organisera en konferens från grunden kräver en enorm mängd eftertanke och datainsamling. Hela processen kan ta ett par år beroende på gruppens storlek, men det är tänkbart att starta en lyckad konferens på ett enda år om du kan fatta snabba beslut.
verkligheten med att planera en konferens är att du utan erfarenhet kan förlora mycket tid övertänkande varje liten detalj medan du tittar på viktigare frågor. För att göra processen enklare för nybörjare, vi har beskrivit de viktigaste stegen samtidigt som du länkar till våra mer detaljerade genomgångar om varje enskilt ämne. Resultatet här är en konferensplaneringsguide som hjälper dig att börja med en solid mall på plats.
Steg 1: Skapa en vision av din konferens
varje evenemang börjar med en vision, men du måste förvandla din vision till ord och siffror för att mäta kostnader och fatta välgrundade planeringsbeslut. Först måste du börja med grunderna för evenemangsplanering som Vem, Vad, när, var och varför.
steg 2: skapa en affärsplan
om inte din konferens finansieras av ett bidrag eller en organisation måste du kartlägga var dina pengar kommer ifrån och vad de används för. Den första delen av denna ekvation, intäkterna, bör beräknas tidigt i planeringsprocessen.
nu, för att sätta ett pris på en konferens, måste du ha en uppfattning om vad du planerar att erbjuda deltagarna. Din resplan och högtalaruppställning kommer att vara försäljningsfaktorn för potentiella registranter.
steg 3: jämföra arenor och tjänster
när du har en mer specifik uppfattning om när din konferens kommer att äga rum och hur många personer du vill delta, kan du sedan börja handla för en lämplig plats. Tänk på att ditt val av plats också kommer att avgöra dina catering-och audiovisuella kostnader. Detta beror på att de flesta konferenscenter och evenemangshotell kräver att du använder sina interna tjänster för alla evenemang på plats.
de flesta konferenser kommer att behöva ge någon form av övernattning för gäster som reser utanför regionen. Denna nödvändighet skapar en annan uppsättning överväganden att faktor i din plats beslut.
steg 4: rekrytera och hantera registranter
även de mest populära konferenserna måste effektivt marknadsföra sitt evenemang för att fylla varje plats i huset. Närvaro är den enskilt viktigaste faktorn för framgången för ditt evenemang. Goda närvaronummer ger intäkter och sponsringsmöjligheter. Och ju fler personer du har registrerat kommer att skapa mer efterfrågan på reklam och deltagande öppningar. Lång historia kort, om du kan dra en folkmassa då allt annat kommer att falla på plats mycket lättare.
hantera registrering blir svårare eftersom ditt evenemang växer i storlek. Det är här ett online-registreringssystem kan hjälpa dig att spåra nummer, bearbeta betalningar och organisera data.
Steg 5: planera detaljer på plats
slutligen, efter att ha organiserat och implementerat konferensens affärselement, kan du börja tänka på detaljerna på plats. Detta inkluderar hur deltagarna kommer att navigera konferensen, den allmänna utformningen av varje rum, och fördelningen av mat och dryck. Det här är den del av planeringen av en konferens som de flesta förknippar med evenemangsplanering. Det bästa sättet att samordna alla detaljer är att gå igenom din resplan som dina gäster skulle. Föreställ dig hur de kommer att tänka och agera vid varje punkt på dagen för att lösa problem innan de uppstår.
steg 6: Exhibition Management Tips
konferenser har vanligtvis ett utställningsområde eller kongressgolv där sponsorer och leverantörer hyr utrymme för att marknadsföra sina produkter. Detta kan vara en mycket lukrativ möjlighet för din konferens om du organiserar allt bra. Tänk dock på att ett utställningsområde kommer att kräva ett betydande engagemang av både tid och resurser, så se till att du är beredd att hantera behoven hos flera leverantörer innan du förbinder dig till detta format.
