5 Výhod Mít Čistý Stůl Politiku

Jeden z nejjednodušších způsobů, jak se stát v souladu se základními soukromí a bezpečnostní zásady, zvýšit produktivitu, a mít skvěle vypadající kanceláře je realizovat Čistý Stůl Politiky.

politika čistého stolu a jasná politika obrazovky pracují ruku v ruce s ochranou citlivých informací vaší organizace.

co je politika čistého stolu?

zásady čistého stolu stanoví, že všichni zaměstnanci musí na konci každého pracovního dne vyčistit své stoly. To zahrnuje nejen dokumenty a poznámky, ale všechny post-it poznámky, obchodní karty a vyměnitelná média (např.

Po ukliďte si stůl bude pomoci vaší organizaci snížit riziko informací, krádež, podvod, nebo narušení bezpečnosti způsobené citlivé informace, které jsou ponechány bez dozoru, a vidět v očích.

výhody politiky čistého stolu

politika čistého stolu by měla být přijata kvůli četným výhodám, které může poskytnout vaší organizaci.

Ušetřit Čas a Peníze

Podle IDC zprávu, typický zaměstnanec v organizaci stráví 2,5 hodiny denně hledáním informací. Za předpokladu, že znalosti pracovníků ve vaší organizaci vydělat $80,000 za rok, 1000-osoba, organizace ztrácí přibližně $2,5 milionu dolarů ročně, z neschopnosti najít a získat informace.

politika čistého stolu povzbudí zaměstnance k používání digitálních verzí dokumentů, což výrazně sníží náklady vaší organizace na údržbu papíru, inkoustového toneru a tiskárny.

udělejte dobrý dojem

kdo ví, kdo a kdy někdo navštíví vaši kancelář? Čisté a uklizené pracovní plochy dělá vaše organizace vypadat efektivní a reprezentativní pro každého, kdo se rozhodne navštívit, včetně auditorů!

snadná shoda s ISO

politika čistého stolu je nejen v souladu s normou ISO 27001/17799, ale také v souladu se základními zásadami ochrany osobních údajů.

Kanadská federální legislativa na ochranu soukromí PIPEDA vyžaduje, aby kanadské organizace chránily osobní údaje. Zákon o ochraně osobních údajů ve Velké Británii vyžaduje, aby organizace ve Velké Británii zajistily bezpečnost Osobních údajů.

odrazuje zvědavé oči

zaměstnanci obvykle nechávají citlivé informace na svém stole.

Post-it poznámky jsou obvykle nejhorším viníkem, obsahující jména, telefonní čísla a dokonce i uživatelská jména a hesla viditelná v prostém pohledu. Tyto návyky povzbuzují nepoctivé zaměstnance, úklidové čety a pracovníky údržby, aby si prohlíželi informace, ke kterým by neměli mít přístup.

snižte stres

místo pro všechno a všechno na svém místě. Když jsou vaši zaměstnanci organizováni, mohou trávit více času soustředěním na práci, než aby se cítili stresovaní, protože nemohou najít zprávu splatnou v příštích 10 minutách.

implementace politiky čistého stolu

jste přesvědčeni, že vaše organizace potřebuje politiku čistého stolu. Skvělé! Zde je několik kroků, které vám pomohou implementovat zásady.

dejte to písemně

politika čistého stolu by měla být písemná a sdělena všem zaměstnancům, zejména během úvodního a opakovacího školení. Důsledky nedodržení by měly být vážné, ale praktické, zejména pokud vaše organizace pracuje s velmi citlivými informacemi. Nechte všechny zaměstnance podepsat dokument ke schválení.

nejste si jisti, kde začít? Vytvořili jsme bezplatnou šablonu zásad clean desk, kterou můžete upravovat a používat ve svém podnikání. Můžete také šířit slovo pomocí našeho bezplatného plakátu.

přidejte Připomenutí k e-mailovým podpisům

pravděpodobně jste to viděli pod mnoha podpisy e-mailů: před tiskem tohoto e-mailu prosím zvažte prostředí. Pokud vaše organizace používá standardizované e-mailové podpisy, zvažte přidání této upomínky na dno.

uzamykatelné úložiště

nemůžete implementovat politiku čistého stolu, pokud nemáte kam pro zaměstnance umístit své dokumenty. Zvažte nákup malých uzamykatelných úložných boxů pro zaměstnance, které se vejdou pod jejich stůl.

podporovat elektronické dokumenty

nechte zaměstnance pracovat s elektronickými dokumenty, kdykoli je to možné. Bez nutnosti tisku a práce s fyzickými papíry budou mít vaši zaměstnanci vždy jasný stůl, kdykoli se odhlásí ze svých počítačů.

Zbavte se dokumentů bezpečně

vaši zaměstnanci by nikdy neměli házet žádné pracovní dokumenty do koše na odpad. Jakmile odpad opustí dveře vaší společnosti, stane se veřejným majetkem. Nic nemůže zničit vaši organizaci rychleji než neopatrní zaměstnanci, kteří házejí citlivé informace do koše na odpad. Vaše organizace nechce být na přední straně novin pro odhalení citlivých informací.

implementujte zásady zničení dokumentů, abyste zajistili bezpečné likvidaci všech dokumentů.

provádějte rutinní zálohy

pokud odrazujete zaměstnance od používání fyzických dokumentů, ujistěte se, že vaše organizace má spolehlivou rutinu zálohování. Zaměstnanci musí vědět, že jejich dokumenty budou v bezpečí v případě ztráty napájení nebo havárie pevného disku.

vynucování politiky čistého stolu

implementace politiky čistého stolu a nonšalantní přístup k vymáhání způsobí, že vaše politika bude zbytečná.

náhodné kontroly

nechte někoho provádět náhodné týdenní kontroly, případně na konci pracovního dne. Všechny dokumenty, poznámky, post-its, nebo jakékoli jiné dokumenty obsahující citlivé informace by měly být okamžitě skartovány. Vyměnitelná média, jako jsou disky CD, diskety nebo paměťové karty, mohou být dočasně zabavena.

hledáte kontrolní seznam auditu? Podívejte se na náš bezplatný kontrolní seznam auditu zásad clean desk.

podpora vyššího managementu

politika čistého stolu je třeba brát vážně-zejména se všemi úrovněmi řízení. Pokud vaši zaměstnanci vidí, že vyšší vedení nemusí dodržovat zásady, brzy ztratí víru.

skutečnost, že vyšší vedení obvykle zpracovává citlivější dokumenty, by měla posílit potřebu politiky čistého stolu pro všechny zaměstnance bez ohledu na jejich postavení v Organizaci.