PMIS

Abstrakt

program anses vara en oumbärlig post i ett Projektledning informationssystem. Alla större applikationer ger standard och anpassningsbara processverktyg som är utplacerade över hela världen. I detta dokument presenterar vi resultaten av en studie som genomförts för att bedöma effektiviteten hos mjukvaruapplikationer för att hantera alltmer komplexa projekt.

under denna studie frågades en grupp på 100 projektledare från EMEA-regionen om sina erfarenheter av att använda program för att hantera sina projekt. Projektledare ombads att betygsätta de verktyg och funktioner de tycker är mest användbara samt lista bristerna i system de har använt. De ombads också att tillhandahålla en önskelista med funktioner eller processverktyg som de skulle älska att se läggas till de system som finns på marknaden.

detta dokument rapporterar de 10 mest använda funktionerna, de 10 bästa bristerna och de 10 bästa artiklarna på önskelistan.

Inledning

PMBOK – guiden i den 5: e upplagan av PMIs definierar ett informationssystem för projektledning som:

medan varje implementering av PMI skiljer sig från andra när det gäller omfattning, design och funktioner, anses programvaror vara en oumbärlig del av varje implementering. Det optimala utnyttjandet av en PMI beror starkt på hur kritisk information görs tillgänglig för alla intressenter och nivån på processautomatisering. Många projektledare är oroliga för effektiviteten hos sina PMI: er, delvis på grund av felaktigt konfigurerad programvara, och även på grund av ROI-oro. Syftet med denna studie är att utforska och rapportera projektledares uppfattningar om program som utgör en integrerad del av deras PMIs-implementeringar.

nuvarande PMIs-landskap

organisationer runt om i världen förlitar sig alltmer på program för att automatisera projekthanteringsprocesser. Stor vikt läggs också på att förbättra noggrannheten i data baserat på vilka viktiga resultatindikatorer och rapporter som genereras. Stora projektledningsansvar, som att upprätthålla olika register och dokumentera lärdomarna, blir mycket lättare att uppfylla genom att använda en lämplig applikation. Följande avsnitt ger en översikt över det aktuella PMI-landskapet, särskilt i EMEA-regionen.

stora aktörer

projekthanteringsprogramvarumarknaden i EMEA-regionen kännetecknas av hård konkurrens mellan Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Huddle och några andra. Medan vissa organisationer fortfarande är beroende av kalkylprogram och grundläggande elektroniska kalendrar, har de flesta organisationer investerat i mer robusta applikationer för att effektivisera sina projekthanteringsprocesser. Ett ständigt ökande antal ikoniska projekt som Burj Khalifa, världens högsta byggnad hittills, visas upp i fallstudier av företag vars lösningar användes på dessa projekt.

medan vissa mjukvaruföretag erbjuder en enda applikation för att hantera olika aspekter av projekt, tillhandahåller andra en serie specialiserade applikationer som kompletterar varandra och kan också integreras med andra ERP-implementeringar.

branschspecifika system

medan vissa program för projektledning är lämpliga för alla branscher, innehåller andra mallar och funktioner som är lämpliga för specifika typer av projekt. Prissättning och driftskostnader spelar också en roll för att begränsa användningen av vissa applikationer till vissa branscher. Stora industrier och applikationer som är populära i dem visas i utställning 1.

utställning 1-stora industrier och applikationer.

Metodikspecifika system

många organisationer i EMEA-regionen utvecklar sina metoder baserade på PMI-standarder. I vissa sektorer är PRINCE 2 också populärt, särskilt i delar av Europa. I en ny trend har ett ökande antal organisationer också börjat experimentera med agila metoder som Scrum, Lean och Kanban. Det har observerats att vissa mjukvaruverktyg inte är lämpliga för smidiga metoder medan andra inte är lämpliga för mer omfattande metoder. Utställning 2 räknar upp de vanliga verktygen som används med populära metoder.

Exhibit 2 – verktyg för specifika metoder.

farhågor om programvaror

även om det finns ett samförstånd mellan projektledare att en effektiv PMI är avgörande för att uppfylla sina projektmål, många farhågor höjs om effekten av program som används för att genomföra PMI. Följande avsnitt beskriver manifestationerna av dessa farhågor, vilket senare leder till missnöje.

Roi-uppfattningar

prislapp och driftskostnader för att upprätthålla specialiserad projekthanteringsprogramvara citeras ofta som ett stort problem av många projektledare. Valet av en viss ansökan dikteras ganska ofta av projektägarna medan räkningarna betalas av entreprenörerna. Projektledare anställda av entreprenörerna ifrågasätter ofta avkastningen på investeringen för att distribuera en dyr programvara.

Hanteringsomkostnader

infrastrukturen och resurserna som krävs för att underhålla program orsakar också oro. Beroende på projektets storlek och omfattning kräver självhushållsapplikationer specialiserade anläggningar och kapslingar som blåser upp omkostnaderna när det gäller ekonomi, arbetskraft och ansträngning.

inlärningskurva

den tid och ansträngning som behövs för att lära sig invecklade specialiserade mjukvaruapplikationer är också en faktor bland de problem som ofta tas upp av projektledare. En PMI som lägger större vikt vid automatisering, med hjälp av programvara, kommer i sin tur att kräva att alla projektledningsteammedlemmar och många projektteammedlemmar är utbildade i användningen av programvara.

föreslagen studie

denna studie genomfördes för att undersöka och rapportera uppfattningar av projektledare i EMEA-regionen. Denna studie syftar till att uppnå följande mål:

• förstå projektledarnas tillfredsställelse med nuvarande mjukvarusystem.
• förstå den relativa betydelsen av gemensamma funktioner och verktyg.
  • detta gör det möjligt för projektägare att välja lämpliga verktyg baserat på insatser från projektledare.
  • detta kommer också att hjälpa mjukvaruföretag att planera produktuppgraderingar och lägga till eller ta bort funktioner.
  • detta kommer också att hjälpa projektledare att förbereda effektiva utbildningsprogram för att minimera inlärningskurvan.
• förstå bristerna i mjukvaruapplikationer.
  • detta kommer att hjälpa mjukvaruföretag att planera uppgraderingar som syftar till att öka kundnöjdheten.
• förstå önskelistan för projektledare som hoppas kunna förbättra effektiviteten i sina PMIs-implementeringar.
  • detta kommer att hjälpa mjukvaruföretag att planera uppgraderingar och lägga till lämpliga funktioner.
• utbilda projektledare om möjligheter och begränsningar av program.
  • detta hjälper projektledare och PMO att optimera automatiseringsnivån.

metodik

denna studie genomfördes med hjälp av en undersökning där 100 respondenter valdes ut från hela EMEA-regionen för att säkerställa representation för alla regioner och branscher. Respondenterna fick en lista över vanliga funktioner och verktyg som finns i de flesta projekthanteringsprogram och de ombads att beställa listan baserat på objektens relativa betydelse. Varje respondent ombads att välja de funktioner eller verktyg som används oftast samt de som används minst ofta. Respondenterna ombads också att lista bristerna i sina egna program samt tillhandahålla en önskelista över funktioner eller verktyg som sannolikt kommer att underlätta effektivt utnyttjande av deras PMI. Respondenterna ombads också att ange deras tillfredsställelse från den programvara som för närvarande används.

undersökningen genomfördes under månaderna September och oktober 2012. Resultaten bearbetades och sammanställdes i November 2012. Respondenternas demografi ges i utställning 3.

utställning 3 – Representation baserad på geografi och industrier.

lista över funktioner / verktyg

den partiella listan över vanliga funktioner och verktyg som bedömdes av respondenterna ges i utställning 4.

utställning 4 – partiell lista över funktioner/verktyg.

resultat av studien

studien gav några intressanta resultat som sammanfattas i följande avsnitt.

Nöjdhetsnivå

projektledarnas nöjdhetsnivå redovisas i utställning 5.

uppvisar 5 – tillfredsställelse poäng.

funktioner / verktyg som används oftast

de 10 bästa funktionerna och verktygen som används oftast, baserat på sammanlagda betyg från alla geografiska områden och branscher, ges i utställning 6.

uppvisar 6 – funktioner/verktyg som används oftast.

funktioner/verktyg som används minst ofta

de funktioner och verktyg som används minst ofta baserat på aggregerade betyg från alla geografiska områden och branscher ges i utställning 7.

uppvisar 7 – funktioner/verktyg som används minst ofta.

topp 10 brister

topp 10 brister, baserat på aggregerade betyg från alla geografiska områden och branscher, anges i utställning 8.

uppvisar 8-Topp 10 brister.

önskelista över funktioner

mycket få funktioner identifierades av respondenterna som objekt på deras önskelista. Funktioner som begärs räknas upp i utställning 9.

utställning 9 – önskelista.

rekommendationer

resultaten av denna studie ger några intressanta insikter om program som används i stor utsträckning i EMEA-regionen. Baserat på resultaten som delas i föregående avsnitt rekommenderas det att:

• mjukvaruföretag arbetar nära sina kunder för att undersöka orsakerna till att de har låga nöjdhetspoäng.
• mjukvaruföretag planerar sina uppgraderingar genom att inkludera funktioner som anges i utställning 6, om de inte redan finns. De bör också försöka övervinna bristerna och inkludera objekt på önskelistan så tidigt som möjligt.
• projektägare utvärderar programvarorna baserat på de funktioner som används oftast och de som används minst ofta. De bör inte investera i en applikation som missar de funktioner som behövs mest av projektledare. Samtidigt bör de inte betala ett högre pris eftersom ett system innehåller funktioner som är minst viktiga för projektledare.
• projektledare förbereder sina utbildningsplaner baserat på objekt som identifieras i utställning 6.

slutsats

detta dokument rapporterar projektledarnas tillfredsställelse med vanliga program för projektledning. Det ger insikter om funktioner som används oftast och minst ofta. Det rapporterar också de bästa bristerna samt objekt på önskelistan för projektledare. Denna information kan användas av projektledare för att effektivt planera sina PMI-implementeringar. Resultaten kan också hjälpa mjukvaruföretag att förbättra sina erbjudanden och förbättra kundnöjdheten.