författare: Strahinja Stojanovic
en kvalitetsmanual kommer inte längre att vara ett obligatoriskt dokument, enligt den tillgängliga versionen av dis ISO 9001:2015-standarden (för att ta reda på mer om kommande ändringar, Läs den här artikeln: 5 Huvudförändringar som förväntas i ISO 9001:2015 från 2014 Draft International Standard (DIS)). Hur gick det till? Kvalitetshandboken var ett av de första dokumenten som ett certifieringsorgan bad om före certifieringsrevisionen. Hur har det plötsligt förlorat sitt syfte och betydelse?
den mörka sidan av Kvalitetsmanualen
de flesta Kvalitetsmanualer lyckas formellt uppfylla kraven i ISO 9001-standarden och saknar ändå punkten i dokumentet. Resultatet är ett av de mest grundläggande dokumenten i en QMS som ingen läser – förutom några masochistiska certifieringsrevisorer.
jag har ofta stött på Kvalitetsmanualer med 20+ (ibland till och med 50+) sidor, och jag började undra om det skulle kallas ett ”kvalitetsstyrningssystem” eller ett ”kvantitetshanteringssystem.”Det var för mycket duplicerad eller onödig information, och så många detaljer att jag slutade tycka synd om trädet som skars ner för att göra papper för denna hög med onödig information.
att ha en kvalitetsmanual var enligt min mening inte en dålig ide. Det är ett dokument där organisationen presenterar sig, sitt kvalitetsledningssystem och till och med sitt sätt att tänka och närma sig kvalitetshantering. Vanlig praxis var att (förutom kraven från avsnitt 4.2.2) inkludera vissa krav från avsnitt 4.1 och några andra krav som var lättare att dokumentera genom en kvalitetsmanual.
en klar, kort och tydlig kvalitetsmanual ger intrycket av en organisation som vet vad den gör – en organisation som verkligen hanterar sitt kvalitetsledningssystem. En handbok av god kvalitet underlättar revisorns jobb och ger honom möjlighet att bättre granska systemet – och med sina observationer verkligen bidra till förbättring av systemet. Och vad som är viktigare, sådan kvalitetsmanual är användbar för ledningsrepresentanten och processägarna eftersom den ger en övergripande inblick i kvalitetsstyrningssystemet.
stora företag kräver ofta att deras leverantörer har ett kvalitetsledningssystem, och de kan kräva att se en kvalitetsmanual vid val av leverantörer. Vilket intryck ger din kvalitetsmanual om ditt företag? En skrymmande kvalitetsmanual säger att du hellre vill spendera resurser istället för att tillämpa ett kreativt tillvägagångssätt.
att skriva en handbok av god kvalitet är inte så svårt: definiera omfattningen av dina QMS, lista undantagen( för att ta reda på mer om undantag i ISO 9001:2008, läs den här artikeln Vad är en acceptabel uteslutning i klausul 7 i ISO 9001) om det finns några undantag och motiveringar för dem, beskriv interaktioner mellan dina processer (helst genom ett processflödesschema) och lista alla QMS – procedurer du använder-och det är allt. Se även skriva en kort kvalitetsmanual.
för att vara eller inte vara
med eller utan en kvalitetsmanual behöver organisationer fortfarande ett övergripande QMS-dokument. Det kommer fortfarande att finnas ett behov av att skicka certifieringsorganet ett dokument som beskriver ditt system, samt skicka det till stora kunder. Även om det inte längre är obligatoriskt förblir alla krav från kvalitetshandboken, utom 4.2.2 b), i den nya versionen av standarden. Omfattningen av QMS och interaktioner mellan processerna behöver fortfarande definieras. Dessa krav är ännu mer detaljerade i den nya versionen, och de måste fortfarande vara i någon form av dokumenterad information.
den nya versionen av standarden har några nya krav som måste uppfyllas som dokumenterad information, som enkelt kan inkluderas i en kvalitetsmanual – till exempel organisationens sammanhang.
samma ide, annan form
detta nya icke-obligatoriska dokument (vad vi än kallar det) som kommer att ersätta Kvalitetsmanualen kommer att innehålla alla återstående krav från klausul 4.2.2, och jag skulle lägga till några nya.
det här nya dokumentet ska ge följande information om organisationen:
- vi är XYZ-företag;
- vi producerar detta och tillhandahåller dessa tjänster;
- vi tillämpar ett kvalitetsstyrningssystem på dessa processer;
- vi tillämpar inte dessa klausuler i standarden av dessa skäl;
- dessa är våra processer och deras interaktioner;
- och detta är det interna och externa sammanhanget där vi arbetar.
detta kan betraktas som en förenkling, och naturligtvis kan all denna information inte placeras i bara ett stycke, men det här dokumentet skulle vara meningsfullt och det skulle uppfylla de flesta kraven från klausul 4 i den nya versionen av standarden. Dessutom kan organisationens uppdrag och vision läggas till, och detta dokument kan effektivt bli broschyren som kommer att introducera ditt företag för framtida kunder.
denna nya version av standarden är inte en slav till formalitet (är det bra? Endast tiden kommer att berätta…) och kommer att kräva ett mer kreativt tillvägagångssätt för att få ut maximalt av varje krav, anpassa sig till organisationens behov istället för att stapla upp värdelösa dokument.
Klicka här för att se en förhandsvisning av en kvalitetsmanual som är anpassad för ett mindre företag.
