Small Business Travel: Den kompletta guiden

Travel är ett effektivt sätt för företag att förvärva nya kunder och investerare– ingenting är mer effektfullt än att möta ansikte mot ansikte med en potentiell kund. Stora företag är ofta välutrustade för resor, de har ett enhetligt förfarande och tillräckligt med pengar för att stödja sina anställda. Men för småföretag kan resor bli överväldigande och oorganiserade. Kombinationen av ett begränsat antal anställda och en överambitiös eller orealistisk resplan kan sätta en ekonomisk belastning på småföretag.

enligt Concur Technologies, ett rese-och kostnadshanteringsföretag, spenderar småföretag i genomsnitt 19, 7% mer på resor! För att minimera dessa kostnader är det viktigt för småföretag att skapa effektiva kostnadsplaner och detaljerade företagsresepolicyer. En omfattande reseplan som fokuserar på konsolidering, efterlevnad, flexibilitet och öppenhet kan hjälpa dina små affärsresor på ett mer organiserat, produktivt och kostnadseffektivt sätt.

de fyra pelarna för effektiv affärsresa

Medlemmar i småföretag kan inte resa effektivt om de inte har en tillgänglig och lätt smältbar resplan. Detta kommer att hjälpa de ansvariga att bli mer medvetna om hur mycket pengar som realistiskt kan spenderas på resor. En tillgänglig plan hjälper också anställda att förstå vad som förväntas av dem under affärsresor. Först och främst kräver detta att småföretag hanterar sin ekonomi genom konsolidering.

1) organisation: hantera ekonomi genom konsolidering

det är omöjligt att hantera ditt lilla företags ekonomi utan att skapa ett organiserat system. Ibland misslyckas företagen med att konsolidera sina finansiella kostnader. Utan förståelse för ditt företags utgifter kommer det att vara svårt att korrekt fördela dina utgifter över avdelningar. Detta kan leda till oorganiserade och ekonomiskt ansträngda företagsresor. Organisationer som World Travel Service kan hjälpa dig att slå samman all din information i finansiella rapporter online. Genom att förbättra organisationen av ditt företags ekonomi kan du få en bättre uppfattning om ditt företags nettoresultat.

en studie utförd av Association of Corporate Travel Executives (ACTE) och Global Business Travel Association (GBTA) fann att 51% av de undersökta anställda (PDF) hoppas kunna införa en ”Total kostnad för resor” – policy inom de närmaste två åren. Denna typ av politik, som hjälper detalj vilka områden av resor kostar mest och hur dessa kostnader kan hanteras effektivt, kan vara särskilt användbart för små företag som kämpar ekonomiskt. Genom att skapa ett organiserat och konsoliderat finansiellt system blir ditt företag mer medvetet om reseförväntningar och kostnadsbegränsningar. Med denna tydlighet blir ditt företag effektivare och dina anställda kommer att arbeta bättre med varandra, som en väloljad maskin.

2) efterlevnad: träna dina resenärer

acte-Undersökningen rapporterar att 84% av företagens resechefer tror att spara pengar kommer att bli mer om att få efterlevnad; det kommer att ske en ”förändring i hur företagsresechefer närmar sig policy, bort från att kontrollera leverantörskostnader och mot att hantera resenärers beteende.”Ju mer dina anställda är medvetna om och förstår ditt företags resepolicy, desto mer pengar sparas.

tyvärr, i hopp om att hitta billigare priser, avviker anställda ibland från företagets resepolicy. I teorin kanske detta inte verkar problematiskt; anställda kanske till och med tror att de är till hjälp. Enligt en undersökning som genomfördes 2013 av Amadeus, ett globalt rese-och turismföretag, hade 52% av affärsresenärerna obetalda resekostnader eftersom de inte följde företagets resepolicy. I verkligheten avslöjar brist på efterlevnad ofta brist på förståelse. Om en anställd inte följer dina anvisningar riskerar de att skeva eller skada ditt företags sparplan. Det är genom lagmedlemmarnas efterlevnad att småföretag kan genomföra sina resplaner ekonomiskt och effektivt. I stället för att försöka kontrollera kostnaden för leverantörer flyttar företagen fokus mot att hantera hur deras anställda följer sin resepolicy. Fokus bör inte vara på ”betydande besparingar;” istället, företag bör fokusera på ”kostnadsundvikande.”Efterlevnad är dock omöjligt om du inte skapar en resepolicy som är flexibel.

3) flexibilitet: upprätta en uppnåelig reseplan

medan anställdas efterlevnad är viktigt måste småföretag fortfarande främja öppen kommunikation mellan anställd och arbetsgivare. Om dina anställda uttrycker oro eller påpekar problem med din resplan är det ditt jobb att lyssna på dessa klagomål och känna igen när det är fördelaktigt att vara flexibel. Framgång kräver öppen kommunikation mellan anställda och arbetsgivaren; du måste vara anpassningsbar och stödja dina frekventa resenärer om du hoppas kunna skapa ett effektivt och ekonomiskt system.

resor och flexibilitet går hand i hand; det är nödvändigt för småföretag att ha ett öppet tänkesätt under varje steg i reseprocessen. Enligt Amadeus undersökning var 51% av affärsresenärerna tvungna att göra ändringar (PDF) i sina resplaner före avgång och 22% var tvungna att göra tre eller fler ändringar i sin resplan. Med så många ändringar i sista minuten är det viktigt att småföretag är bekväma med förändringar och villiga att göra ändringar i sista minuten. Till exempel, men mandat politik kommer att ge de anställda en tydlig uppsättning riktlinjer och kommer sannolikt att förbättra produktiviteten, ibland, det är inte realistiskt för varje anställd att följa identiska riktlinjer– en medlem av högsta ledningen kan ha större flexibilitet på en resa än de andra anställda. Ibland är det viktigt att vara flexibel med dina anställda; låt mandat förvandlas till riktlinjer när det är nödvändigt.

om ditt företags resesystem inte fungerar, var inte rädd för att ändra det! Ett misslyckat system kommer bara att leda till mer ekonomiska problem. I små företag kan du kanske få feedback från alla resenärer om resepolicyer; det är viktigt att dra nytta av detta så att du kan ta reda på vad som fungerar och vad som inte är. när du har ett fungerande system, investera i det– håll dig engagerad och se till att allt går som planerat.

4) öppenhet: vikten av kommunikation

förutom att vara öppen för förbättringar av resepolitiken måste småföretags arbetsgivare vara Öppna med sina anställda om syftet med deras företagsresebeslut. Ursprungligen kan ditt lilla företag verka fungera bra utan en tydlig och detaljerad resplan. Många småföretagare gör misstaget att anta att deras anställda helt enkelt på grund av sin lilla storlek har tillgång till och fullt ut förstår företagets resepolicy. Men när ditt företag växer kan brist på struktur– eller frånvaron av en reseplan helt och hållet– orsaka förvirring. Om du inte har en resplan som dina anställda förstår fullt ut kan saker och ting rasa snabbt.

struktur, tydlighet och öppenhet är nödvändiga för att upprätthålla pålitliga relationer. Tyvärr,
enligt ACTE har 44% av de undersökta organisationerna inget formellt system för att samla feedback från resenärer. Men 42% av företagsresecheferna vill inrätta en resenärsgrupp för att förbättra kommunikationen. Underskatta inte värdet av att skapa en relation mellan anställda och arbetsgivare! Om alla medlemmar i teamet förstår resepolicyn är det lättare att skapa ett system som fungerar smidigt. Om du inte kommunicerar bra med dina anställda kan de bli trötta, stressade eller förvirrade. Detta kan leda till att anställda agerar ofokuserade under affärsresor, vilket kommer att påverka deras interaktion med potentiella kunder.

förbättra Resenärstjänsten

det är en vanlig missuppfattning att det är lätt för småföretag att ha öppna och tydliga kommunikationslinjer. I själva verket är det ofta svårare för små företag att hålla sina anställda informerade– resepolicyer tenderar att vara för allmänna eller öppna. Medan större företag vanligtvis har en formell resepolicy som erfarna medarbetare kan hjälpa till att förstärka, har anställda i små företag ofta inte en klar förståelse för resepolitiken, och de har inte heller stöd från ett stort nätverk av kollegor. Således är det lätt för anställda i småföretag att ignorera företagets resepolicy och fatta sina egna beslut medan de är på väg.

kommunikation är särskilt viktigt under själva reseprocessen. Meddelanden före, under och efter resan är bra sätt att hålla resenärer uppdaterade. Concur Messaging – kommunikationsplattformen har meddelanden före resan, interaktiva kartor, anställdas resvägar, destinationsdetaljer och mycket mer. Dessa verktyg kan ge resenärer information och råd om hur man effektivt och produktivt hanterar sina resor. Konstant kommunikation hjälper till att hålla affärsresor organiserade, samtidigt som de påminner anställda om att uppträda på lämpligt sätt och hålla fokus. Commerce-as-a-service-företaget, Deem, har också en företagsreseapp som hjälper till att boka flyg, skräddarsy resepolicyer och till och med se flygbolagets inventering.

hur man gör resebokning för ett litet företag: Prisvärda Resehanteringsagenter och digitala lösningar

småföretag har några alternativ för bokning och planering av sina resor.

men många företag blir strängare med bokningen; de har valt specifika bokningsverktyg som de har funnit vara mest användbara.

restriktiva resepolicyer minimerar de pengar som spenderas på planering. Det är vanligt att företag bara förlitar sig på ett fåtal bokningsverktyg– även Cognizant rekommenderar att du, om ditt företag inte har problem, inte ska ”fixa det som inte är trasigt.”Även om det är sant att du inte ska demontera en resepolicy som verkar fungera, är det alltid viktigt att utforska billigare alternativ. Det betyder inte att du helt ska ompröva din resplan– det betyder att du bör prova andra reselösningar, snarare än att bara lita på vad som är bekvämt. Även om din resepolicy verkar fungera, kanske det kan fungera ännu bättre. Om du provar billigare resealternativ kan du sedan justera din resepolicy för att tillgodose dessa resultat.

1) resebyråer

många småföretag anser att resebyråer är för dyra. Men enligt New York Times, När agenternas pris och service jämförs i en studie med online-sökmotorer, kommer agenterna ut på toppen. Journalisten Seth Kugel förklarar hur de testade agenterna kunde föreslå ”alternativa rutter, råd om visum och bara i allmänhet , väl, mer mänsklig än deras dator motsvarigheter.”Agenter kan hjälpa ditt lilla företag att hitta oannonserade priser och rabatter som sökmotorer inte kan. Det är viktigt att veta hur man arbetar runt kostnadsbegränsningar när man bokar flyg, hotell, transport och mer. Resebyråer kan ge ditt företag den extra hjälp det behöver för att komma igång.

Ethan Laub, grundare och VD för TripScanner, föreslår att det finns tre tecken på att ditt företag ska hitta en resebyrå. Om ditt företag…
1) har ett komplext resesystem
2) gör frekventa ändringar i sista minuten till bokningar
3) reser tillräckligt för att förhandla leverantörsrabatter
…då kan du dra nytta av hjälp av en agent.

2) Öppna bokning

även om en resebyrå är till hjälp, många småföretag väljer att gå en annan väg. Dave Johnson, författare för startupnation.com, anser att det är viktigt väga alla dina alternativ, snarare än att automatiskt välja en resebyrå. Open booking blir den föredragna reselösningen eftersom den gör det möjligt för anställda att boka sina egna resor via sina föredragna plattformar– ofta direkt från sina smartphones. Medan resebyråer kan ”ha tillgång till vissa typer av rabatter och paket som… kan vara svårare att hitta på egen hand”, föreslår Johnson att om du kan ägna lite extra tid och energi kan du hitta bättre priser internt. Open booking är en bekväm reselösning som har potential att förbättra synligheten samtidigt som den ökar flexibiliteten och medarbetarnas frihet. Det handlar helt enkelt om att väga för-och nackdelar och besluta om ditt företag har tid att hitta erbjudanden själv, eller om extern hjälp är nödvändig.

öppna bokning för småföretag: proffsen

även om det ofta är svårt för stora företag att prova olika resesätt, har små företag vanligtvis inte detta problem; det är lättare för småföretag att experimentera med olika tillvägagångssätt. Genom att utforska alla tillgängliga resealternativ kan ditt lilla företag upptäcka vilket system som fungerar bäst. Open booking ger dina anställda frihet att välja hur de bokar sina resor. Inte bara kommer detta att öka resekomforten, men det kommer också att hjälpa ditt företag att upptäcka nya Reseverktyg som kan gynna ditt företag. Denna metod kan också bidra till att främja en bättre lagmiljö genom att låta anställda ha viss kontroll över hur de reser. Rita Visser från GBTA kommenterar att” öppen bokning ger resenärer möjlighet att göra andra val ” (PDF). Visser anser att öppen bokning är perfekt för årtusenden, som vanligtvis ”inte vill få veta var och vad man ska boka.”Genom att ge medarbetarna viss kontroll över sina egna resor blir företagets bokningssystem mer flexibelt och det lilla företaget får utrymme att växa.

vissa hävdar också att öppen bokning underlättar hanteringen av resekostnader. Kathy Kaden, biträdande direktör på Cognizant, kommenterar att open booking tillåter resenärer att” vidarebefordra resvägar till det hanterade reseprogrammet för en mer fullständig bild av reseutgifter ” (PDF). Resekvitton kan skickas automatiskt till arbetsgivaren och därmed kostnadsrapporter kan skapas utan så mycket krångel. På detta sätt kan open booking hjälpa ditt företag att konsolidera information, oavsett hur eller var anställda bokar sina resor. Denna ökning av resenärens synlighet gör att du kan se vad dina anställda spenderar och var de spenderar det.

öppna bokning för småföretag: Nackdelarna

när anställda frågades vad som berör dem mest om öppen bokning, fann en undersökning utförd av Travel and Transport (PDF) att anställda ofta nämnde ”traveler tracking och andra säkerhetsproblem.”Ändå rankade de tillfrågade dessa problem lägre än fördelarna med öppen bokning, till exempel de potentiella besparingarna. Andra källor har funnit att öppen bokning ledde till en prisökning på 15 procent till 20 procent (PDF) jämfört med anställda som bokade inom företagets resepolicy. Denna prisökning befanns främst bero på ” internationella företagsrabatter.”Dessa specialrabatter är endast tillgängliga om du bokar via resehanteringsföretag som kan förhandla för dina räkning.

travel and transports Michael Kubasik drar slutsatsen att ”’det är verkligen för tidigt att bestämma (PDF) om det finns materiella besparingar'” från öppen bokning. Om du fortfarande inte är säker på om open booking är rätt passform för ditt lilla företag kan du hitta mer värdefull information här.

3) digitala lösningar

det är inte nödvändigt att förlita sig helt på en resebyrå eller på interna beslutsprocesser. Salesforce.com s senior manager, Dorian Stonie, kommenterar att de använder öppen bokning” just when it makes sense ” (PDF); Det är viktigt att vara flexibel och utforska Andra digitala lösningar. Som ett alternativ till resebyråer och öppen bokning kan ditt lilla företag överväga att outsourca hela eller delar av sina processer, med hjälp av digitala resehanteringslösningar för prisvärd hjälp. Inte alla digitala Reseverktyg skapas lika; några av dem är helt enkelt mobilappar eller webbplatser som kan erbjuda reseerbjudanden, medan andra är fullfjädrade rese-och kostnadshanteringslösningar– drivna av AI eller kombinera AI och resebyråer. Följande lista över mobila lösningar kan hjälpa ditt företag. Vilka Reseverktyg du väljer beror på vad du vill boka och hur mycket hjälp du behöver.

små Affärsresetips och vanliga fördomar: vad du kanske har missat

från att boka anslutande flyg till att hitta det billigaste resesättet finns det många sätt att företag slösar pengar utan att ens inse det. Vi har sammanställt en lista med tips nedan för att hjälpa ditt företag att undvika några vanliga resefel.

vanliga Resefel

för att undvika resefel som dessa rekommenderar vi vår resepolicymall, som kan hjälpa dig att skapa en fokuserad och organiserad resepolicy. Oavsett om du använder en resebyrå eller bestämmer dig för att prova en annan metod, kommer dessa tips att göra ditt företag till en ekonomisk och effektiv resande maskin.

nu är det dags att bestämma vilka metoder som fungerar bäst för dig och ditt företag. Om du är intresserad av att se om en digital lösning är rätt för dig kan du boka en demo av vår AI travel assistant, Claire, med en av våra grundare här.