Když jsem pracoval v oboru, jeden z největších stížností jsem dostal od klientů byl, že bezpečnostní důstojník zprávy byly vždy špatné kvality. Ať už se jedná o zaměstnance hodinové směny nebo dozorce, musí být zprávy o incidentech čitelné, snadno srozumitelné a v případě potřeby použitelné jako právní dokument u soudu. S využitím bezpečnostní důstojník zpráva software může pomoci s reporting, nicméně písemné komunikační dovednosti jsou stále potřeba.
bylo by snadné si myslet, že každý, kdo pracuje v takových sdělení orientované pole by vědět, jak psát čitelné a seriózní zprávy. Bohužel, i při neustálém tlaku ze strany klientů, mnozí ne. někteří úředníci ani nevědí, jak hláskovat nebo používat dobrou gramatiku, i když absolvovali střední školu nebo navštěvovali vysokou školu.
nepovažuji se za „odborníka“ na téma efektivního psaní zpráv pro bezpečnostní průmysl. S gymnáziem na střední škole jsem si moc dobře nevedl a za těch 36 let jsem se naučil jen o něco víc. Nicméně, vím, jak psát bezpečnostní zprávy, které vám pomohou udržet vás, vaši důstojníci, a vaše společnost z problémů.
jazyk
nepište pomocí podrobného nebo květinového jazyka; toto není jazyková třída na vysoké škole. Napište svou zprávu, jako byste řekli příteli, co se stalo. Buďte konverzační. Použijte co nejvíce přímých nabídek, jak můžete.
a nevyhýbejte se používání sprostého jazyka, pokud ho používá někdo jiný a je to nezbytné pro zprávu. S * * * nebo B * * * * * * t.
nakonec buďte co nejstručnější. Vaši zákazníci jsou zaneprázdněni, kteří nechtějí trávit více času čtením zpráv, než musí.
Zkratky
Hláskovat nějaké zkrácená slova v plném poprvé nás je, se zkratkou hned za ní v závorkách. Od té doby stačí použít zkratku. Například “ bezpečnostní důstojník (S/O) Stevens a policista (P/O) Roberts se připojili k S/O Junie.“
to šetří čas a prostor bez zbytečného zmatku pro klienta.
časová razítka
ve všech případech zaznamenávejte časy, kdy se informace dozvíte, nikoli vaše odhady, kdy se něco mohlo stát. I když by to bylo hezké, nejsme schopni vidět v čase.
Udržujte zprávu v chronologickém pořadí, protože znáte podrobnosti. Jinými slovy, napište zprávu s podrobnostmi, jak se je důstojník učí. Pokud dojde k boji v 0400, ale důstojník se o tom dozví až v 0600, začne hlášení v 0600.
vždy, pokud není nařízeno jinak, použijte vojenský čas při psaní bezpečnostních zpráv. To pomáhá vyhnout se a eliminovat zmatek, pokud jde o časový rámec.
pokud máte k dispozici nástroje pro použití konkrétních časových razítek, udělejte svou časovou osu co nejkonkrétnější. Pokud tomu tak není, použijte slovo přibližně, abyste byli chráněni před otázkami přesnosti zpráv.
Styl
všechny zprávy by měly být psány hlasem 3. osoby. Použití pohledu 3. osoby sníží zmatek nad tím, kdo co udělal, kde, a kdy. Pokud máte zapojeno více důstojníků, určitě to pomůže udržet linii příběhu rovnou.
napište zprávu podle aktuálních obchodních pokynů. Poraďte se s klientem a zjistěte, jaké formátování preferují. Dokud to nezpůsobí příliš mnoho bolesti hlavy, je vždy nejlepší prezentovat informace jakýmkoli způsobem, který klient považuje za nejužitečnější.
gramatika, pravopis a interpunkce by měly být pečlivě sledovány. Špatná gramatika přiměje klienty zpochybňovat vaši inteligenci. Vždy byste měli mít po ruce slovník. Bezpapírové hlášení incidentů software má často pravopisu a gramatiky dáma vestavěné, a existuje spousta aplikací a webových stránek tam, které vám pomohou zlepšit.
dokončení sestavy
vyplňte formulář sestavy úplně. Nenechávejte žádné mezery nevyplněné. Pokud máte po dokončení prázdná místa, umístěte přes ně něco jako N/A nebo A X. Díky tomu forma vypadá formálnější a úplnější, a brání tomu, aby někdo jiný psal věci v těchto prostorech.
je to všechno o zákazníkovi
tyto výše uvedené pokyny jsou právě to, Pokyny. Všude, kde jde důstojník, musí být formát trochu jiný. V bezpečnostním průmyslu, jak klient chce své zprávy, je způsob, jakým je budete psát. To zahrnuje nejen formátování, ale také informace, které jsou zahrnuty a zvýrazněny.
přesto se tyto tipy vztahují na téměř všechny bezpečnostní zprávy. Pamatovat si je, a budete moci vytvořit kompletní bezpečnostní zpráva, že je klient šťastný, dává jim všechny informace, které potřebují, a může stát až u soudu.
