är ditt företag redo för bokföringsprogram? Vissa företag behöver inte det. Om du arbetar ensam i ditt företag och bara har några transaktioner kan du förmodligen komma undan med att hålla register i Excel.
men de flesta företag kommer att behöva någon form av bokföringsprogram för att hålla reda på de olika ekonomiska aspekterna av verksamheten och göra det lättare vid skatt tid.
jag rekommenderar att du använder bokföringsprogram om
- du fakturerar kunder.
- du har ett stort antal transaktioner, antingen frekventa insättningar till ditt checkkonto eller en hög utgiftsvolym.
- du har anställda eller arbetar med oberoende entreprenörer.
om detta beskriver ditt företag, eller du förväntar dig att det kommer snart, kommer du att överväga att komma igång med någon form av bokföringsprogram.
bokföringsprogram kommer att hålla reda på dina kundfakturor, så att du alltid som är skyldig dig och hur mycket.
det kommer att vara registret för ditt checkkonto (och andra konton) från vilket du registrerar alla inkommande och utgående pengar. Det kommer också att du kan dra olika rapporter från dessa data och hålla koll på exakt hur ditt företag gör.
om du har anställda eller oberoende entreprenörer kan det (om du har löne aktiverat) hålla reda på betalningar till dem och skapa de rapporter du behöver för regeringen, till exempel W-2s och 1099s.
Xero är lätt att använda
Quickbooks är standarden i bokföringsbranschen. Men Xero går head to head med Quickbooks och gör några vågor, och det är lätt att se varför.
jag har gjort bokföring i ungefär åtta år och jag har bara arbetat med Quickbooks, så jag var glad att gräva i Xero. För att ange det tydligt är Xero lätt att använda. Jag skulle säga att det är lättare än Quickbooks på nästan alla sätt som jag testade.
när jag satte mig ner för att använda Xero för första gången var mitt mål att göra flera saker. Jag ville:
- Ange transaktioner i kontoregistret
- Faktura en kund
- ta emot en kundbetalning
- ta emot en faktura från en leverantör
- betala den mottagna fakturan
jag testade Xeros användarvänlighet. Hur lätt skulle det vara att räkna ut hur man gör dessa fem uppgifter? Visar sig, det var ganska lätt. Jag kunde göra de grundläggande funktionerna i alla småföretag utan hjälp. Jag tittade inte på några handledning eller fick tillgång till något av hjälpdokumenten.
det är fantastiskt.
deras onlinehjälp är faktiskt till hjälp, men de har inte telefonsupport
mitt största klagomål med Quickbooks är att onlinehjälpen är hemsk. Det är i princip omöjligt att få en fråga besvarad med deras hjälpavsnitt. Och även googla ditt problem leder sällan till svar.
med tiden har jag samlat en grupp medbokförare och revisorer som jag kan vända mig till när jag har frågor. Eftersom Xero är ganska ny i branschen skulle det vara mer utmanande att hitta lokal hjälp. Så deras online-hjälp måste vara riktigt användbar.
jag hade några uppgifter i Xero som jag behövde hjälp med att räkna ut hur man gör. Jag var imponerad av handledningarna eftersom jag kunde få mina frågor besvarade ganska snabbt, antingen genom Xeros hjälpavsnitt eller Google.
en sak jag lärde mig var att Xero inte har ”omedelbart tillgänglig” telefonsupport. Detta kan vara ett problem om du hade en unik situation som du behövde hjälp med.
de har e-postsupport och om du vill prata med någon via telefon kan du inkludera ditt telefonnummer och någon kommer att ringa dig. Inte idealiskt, som jag vet av erfarenhet, bokföringsproblem är stressande och det är bra att få dem hanterade så snart som möjligt.
Xero prissättning
när man jämför liknande planer är Xero billigare än Quickbooks, ofta med en hel del. Om du inte behöver lön, är de två tjänsterna på samma sätt prissatta. Att lägga till i lönelistan gör dock Quickbooks ganska dyrare.
- Xero Starter plan är $9 en månad
- Xero Standard plan är $30 en månad
- Xero Premium Plan är $70 en månad
alla Xero planer, även starter Planen, inkluderar löner och kan bearbeta 1099s. de rymmer också ett obegränsat antal användare. Dessa är över-och-bortom funktioner som kommer som standard på Xero. De flesta bokföringsprogram tar extra betalt för dessa. Här är en lista över funktionerna i varje plan.
viktig anmärkning: Xero payroll är för närvarande endast tillgänglig i 32 stater när detta skrivs, även om de lägger till mer hela tiden, så dubbelkontrollera att ditt tillstånd ingår.
jämför Xero prissättning till SPCS
- SPCS egenföretagare är $10 en månad
- SPCS enkel Start är $15 en månad
- SPCS Essentials är $30 en månad (lägg lön för $39 en månad plus $2 per anställd)
- SPCS Plus är $40 en månad månad (lägg till lön för $39 per månad plus $2 per anställd)
du kan titta på de olika Quickbooks-planerna på deras hemsida. Om du behöver lön, dessa planer är här.
de flesta företag kommer att falla i Xeros standardplan eller Quickbooks Essentials. Båda planerna är $ 30 per månad om du inte behöver lön. Om du gör det är Xero betydligt billigare. Quickbooks debiterar dig för varje ytterligare användare; Xero gör det inte.
ska du byta till Xero?
Xero är fullfjädrad bokföringsprogram som är både billigare och enklare att använda än Quickbooks Online. Verkar som en no brainer, eller hur?
under min två veckors försök fick jag ett bra grepp om grunderna, men det är mycket jag inte kom till. (Förståeligt nog skulle det ta de flesta användare ett år att röra de flesta funktionerna i bokföringsprogram.) Jag var först bekymrad över att kanske Xero gick ljus på funktioner i ett försök att förenkla saker, men folket på Xero försäkrar mig att det inte är fallet. De hävdar att Xero faktiskt erbjuder mer än Quickbooks Online. Du måste vara domare för vilket program som fungerar bäst för ditt företag, men jag får känslan av att Xero innoverar mycket snabbare än Intuit, och Xeros design är definitivt överlägsen.
