5 Benefícios para ter uma política de mesa limpa

uma das formas mais simples de se tornar compatível com os princípios básicos de Privacidade e segurança, aumentar a produtividade, e ter um escritório de grande aparência é implementar uma política de mesa limpa.

uma política de secretária limpa e uma política de tela clara trabalho lado a lado para salvaguardar as informações sensíveis da sua organização.

o que é uma política de secretária limpa?

a clean desk policy instrui que todos os empregados devem limpar as suas secretárias no final de cada dia de trabalho. Isto não só inclui documentos e notas, mas quaisquer notas post-it, cartões de negócios e mídia removível (por exemplo, dispositivos de memória USB). Seguindo uma política de limpeza de mesa ajudará a sua organização a reduzir o risco de roubo de informações, fraude ou uma quebra de segurança causada por informações sensíveis serem deixadas sem vigilância e visíveis em plena vista. Os benefícios de uma política de secretária limpa devem ser adotados devido aos inúmeros benefícios que pode proporcionar à sua organização.

poupar tempo e dinheiro

de acordo com um relatório da IDC, um empregado típico da sua organização passa 2,5 horas por dia à procura de informações. Assumindo que os trabalhadores do conhecimento em sua organização ganham $80.000 por ano, uma organização de 1000 pessoas perde aproximadamente $2,5 milhões de dólares por ano da incapacidade de localizar e recuperar informações.

uma política de secretária limpa irá incentivar os funcionários a usar versões digitais de documentos, reduzindo significativamente os custos da sua organização de papel, toner de tinta e manutenção da impressora.Quem sabe quem e quando alguém visitará o seu escritório? Um espaço de trabalho limpo e arrumado faz sua organização parecer eficiente e apresentável para qualquer um que decide visitar, incluindo os auditores!

fácil conformidade ISO

uma política de secretária limpa não é apenas conforme com a norma ISO 27001/17799, mas também cumpre os princípios básicos de Privacidade.

a legislação federal de privacidade do Canadá PIPEDA requer que as organizações Canadenses salvaguardem as informações pessoais. A Lei de proteção de dados do Reino Unido exige que as organizações no Reino Unido garantam que as informações pessoais sejam mantidas seguras.

desencoraja os olhos curiosos

os funcionários geralmente deixam informações sensíveis em sua mesa.

notas Post-it são geralmente o pior culpado, contendo nomes, números de telefone, e até mesmo nomes de usuário e senhas visíveis em vista simples. Esses hábitos encorajam os funcionários desonestos, as equipes de limpeza e o pessoal de manutenção a ver informações às quais não devem ter acesso.

reduzir o Stress

um lugar para tudo e tudo no seu lugar. Quando seus funcionários são organizados eles podem gastar mais tempo se concentrando no trabalho em vez de se sentir estressado, porque eles não podem encontrar um relatório devido nos próximos 10 minutos.Está convencido de que a sua organização precisa de uma política de secretária limpa. Muito bom! Aqui estão alguns passos para ajudá-lo a implementar uma política.

Put it in Writing

a clean desk policy should be in writing and communicated to all employees, especially during introductory and refresher training. As consequências do não cumprimento devem ser sérias, mas práticas, especialmente se a sua organização trabalha com muita informação sensível. Todos os funcionários que assinem o documento para aprovação.Não sabe por onde começar? Nós criamos um modelo de política de mesa limpa grátis para você modificar e usar em seu negócio. Você também pode espalhar a palavra usando o nosso poster gratuito.

adicione uma chamada de atenção às assinaturas de E-mail

provavelmente já a viu abaixo de muitas assinaturas de E-mail: por favor, considere o ambiente antes de imprimir este e-mail. Se a sua organização usa assinaturas de E-mail padronizadas, considere ter este lembrete adicionado ao fundo.

armário

Você não pode implementar uma secretária limpa política, se você não tem onde por funcionários para colocar os seus documentos. Considere a compra de caixas de armazenamento pequenas e trancáveis para os funcionários que cabem sob a sua mesa.

encorajar os documentos electrónicos

ter empregados a trabalhar com documentos electrónicos sempre que possível. Sem a necessidade de imprimir e trabalhar com documentos físicos, seus funcionários sempre terão uma mesa clara sempre que eles saem de seus computadores.

livre-se de documentos de forma segura

os seus empregados nunca devem atirar quaisquer documentos relacionados com o trabalho para o cesto dos resíduos. Assim que o lixo sai das portas da empresa, torna-se propriedade pública. Nada pode arruinar sua organização mais rápido do que funcionários descuidados jogando informações sensíveis em um cesto de lixo. Sua organização não quer estar na primeira página do jornal para expor informações sensíveis.Implementar uma política de destruição de documentos para garantir que todos os documentos são eliminados de forma segura.

execute backups de rotina

se desencorajar os empregados de usar documentos físicos, certifique-se de que a sua organização tem uma rotina de backup confiável no lugar. Os funcionários precisam saber que seus documentos serão seguros no caso de uma perda de energia ou acidente de disco rígido.A execução de uma política de limpeza de secretária e uma atitude não hesitante em relação à execução da sua política tornar-se-á inútil.

controlos aleatórios

ter alguém a realizar controlos aleatórios semanais, possivelmente no final de um dia de trabalho. Todos os documentos, notas, Post-its ou quaisquer outros documentos que contenham informações sensíveis devem ser imediatamente triturados. Mídia removível, como CDs, disquetes ou cartões de memória podem ser confiscados temporariamente.Está à procura de uma lista de controlo de auditoria? Veja a nossa lista de controlo de política de limpeza gratuita.

Suporte de Gestão Superior

uma política de secretária limpa precisa ser levada a sério-especialmente com todos os níveis de gestão. Se os seus funcionários virem que a administração superior não tem de cumprir a política, em breve perderão a fé.

o facto de a direcção superior tratar normalmente documentos mais sensíveis deve reforçar a necessidade de uma política de secretária limpa para todos os empregados, independentemente do seu estatuto dentro da organização.