7 základních pravidel psaní dobré poradenství zpráva

Jako konzultant, vaše pověst bude spočívat na kvalitu vašich zpráv. Protože i když jste odvedli skvělou práci v každém jiném aspektu projektu, váš klient bude nakonec nešťastný, pokud nedodáte vynikající zprávu.

zprávy jsou jediným hmatatelným dědictvím projektu, takže chcete, aby toto dědictví bylo pozitivní, které posiluje spíše než snižuje vaši pověst.

každou chvíli potkám v průběhu své práce někoho, kdo říká: „Ach ano, jste autorem Hackettovy zprávy“. Nemohl jsem si být jistý, kolik „Hackett reports“ je venku, ale je to spravedlivé číslo. A zatímco oni ne vždy zobrazeno organizace v jeho nejlepším světle, jsem si jistý, že všichni jsou dobře napsané a dodali hodnotu pro klienta z hlediska jejich doporučení.

při přechodu ze zaměstnání na poradenství není psaní zpráv o projektu od nuly nutně něco, co jste dříve udělali. A psaní jako konzultant ve veřejném sektoru se velmi liší od psaní jako zaměstnanec ve veřejném sektoru, takže budete muset opustit některé předchozí návyky.

v průběhu let jsem slyšel mnoho příběhů od klientů o zprávách konzultantů, s nimiž byli velmi nespokojeni. Nejhorší scénář byl klient, který musel zapojit jiného konzultanta, aby úplně přepracoval zprávu. Bez ohledu na to, kolikrát se vrátili k původnímu konzultantovi pro úpravy, prostě to nebylo na škrábnutí a nemohlo být vydáno bez lesku. Netrvá to moc fantazie přijít na to, jak pravděpodobné by bylo, že by klient znovu zapojil tohoto konzultanta nebo je odkázal kolegům.

takže riskujte výrobu špatných zpráv na vaše nebezpečí-zdokonalte své dovednosti pomocí mých nejlepších tipů pro psaní poradenské zprávy.

7 základních pravidel psaní poradenské zprávy

dobré zprávy se „nestávají“. Jsou vytvořeny s dovedností a péčí. Zde je sedm základních pravidel, kterých se držím při psaní poradenské zprávy.

poskytuje odpovědi na problémy klienta

se zdá být tak zřejmé, ale klient k vám přišel s problémem, který jste měli za úkol najít řešení. Viděl jsem příliš mnoho zpráv, které zapomínají, že tyto problémy by měly být ústředním tématem. Nezklamte-ujistěte se, že vaše zpráva jasně specifikuje tyto problémy, nastiňuje vaše zjištění v souvislosti s těmito problémy a poskytuje vašemu klientovi několik rozumných odpovědí.

má logický tok

zpráva by měla vyprávět příběh a stejně jako všechny dobré příběhy musí logicky plynout a vzít čtenáře na cestu. Tato cesta začíná kontextem, pokračuje v identifikaci problémů, poté poskytuje vaše zjištění a nakonec doporučená řešení. .

mluví k zamýšlenému publiku zprávy

když píšete zprávu, je snadné zapomenout, že klient je velmi nepravděpodobné, že bude stejný jako publikum zprávy. Musíte najít způsob, jak mluvit nejen se svým klientem,ale také širšímu publiku, které může zahrnovat interní a externí zúčastněné strany. Trik spočívá v tom, že při psaní nepředpokládáte příliš mnoho nebo příliš málo znalostí.

obsahuje konkrétní doporučení

na konci dne to všechno přijde na vaše doporučení. Celý projekt byl o řešení řady problémů pro vašeho klienta a zpráva bez doporučení určitě nedosáhne jejich očekávání.

zohledňuje politickou citlivost.

toto je kritický aspekt psaní zpráv ve veřejném sektoru. Protože bez ohledu na to, co sektor vládních práci s tam budou otázky, které jsou velmi emotivní pro společenství, vysoce sporné pro vládu a představovat potenciální rizika pro organizace poskytující služby na zemi. Zprávu musíte napsat způsobem, který zohlední jakékoli takové problémy, aby se minimalizovalo potenciální riziko pro vašeho klienta.

je to stručné a psané v prosté angličtině

pokud jste právě přišli z veřejného sektoru do poradenství, můžete si přinést nějaké psací návyky, které vám nebudou sloužit. Jazyk byrokracie a používání lasicových slov může ve vládě převládat, ale jako konzultant byste se měli těchto tendencí zbavit. Použijte krátké věty a krátké odstavce. Napište věci jednoduše, jak byste to mohli říct, a nenechte se v pokušení voskovat lyricky.

používá neutrální a nezaujatý tón

zde zdůrazňuji termín „tón“. Rozhodně nenavrhuji, aby obsah vaší zprávy byl neutrální a nezaujatý – naopak; měli byste, jak se říká, „poskytovat upřímné a nebojácné rady“. Ale pokud jde o celkový tón vaší zprávy, musí se vyhnout používání naloženého nebo emotivního jazyka.

struktura/šablona mé zprávy

mnoho nových konzultantů bojuje s tím, jak strukturovat úplnou poradenskou zprávu. Chcete-li s tím pomoci, v logickém pořadí, zde je šest sekcí, které jsou v mé šabloně sestavy. Zopakujte tuto strukturu pro další zprávu a budete na správné cestě.

• shrnutí
• Úvod a pozadí
• Věcné/kontextuální informace,
• Zjištění
• Doporučení
• Dodatky

Top tipy pro formování doporučení

V rozvojových doporučení, děláte finální vrstva analýzy zjistit, ‚co dál‘ pro klienta. Doporučení musí být:

• žalovatelné – musí klientovi poradit – co má dělat-jaké kroky je třeba podniknout.
• konkrétní-vágní nebo nejednoznačná doporučení nejsou užitečná; čím konkrétnější a podrobnější, tím lépe.

například, místo toho navrhuje:

mechanismy Řízení jsou lepší

místo toho Zkus tohle:

Správa služby je posílena:

• Přináší roční indukce a školení pro všechny členy představenstva
• Revize politiky zadávání veřejných zakázek v souladu s aktuální legislativní požadavky.

první je jen vágní a není užitečné – druhý říká klientovi, přesně, jaké kroky je třeba přijmout.

• dosažitelné – proveditelné – při tvarování doporučení nesahejte po obloze a doporučte své dokonalé ideální řešení. Protože zprávy, které obsahují nedosažitelná doporučení, budou velmi pravděpodobně sedět na polici, která shromažďuje prach. Pracoval jste v organizacích, takže chápete složitost provádění změn. Vyžaduje se měřený a zvážený proces, takže se ujistěte, že vaše doporučení nejsou koláč na obloze, ale jsou dosažitelná a proveditelná pro vašeho klienta.
• Testováno s klientem na přijatelnost-než do zprávy zahrnete doporučení, nejprve otestujte vody s klientem. Diskutujte o možných doporučeních, která vyplývají z těchto zjištění, a zjistěte, co bude pro klienta pravděpodobně fungovat na základě toho, kde jsou a na co mají energii. Pamatujte, že na horu je vždy více než jedna cesta.

Radu o přípravě Shrnutí

Příliš často, spisovatelé, že Shrnutí jako nápad – jen rychlé shrnutí. Ale jak všichni víme, v mnoha případech je to jediná část zprávy, která bude přečtena v plném rozsahu. Tak to je velmi důležitou součástí zprávy, a budete muset trávit čas formování, jestli to projde testem‘, pokud je to jediná sekce, senior člověk čte, má to zahrnovat základní klíčové zprávy a informace?‘

zde je moje rada:

• ujistěte Se, že Shrnutí vypráví zkrácená verze
• Dávejte pozor na logický tok – totéž platí pro celou zprávu v tom, že Shrnutí musí mít logický tok z kontextu problému, na zjištění řešení.
• poskytují pouze zastřešující zjištění. Tělo vaší zprávy by mělo nastínit „důkazy“ pro vaše zjištění. Ale v souhrnu, vynechat detail a jen zahrnout velký obrázek, pokud jde o to, co jste našli.
• uveďte doporučení. Pokud je to jediná část, kterou někdo čte, určitě chcete, aby věděli, jaké akce jste klientovi doporučili.

pokud jste vyměnili zaměstnání ve veřejném sektoru za poradenství ve veřejném sektoru, nepředpokládejte, že již máte v ruce dovednosti psaní zpráv. Místo toho investujte do rozvoje těchto dovedností. Protože vytváření nestandardních zpráv poškodí vaši pověst a potenciálně ohrozí váš úspěch konzultanta.