ferramentas de gerenciamento de Projeto pode ser útil no planejamento, organização e gerenciamento de recursos de ferramentas para o movimento mais lento de trabalho, mas construído de propósito workstream ferramentas de colaboração estão transformando a forma como as equipes de lidar dinâmica, no contexto de fluxos de trabalho, tanto para tarefas de rotina e eventos não planejados.
para empresas ou departamentos que trabalham através de lutas operacionais — como perda consistente de rastro de embarques ou falta de prazos internos — é apenas natural que um dos primeiros passos pode ser a procura de uma ferramenta adequada de gestão de projetos (PM). As ferramentas de gestão de projetos podem ser extremamente úteis, mas estão longe de ser a única opção para corrigir problemas operacionais. Na verdade, dependendo das suas circunstâncias, podem não ser o ideal.
a colaboração em fluxo de trabalho é uma solução emergente que está preparada para agitar a forma como as equipas de negócios comunicam e completam as tarefas. Enquanto as ferramentas de gerenciamento de projetos e de Colaboração em fluxo de trabalho ajudam as equipes a se organizarem em torno de seu trabalho, as duas oferecem diferentes capacidades. À medida que a colaboração em workstream ganha tração, cada vez mais equipas estão a descobrir que as ferramentas construídas para o efeito suportam um fluxo de trabalho colaborativo e coeso de formas que as ferramentas de gestão de projectos simplesmente não conseguem.
quais as ferramentas de gestão de projectos que faltam
ferramentas de gestão de projectos têm sido tradicionalmente utilizadas para solidificar prazos e prestações em torno da forma como os planos devem ser executados. Essencialmente, uma equipe pode criar um plano de como um projeto vai do ponto a ao ponto B, em seguida, simplesmente seguir os passos delineados para alcançar seu objetivo. Esta é uma função absolutamente útil em alguns contextos de negócios, especialmente aqueles que não exigem flexibilidade.
no entanto, as ferramentas de gestão de projectos ficam rapidamente aquém de certos tipos de equipas. Uma questão importante é que eles não oferecem muita adaptabilidade em situações dinâmicas. Com as ferramentas PM, as equipes não podem ajustar facilmente seus fluxos de trabalho para refletir informações em tempo real, o que significa que qualquer atualização geralmente precisa ser incorporada em fluxos de trabalho manualmente. A gestão de projetos simplesmente não é projetada para o tipo de agilidade que muitas equipes precisam. As ferramentas PM Também não possuem capacidade de rastreamento de ativos, o que significa que não estão alinhadas com o estado ou localização dos ativos físicos — quer isso signifique dispositivos, equipamentos ou pessoal de IoT. Para as equipes operacionais, esta é uma enorme perda, como atualizações e alertas sobre esses ativos (e outras mudanças circunstanciais) informar diretamente a estratégia. Em contraste, as notificações de gerenciamento de projetos são tipicamente limitadas aos próprios estados de tarefa (como tarefas “completadas” ou “atrasadas”).
talvez mais criticamente, poucas equipes usam ferramentas PM para se comunicar-especialmente não em tempo real. Essas plataformas simplesmente não oferecem as características instantâneas e colaborativas que as equipes operacionais precisam. Isso significa que as equipes são forçadas a voltar a e-mails ad-hoc, chats, ou reuniões em pessoa para preencher as lacunas. Sem canais de comunicação construídos em torno de eventos e tarefas, as conversas muitas vezes acontecem fora da plataforma e podem rapidamente se separar do assunto em mãos. Em um sentido semelhante, as ferramentas de PM não são voltadas para o compartilhamento integrado de informações, o que significa que o conhecimento contextual e os dados não estão realmente sendo alavancados para a melhoria de projetos individuais.
o que é Colaboração em fluxo de trabalho?
Colaboração em fluxo de trabalho, é uma nova forma de lidar com fluxos de trabalho dinâmicos, já está fazendo ondas através de organizações. Habilitado por tecnologias emergentes, a mudança estratégica para a colaboração em fluxo de trabalho promete melhorar a forma como as equipes operacionais coordenam, comunicam e entregam. Aqui está como as capacidades chave jogam em cada um desses objetivos:
comunicação: as equipes distribuídas requerem uma ferramenta que pode ajudá-los a se comunicar como se estivessem na mesma sala, discutindo ideias e compartilhando informações. Isto exige canais de comunicação integrados no próprio fluxo de trabalho do projeto. Ao organizar a discussão em torno de Tarefas, ferramentas de colaboração workstream podem criar espaços para conversas contínuas, compartilhadas e persistentes. Estas conversas são reforçadas ainda mais pelas capacidades de chat, voz e vídeo.
coordenação: Uma coordenação eficaz tem tudo a ver com manter todos na mesma página. Todos têm a mesma visão de tarefas e mapas? A equipa está a coordenar-se automaticamente com dados alojados noutras ferramentas? Além disso, alertas acionáveis podem ajudar a manter os membros da equipe relevantes informados sobre as próximas etapas. Uma imagem operacional comum pode garantir que os membros da equipa compreendam a sua localização em relação a outros membros da equipa e aos principais activos, a fim de executar tarefas tão eficientemente quanto possível. Todas estas capacidades ajudam a proporcionar uma consciência situacional e uma abordagem mais contextual da tarefa em questão.
desempenho: desempenho bem sucedido é o resultado de uma boa colaboração, mas é construído a cada passo do caminho. Ao contrário das ferramentas PM que exigem fluxos de trabalho rígidos para manter as equipes no alvo de acordo com os planos estabelecidos, as equipes operacionais precisam de mais flexibilidade. É fundamental que o fluxo de trabalho e as responsabilidades mudem em resposta à informação recebida. Isso capacita as equipes a tomar decisões dinâmicas e garante que elas respondem de forma precisa e eficaz com base em dados em tempo real.Enquanto as ferramentas de PM podem ser uma escolha apropriada para tarefas de rotina, suas características limitadas simplesmente não cortam para as organizações que precisam pivot e se adaptar em tempo real. Muitas empresas precisam responder rapidamente a mudanças fora de seu controle, quer isso signifique mudanças no comportamento do cliente, lentidões em uma cadeia de suprimentos, ou algum tipo de equipamento ou falha do sistema.
usando a colaboração em fluxo de trabalho para melhorar ou substituir a gestão de projectos
Imagine isto: Sua equipe começa a alcançar um objetivo crítico e sensível ao tempo, mesmo que nem todas as peças estão no lugar. A informação continua a ser transmitida, muitas vezes empurrada diretamente para uma ferramenta de Colaboração em fluxo de trabalho a partir de tecnologias integradas GPS ou IoT. As tarefas urgentes aparecem como alertas passíveis de ação que são entregues apenas às partes relevantes. A equipe como um todo goza de maior consciência situacional, o que significa que eles tomam decisões mais informadas — auxiliadas pela fácil comunicação através de canais baseados em tarefas.
as ferramentas de gestão de projectos fornecem uma estrutura clara, tarefas segmentadas e estabelecem expectativas. No entanto, grandes ferramentas de colaboração workstream podem suportar uma variedade de casos de uso e objetivos que são mais adequados para as equipes operacionais ou distribuídas. Embora as ferramentas de gerenciamento de projetos sejam valiosas, elas não são suficientes para garantir o sucesso em uma grande variedade de situações.
no cenário que acabamos de ilustrar, a ferramenta tradicional de gestão de projetos são úteis para o planejamento, verificação de Tarefas como eles são feitos, mas não é apenas onde a execução do processo acontece. Para muitas organizações, é vantajoso para elas integrar as ferramentas de PM atuais ou substituí-las por uma ferramenta de colaboração construída com o propósito. É a ferramenta de colaboração workstream que fornece a visibilidade, flexibilidade e funcionalidade de que a equipe realmente precisa.
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