As 7 regras essenciais de escrever um bom relatório de consultadoria

Como consultor, sua reputação estará sobre a qualidade de seus relatórios. Porque mesmo que você tenha feito um grande trabalho em todos os outros aspectos do projeto, seu cliente acabará por ficar infeliz se você não entregar um excelente relatório.

os relatórios são o único legado tangível do projeto, então você quer que esse legado seja um positivo que fortaleça em vez de diminuir a sua reputação.

de vez em quando eu encontro alguém durante o curso do meu trabalho que diz, “Oh sim, você é o autor do relatório Hackett”. Não podia ter a certeza de quantos “relatórios Hackett” estão lá fora, mas é um número justo. E embora nem sempre tenham mostrado uma organização à sua melhor luz, estou confiante de que estão todos bem escritos e deram valor ao cliente em termos das suas recomendações.

quando passar do emprego para a consultoria, escrever relatórios de projectos do zero não é necessariamente algo que tenha feito antes. E escrever como consultor do setor público é muito diferente de escrever como funcionário do setor público, então você vai precisar deixar de alguns hábitos anteriores.Ao longo dos anos, ouvi muitas histórias de clientes sobre relatórios produzidos por consultores com os quais estavam muito insatisfeitos. O pior cenário foi um cliente que teve de contratar outro consultor para reescrever totalmente um relatório. Não importa quantas vezes eles voltaram para o consultor original para edições,apenas não estava à altura e não poderia ser liberado sem um polimento. Não é preciso muita imaginação para descobrir a probabilidade de o cliente voltar a contratar esse consultor ou encaminhá-los para colegas.Por isso, arriscamo – nos a produzir relatórios pobres em perigo, com as minhas melhores dicas para escrever um relatório de consultoria.As 7 regras essenciais para a elaboração de um relatório de consultoria não “simplesmente acontecem”. Eles são criados com habilidade e cuidado. Aqui estão as sete regras essenciais a que me atenho quando escrevo um relatório de consultoria.

ele fornece respostas para os problemas do cliente

parece tão óbvio, mas o cliente veio até você com um problema para o qual você foi encarregado de encontrar soluções. Já vi demasiados relatórios que esquecem que estes problemas devem ser o foco central. Não desaponte – certifique-se de que seu relatório especifica claramente esses problemas, descreve suas descobertas em relação a esses problemas, e fornece ao seu cliente algumas respostas sensatas.

tem um fluxo lógico

o relatório deve contar uma história e, como todas as boas histórias, precisa fluir logicamente e levar o leitor em uma viagem. Essa jornada começa com o contexto, passa a identificar os problemas, em seguida, fornece suas descobertas e, finalmente, suas soluções recomendadas. .Quando você está escrevendo seu relatório, é fácil esquecer que o cliente é muito improvável de ser o mesmo que a audiência do relatório. Você precisa encontrar uma maneira de falar não só para o seu cliente, mas também para um público mais amplo que pode incluir partes interessadas internas e externas. O truque é não assumir muito ou muito pouco conhecimento quando você está escrevendo.

inclui recomendações concretas

no final do dia, tudo se resume às suas recomendações. O projeto tem tudo a ver com a resolução de um conjunto de problemas para o seu cliente e um relatório sem recomendações ficará definitivamente aquém das suas expectativas.

tem em conta as sensibilidades políticas.Este é um aspecto crítico da redacção de relatórios do sector público. Porque não importa com que sector de governo você trabalha, haverá questões que são altamente emotivas para a comunidade, altamente controversas para o governo e representam riscos potenciais para organizações que prestam serviços no terreno. Você precisa escrever o relatório de uma forma que leve em conta quaisquer problemas desse tipo, a fim de minimizar qualquer risco potencial para o seu cliente.

é sucinto e escrito em inglês simples

se você acabou de vir do setor público para a consultoria, você pode muito bem trazer alguns hábitos de escrita que não vai servi-lo. A linguagem da burocracia e o uso de palavras de Doninha podem prevalecer no governo, mas como consultor, você deve se livrar dessas tendências. Use frases curtas e parágrafos breves. Escreva as coisas simplesmente, como você pode falar, e não se sinta tentado a ser lírico.

ele usa um tom neutro e imparcial

eu sublinho o termo ‘Tom’ aqui. Eu certamente não estou sugerindo que o conteúdo do seu relatório deve ser neutro e imparcial – pelo contrário; você deve, como dizem, “dar conselhos francos e destemidos”. Mas em termos do tom geral do seu relatório, ele deve evitar usar linguagem carregada ou emotiva.

my report structure/template

Many new consultants struggle with how to structure a full consultancy report. Para ajudar com isso, em ordem lógica, aqui estão as seis seções que estão no meu modelo de relatório. Reproduza esta estrutura para o seu próximo relatório, e estará no caminho certo.

• sumário Executivo
• Introdução
• Factual/informações contextuais
• Resultados
• Recomendações
• Anexos

Top dicas para a definição de recomendações

No desenvolvimento de recomendações, você está fazendo uma camada final de análise para descobrir “o que avançar’ para o cliente. As recomendações têm de ser:

• accionável – devem aconselhar o cliente sobre o que fazer – que medidas devem ser tomadas.Recomendações imprecisas ou ambíguas não são úteis; quanto mais específico e detalhado melhor.

Por exemplo, em vez de recomendar:

mecanismos de Governança são melhoradas

Tenta isso:

a gestão de serviços é reforçado por:

• a Entrega anual de indução e formação para todos os membros do conselho de administração
• Revisão da política de contratos públicos em conformidade com os atuais requisitos legais.

o primeiro é apenas vago e não útil-o segundo diz ao cliente exatamente quais ações precisam ser tomadas.

• realizável / realizável – ao moldar recomendações, não alcançar para o céu e recomendar a sua solução ideal final. Porque relatórios que incluem recomendações inatingíveis provavelmente vão sentar-se na prateleira recolhendo poeira. Você trabalhou em organizações, então você entende as complexidades de implementar a mudança. O que é necessário é um processo medido e considerado, por isso certifique-se de que suas recomendações não são pie no céu, mas são realizáveis e realizáveis para o seu cliente.
• Testado com o cliente para aceitabilidade-antes de incluir recomendações em seu relatório, testar as águas com o cliente em primeiro lugar. Discutir possíveis recomendações que surgem desses achados e avaliar o que é provável que funcione para o cliente com base em onde eles estão e o que eles têm energia para. Lembra-te, há sempre mais do que uma maneira de subir a montanha.

conselhos sobre a preparação de resumos executivos

demasiadas vezes, os escritores pensam no Resumo Executivo como um pensamento posterior-apenas um resumo rápido. Mas, como todos sabemos, esta é, em muitos casos, a única parte de um relatório que será lida na íntegra. Então é um componente extremamente importante do relatório, e você precisa gastar tempo moldá-lo para se certificar de que ele passa o teste de ‘se esta é a única seção que uma pessoa sênior lê, ele inclui as mensagens essenciais e informações?Aqui está o meu conselho.:

• certifique – se que o resumo executivo diz uma versão encurtada do todo
• preste atenção ao fluxo lógico-a mesma coisa se aplica aqui quanto ao relatório completo em que o resumo executivo deve ter um fluxo lógico do contexto para o problema para os achados para soluções.
• fornecem apenas os resultados globais. O corpo do seu relatório deve descrever as “provas” para as suas descobertas. Mas no Resumo Executivo, deixe de fora os detalhes e apenas inclua o quadro geral em termos do que você encontrou.
• incluem as recomendações. Se esta é a única seção que alguém lê, você definitivamente quer que eles saibam que ações você tem recomendado para o cliente.

se você trocou emprego do setor público para consultoria do setor público, não apenas presumam que você já tem habilidades de escrever relatórios em mãos. Em vez disso, invista no desenvolvimento dessas competências. Porque a produção de relatórios de baixo Padrão vai prejudicar a sua reputação e potencialmente comprometer o seu sucesso como consultor.