Project management tools kan vara användbara vid planering, organisering och hantering av resursverktyg för långsammare arbete, men specialbyggda workstream collaboration tools förändrar hur team hanterar dynamiska, sammanhangsbaserade arbetsflöden för både rutinuppgifter och oplanerade händelser.
för företag eller avdelningar som arbetar genom operativa kampar — som att konsekvent förlora spår av transporter eller sakna interna tidsfrister — är det bara naturligt att ett av de första stegen kan vara att leta efter ett lämpligt projekthanteringsverktyg (PM). Projekthanteringsverktyg kan vara mycket användbara, men de är långt ifrån det enda alternativet att lösa operativa problem. Faktiskt, beroende på dina omständigheter, de kanske inte är en perfekt passform.
Workstream collaboration är en framväxande lösning som är redo att skaka upp hur affärsteam kommunicerar och utför uppgifter. Medan projektledning och workstream-samarbetsverktyg båda hjälper team att organisera sig kring sitt arbete, erbjuder de två olika funktioner. I takt med att workstream collaboration vinner dragkraft, finner fler och fler team att specialbyggda verktyg stöder ett samverkande, sammanhängande arbetsflöde på sätt som projekthanteringsverktyg helt enkelt inte kan.
vilka projekthanteringsverktyg saknar
projekthanteringsverktyg har traditionellt använts för att stelna tidslinjer och resultat kring hur planer ska utföras. I huvudsak kan ett team skapa en plan för hur ett projekt kommer från punkt A till punkt B, följ sedan helt enkelt de skisserade stegen för att uppnå sitt mål. Detta är absolut en användbar funktion i vissa affärssammanhang, särskilt de som inte kräver flexibilitet.
projekthanteringsverktyg misslyckas dock snabbt för vissa typer av Team. En viktig fråga är att de inte erbjuder mycket anpassningsförmåga i dynamiska situationer. Med PM-verktyg kan Team inte enkelt justera sina arbetsflöden för att återspegla realtidsinformation, vilket innebär att alla uppdateringar i allmänhet måste införlivas i arbetsflöden manuellt. Projektledning är helt enkelt inte utformad för den typ av smidighet som många team behöver.
PM-verktyg saknar också tillgångsspårningsfunktioner, vilket innebär att de inte är anpassade till status eller plats för fysiska tillgångar — oavsett om det betyder IoT-enheter, utrustning eller personal. För operativa team är detta en stor förlust, eftersom uppdateringar och varningar om dessa tillgångar (och andra omständigheter) direkt informerar strategin. Däremot är projektledningsmeddelanden vanligtvis begränsade till själva uppgiftsstatusen (som ”slutförda” uppgifter eller ”försenade” uppgifter).
kanske mest kritiskt använder Få lag framgångsrikt PM-verktyg för att kommunicera — särskilt inte i realtid. Dessa plattformar erbjuder helt enkelt inte de omedelbara samarbetsfunktioner som operativa team behöver. Det betyder att Team tvingas återgå till ad hoc-e-postmeddelanden, chattar eller personliga möten för att fylla i luckorna. Utan kommunikationskanaler byggda kring händelser och uppgifter sker samtal ofta utanför plattformen och kan snabbt lossna från saken. På liknande sätt är PM-verktyg inte inriktade på integrerad informationsdelning, vilket innebär att kontextuell kunskap och data inte verkligen utnyttjas för att förbättra enskilda projekt.
Vad är Workstream Collaboration?
Workstream collaboration, är ett nytt sätt att hantera dynamiska arbetsflöden, gör redan vågor över organisationer. Möjliggjort av ny teknik lovar det strategiska skiftet till workstream-samarbetet att förbättra hur operativa team samordnar, kommunicerar och levererar. Så här spelar nyckelfunktioner in i vart och ett av dessa mål:
kommunikation: distribuerade team behöver ett verktyg som kan hjälpa dem att kommunicera som om de var i samma rum, diskutera ideer och dela information. Detta kräver kommunikationskanaler som är integrerade i själva projektarbetsflödet. Genom att organisera diskussionen kring uppgifter kan workstream-samarbetsverktyg skapa utrymmen för pågående, delade och ihållande konversationer. Dessa samtal förstärks ytterligare av chatt -, röst-och videofunktioner.
samordning: Effektiv samordning handlar om att hålla alla på samma sida. Har alla samma syn på uppgifter och kartor? Samordnar teamet automatiskt med data som finns i andra verktyg? Dessutom kan handlingsbara varningar hjälpa till att hålla relevanta teammedlemmar informerade om nästa steg. En gemensam operativ bild kan säkerställa att teammedlemmarna förstår sin plats i förhållande till andra teammedlemmar och viktiga tillgångar för att utföra uppgifter så effektivt som möjligt. Alla dessa funktioner hjälper till att leverera situationsmedvetenhet och en mer kontextuell inställning till uppgiften.
prestanda: framgångsrik prestanda är resultatet av bra samarbete, men det är byggt varje steg på vägen. Till skillnad från PM-verktyg som kräver styva arbetsflöden för att hålla team på mål enligt uppsatta planer, behöver operativa team mer flexibilitet. Det är viktigt att arbetsflöde och ansvar skiftar som svar på inkommande information. Detta ger Team möjlighet att fatta dynamiska beslut och säkerställer att de svarar exakt och effektivt baserat på realtidsdata.
medan PM verktyg kan vara ett lämpligt val för rutinuppgifter, deras begränsade funktioner bara inte klippa det för organisationer som behöver svänga och anpassa sig i realtid. Många företag måste snabbt reagera på förändringar utanför deras kontroll, oavsett om det innebär förändringar i kundbeteende, avmattningar i en leveranskedja eller någon form av utrustning eller systemfel.
använda Workstream-samarbete för att förbättra eller ersätta Projektledning
Föreställ dig detta: Ditt team kommer igång med att uppnå ett kritiskt, tidskänsligt mål, även om inte alla bitar är på plats. Information fortsätter att strömma in, ofta skjuts direkt till en workstream samarbetsverktyg från integrerade GPS eller IoT-teknik. Brådskande uppgifter visas som handlingsbara varningar som endast levereras till relevanta parter. Teamet som helhet har förbättrad situationsmedvetenhet, vilket innebär att de fattar mer informerade beslut — med hjälp av enkel kommunikation via uppgiftsbaserade kanaler.
projekthanteringsverktyg ger en tydlig struktur, segmenterade uppgifter och ställ förväntningar. Men bra arbetsströms samarbetsverktyg kan stödja en mängd olika användningsfall och mål som är mer lämpade för operativa eller distribuerade team. Medan projekthanteringsverktyg är värdefulla räcker de inte för att garantera framgång i en mängd olika situationer.
i det scenario som vi just illustrerade är det traditionella projekthanteringsverktyget användbart för planering, kontroll av uppgifter när de blir färdiga, men det är bara inte där processutförandet händer. För många organisationer är det till deras fördel att antingen integrera nuvarande PM-verktyg eller ersätta dem helt och hållet med ett specialbyggt samarbetsverktyg. Det är workstream-samarbetsverktyget som ger den synlighet, flexibilitet och funktionalitet som teamet verkligen behöver.
se hur workstream-samarbetsverktyg kan hjälpa dig att organisera ditt arbete och aktivera realtidskommunikation kring uppgifter. Kom igång genom att ge Coolfire Core ett försök gratis.
