan

3. Uppskatta din ERP-implementeringsbudget

4. Starta din datamigrering

5. Träna dina användare att använda ERP

6. Vad du ska göra under din ERP go-live

7. Utvärdera om ditt ERP-projekt var en framgång

1. Samla ett projektteam

första saker först: det kommer att bli ganska eländigt att planera detta på egen hand. Att skapa ett effektivt och dedikerat ERP-implementeringsteam kommer att göra ditt jobb mycket, mycket enklare.

till att börja med behöver du följande ’core’ – medlemmar.

• Projektledare: ledaren. Du, förmodligen.
• Applikationsanalytiker: ansvarig för datamigrering och rengöring
• applikationsutvecklare: ansvarig för Systemanpassning
• QA-testingenjör: heads up systemtestning och prestationsinsatser

men för att säkerställa att din implementering går så smidigt som möjligt över alla avdelningar (och för att undvika att hela arbetskraften skriver dina noggrant upplagda planer som ’det berättar vad vi ska göra’) behöver du några fler personer.

dessa kommer till stor del att bero på vem dina viktigaste intressenter är – och med tanke på ERP-karaktären varierar dessa från företag till företag beroende på vilken funktionalitet du implementerar.

här är några exempel på intressenter som du bör inkludera när du implementerar olika funktioner:

ska jag anlita en ERP-implementeringskonsult?

kort svar: Ja, om du inte har expertis internt och du har råd med det. En erfaren implementeringskonsult har sett allt tidigare och kan kringgå problem innan de uppstår.

det är möjligt att genomföra framgångsrikt utan en men – förtvivla inte om din budget inte kan sträcka sig till den, eller din kontoavdelning är notoriskt hårt fistad.

2. Skapa en genomförande change management plan

det finns två sidor till detta, verkligen.

först vill du planera din ERP-implementering i steg och delegera dessa över ditt implementeringsteam beroende på expertis.

vi har en fördjupad Mall ERP genomförande schema här – men du kan använda checklistan nedan för att få ett grepp om vad som behöver göra snabbt. Innan du påbörjar din implementering bör du ha planer på plats för:

• prognostisera implementeringskostnader och upprätta en budget
• skapa ett ERP-implementeringsschema
• migrera data till det nya systemet
• träna din ERP-användarbas
• testa din ERP och gå live
• On-the – day go-live-aktiviteter
• utvärdera framgången för ditt projekt

verktyg som Trello, Google Sheets och Wrike är utmärkta för att samarbeta om projekt som ERP-implementeringar-bläddra och välj den som passar bäst med ditt företags projektledningsstil.

denna steg-för-steg-guide går in i varje steg i ERP-implementeringsprocessen i stort djup

för det andra måste du planera sätt att hålla företaget på sidan under implementeringen. Förändring ger alltid en viss störning, men detta kan minimeras genom:

• tydlig kommunikation om eventuella förväntade störningar
• ger tillräcklig tid för användarutbildning
• med hänsyn till viktiga intressenters behov (du är redan halvvägs där med detta och har inkluderat representanter i ditt projektteam)

3. Prognostisera ERP-implementeringskostnader och utarbeta en budget

hur mycket kostar ERP-implementeringen?

det är en gyllene fråga. Om det var lätt att svara, skulle det finnas mycket färre överbudget ERP implementeringar och långt fler människor frivilligt att projektleda dem.

enligt en ny analys av Softwarethinktank:

• 35% av ERP implementeringar var över budget av 0%-25%
• 15% var över budget av 26%-50%
• 6% var över budget med mer än 50%

detta tyder på att över hälften av ERP-implementeringarna går över budgeten. Naturligtvis är budgetering ett minfält och du måste vara mycket försiktig.

fortfarande, det finns vissa kostnader är det möjligt att definiera. En bra utgångspunkt är att anta kostnaden för en ERP-implementering kommer att kräva minst 1% av ett företags årliga bruttointäkter på ett minimum.

du bör då inkludera alla dessa faktorer i din genomförandebudget för att undvika att drabbas av dolda kostnader:

• hårdvara / nätverksuppgraderingar: dessa kommer att vara mycket högre om du implementerar ett lokalt system
• personal övertidslön: en viktig att komma ihåg-”vi budgeterade inte för övertidslön, ledsen” är inte en linje som kommer att gå bra med ditt team
• Leverantörsutbildning, anpassning och konsultavgifter: om du har tur kan din leverantör ha inkluderat dessa i det ursprungliga programvarupriset, men det här är definitivt inte en given. Kontrollera alltid
• säkerhetskopiering och lagring av Data: dessa levereras ofta med moln ERP – kostnader – men igen-Kontrollera alltid.

vad du kan förvänta dig att betala för en ERP kommer att variera beroende på ett antal faktorer som sträcker sig från företagets storlek, krav och antalet användare, men en 2019 Software Path report fann nyligen att i genomsnitt spenderar företag cirka 7 200 dollar i genomsnitt per varje användare av ett system.

tips: För de mest exakta resultaten bör du också budgetera för produktivitetsförlust – för oavsett hur hårt du försöker kommer du inte att arbeta med maximal effektivitet under hela genomförandet.

4. Börja migrera dina data

så det börjar.

du har planerat så mycket du kan. Nu är det dags att komma ner till själva processen att flytta ditt företag över till den nya ERP.

datamigrering är det första steget – om du får det rätt har du byggt en solid grund för att fortsätta dina implementeringsinsatser. Gör det fel, och saker kan börja smula.

din applikationsanalytiker bör leda upp denna ansträngning eftersom det är deras specialitet. Var redo att hjälpa dem i:

• data rengöring och verifiering
• Databasinställning
• kartläggning av äldre data till nya databasfält
• dataöverföring till det nya systemet
• testning och verifiering av äldre data
• testning och verifiering av nya dataingångar

5. Börja träna din ERP-användarbas

användaranpassning är nyckeln till framgången för ditt ERP-implementeringsprojekt, och en lämplig användarutbildningsplan är avgörande för att uppnå detta.

det finns olika sätt att utbilda din arbetskraft; men de flesta träningsmetoder kan delas in i ’personligen ’ och’ e-learning ’ metoder:

en sammanfattning av för-och nackdelar med in-person och e-learning utbildningsmetoder

oavsett vilken träningsmetod passar din personal bäst, fyra funktioner i alla framgångsrika utbildningsprogram inkluderar:

• rollbaserad utbildning för att effektivisera processen och hålla tidsfattiga medarbetare på sidan.
• möjligheter för praktikanter att ge feedback (och för implementeringsteamet att agera på det
• tydliga kommunikationskanaler med leverantörssupportteam

tips: identifiera lovande, tekniskt kunniga medarbetare för att träna som ERP-superanvändare. De kan sedan hantera användarproblem på låg nivå, så att du kan fokusera på uppgiften.

för bästa resultat, varför inte försöka spela delar av din träningsplan? I en studie av TalentLMS uppgav 89% av de tillfrågade att ett punktbaserat system skulle öka deras engagemang, medan 62% sa att topplistor och möjligheten att konkurrera med kollegor skulle motivera dem att lära sig. Använd detta till din fördel.

små förmåner för alla som slutför träningsuppgifter i tid (Gratis mat, extra timme till lunch) och större (kontantbonus, extra dags PTO) för dina bästa artister kommer att göra engagemang med träning som är lite mer tilltalande för upptagna anställda.

6. Planera och initiera dina go-live-aktiviteter

det här är det. Din Stora Dag.

om du trodde att gifta krävs en hel del mödosam avancerad planering, Du kommer att bli obehagligt överraskad av ’go-live’ skede av ERP-implementering.

saker att planera inkluderar:

• systemtestning (pre – och post-go-live)
• personalplanering inklusive nödvändig övertid eller tillfällig personal
• identifiera mätvärden för projektutvärdering
• skapa en kommunikationsstrategi för systemstopp
• kontroller av nätverkshastighet och tillförlitlighet
• säkerhetskopiering av Data

kommunikation är nyckeln här, både med ditt team och med den bredare arbetskraften. Du måste vara tydlig på vem som gör vad, när du förväntar dig att det blir gjort och vilken typ av stilleståndstid

för mer på språng-live-scenen i din ERP-implementering, se:

• fem aspekter för att planera en framgångsrik ERP go-live

7. Utvärdera framgången för ditt ERP-implementeringsprojekt

börja med dessa enkla frågor:

• har ditt företag gått i konkurs?
• stämmer de din ERP-leverantör för avtalsbrott?
• lyckades du hålla projektet någonstans nära budgeten?

om så är fallet, har du förmodligen inte gjort fruktansvärt. Ge dig själv en high five.

för att få lite mer djupgående om saker bör du använda en kombination av följande mätvärden:

• ROI. Har du sett en avkastning på de pengar du spenderade på din ERP?
• minskning av mänskliga fel: ett väl implementerat ERP bör minska datafel på grund av processautomatisering. Om din träningsplan fungerade bör anställda utnyttja dessa funktioner
• ökning av produktivitetsnivåer: detta talar för sig själv. Har ERP uppnått exakt vad den avsåg att göra?
• ökad kundnöjdhet: har handläggningstiderna ökat? Hanterar du beställningar snabbare?

den här guiden för beräkning av ERP ROI hjälper dig att bedöma hur framgångsrikt ditt implementeringsprojekt har varit