när jag arbetade på fältet, en av de största klagomål jag fick från kunder var att security officer rapporter var alltid dålig kvalitet. Oavsett om det är för timskiftanställda eller vaktövervakare, måste incidentrapporter vara läsbara, lättförståeliga och användbara om det behövs som ett juridiskt dokument i domstol. Använda en security officer rapport programvara kan hjälpa till med rapportering, men skriftliga kommunikationsförmåga behövs fortfarande.
det skulle vara lätt att tro att alla som arbetar inom ett sådant kommunikationsorienterat område skulle veta hur man skriver en läsbar och respektabel rapport. Tyvärr, även med det ständiga trycket från kunder, gör många inte det. vissa officerare vet inte ens hur man stavar eller använder bra grammatik, Även om de tog examen från gymnasiet eller gick på college.
jag anser mig inte vara en ”expert” på ämnet effektiv rapportskrivning för säkerhetsbranschen. Jag gjorde inte så bra själv med grammatik i gymnasiet, och jag har bara lärt mig lite mer under de mellanliggande 36 åren. Men jag vet hur man skriver säkerhetsrapporter för att hålla dig, dina officerare och ditt företag ur trubbel.
språk
skriv inte med verbalt eller blommigt språk; Detta är inte en språkklass på högskolanivå. Skriv din rapport som om du berättar för en vän vad som hände. Var konversation. Använd så många direkta citat som möjligt.
och skäm inte bort från att använda fult språk om någon annan använder det och det är nödvändigt för rapporten. Använd aldrig asterisk i stället för förbannelseorden, dvs S*** eller B******t.
slutligen, var så kortfattad som möjligt. Dina kunder är upptagna, som inte vill spendera mer tid på att läsa rapporter än de måste.
förkortningar
stava alla förkortade ord i sin helhet första gången du använder dem, med förkortningen precis bakom den inom parentes. Från och med då, använd bara förkortningen. Till exempel ” säkerhetsansvarig (S/O) Stevens och polis (P/O) Roberts förenades av S/O Junie.”
detta sparar tid och utrymme utan att skapa onödig förvirring för klienten.
tidsstämplar
registrera i alla fall tiderna när du lär dig informationen, inte dina gissningar om när något kan ha inträffat. Så trevligt som det skulle vara, vi kan faktiskt inte se igenom tiden.
Håll rapporten i kronologisk ordning som känner till detaljerna. Med andra ord, skriv rapporten med detaljerna när tjänstemannen lär sig dem. Om en kamp inträffar vid 0400 men tjänstemannen inte lär sig om det förrän 0600, börjar han rapporten vid 0600.
använd alltid, om inte annat anges, militär tid i säkerhetsrapportskrivning. Detta hjälper till att undvika och eliminera förvirring när det gäller tidsram.
om du har verktygen på plats för att använda specifika tidsstämplar, gör din tidslinje så specifik som möjligt. Om inte, använd ordet ungefär, så att du är skyddad från frågor om rapporternas noggrannhet.
Style
alla rapporter ska skrivas i en 3: e person röst. Att använda 3: e personens synvinkel minskar förvirringen över vem som gjorde vad, var och när. Om du har flera officerare inblandade, det kommer definitivt att hjälpa till att hålla historien rak.
Skriv din rapport enligt gällande affärsriktlinjer. Kontrollera med klienten för att se vilken formatering de föredrar. Så länge det inte orsakar för många huvudvärk är det alltid bäst att presentera informationen på det sätt som klienten tycker är mest användbar.
grammatik, stavning och skiljetecken bör övervakas noggrant. Dålig grammatik kommer att få kunder att ifrågasätta din intelligens. Du bör alltid ha en ordbok nära till hands. Papperslös incident rapportering programvara har ofta stavning och grammatik pjäser inbyggd, och det finns gott om appar och webbplatser där ute för att hjälpa dig att förbättra.
slutföra rapporten
fyll i rapportformuläret helt. Lämna inga utrymmen ofyllda. Om du har tomma utrymmen när du är klar, placera sedan något som N/A eller och X genom dem. Detta gör att formuläret ser mer formellt och fullständigt ut, och det hindrar någon annan från att skriva saker i dessa utrymmen.
det handlar om kunden
dessa ovanstående riktlinjer är just det, riktlinjer. Överallt en officer går formatet är skyldig att vara lite annorlunda. I säkerhetsbranschen är hur kunden vill ha sina rapporter hur du skriver dem. Det inkluderar inte bara formateringen utan också informationen som ingår och markeras.
ändå gäller dessa tips för nästan alla säkerhetsvaktsrapportskrivning. Kom ihåg dem, och du kommer att kunna skapa en fullständig säkerhetsrapport som gör kunden glad, ger dem all information de behöver, och kan stå upp i en domstol.
