ERP implementace plánu: konečná 7 krok metodiky

plánujete implementaci ERP.

víte, že implementace ERP může být náročný proces.

víte, – díky četné upomínky – že selhání implementace ERP je běžné, a že pro tento projekt, budete muset udělat hodně plánování.

první věc je první…

jaký je proces implementace ERP?

proces implementace ERP zahrnuje instalaci softwaru, přenos všech vašich dat, finančních i transakčních dat, mapování procesů a školení uživatelů, aby software skutečně používali. Tento proces určí, zda je implementace ERP úspěšná nebo neúspěšná.

takže, kde začneme?

vytvořili jsme tuto příručku, která vám pomůže přijít na to všechno. Balíčky s radami v reálném světě, odborné tipy, a rychlé členění krok za krokem, pokryjeme:

• Vytvoření účinného plánu řízení změn (a kdo by měl být pomoci vám realizovat to)
• Skryté náklady na implementaci ERP, a jak se počasí je
• Bude žít, a jak hodnotit úspěšnost svého projektu

To nebude (bohužel) implementovat ERP pro vás. Poskytne Vám však informace, zdroje a šablony, abyste získali důkladné pochopení procesu implementace a zvýšili svou šanci na úspěšný projekt.

a není to skoro tak dobré?

fáze naší metodiky implementace ERP

1. Sestavte svůj projektový tým ERP

2. Jak vytvořit plán řízení změn ERP

3. Odhad vašeho rozpočtu na implementaci ERP

4. Spuštění migrace dat

5. Školení uživatelů k používání vašeho ERP

6. Co dělat během vašeho ERP go-live

7. Vyhodnocení, zda byl váš projekt ERP úspěšný

1. Spojte projektový tým

pěkně popořádku: bude to docela mizerné plánovat to na vlastní pěst. Vytvoření efektivního a specializovaného implementačního týmu ERP Vám usnadní práci.

Chcete-li začít, budete potřebovat následující „základní“ členy.

• projektový manažer: vedoucí. Pravděpodobně ty.
• aplikační analytik: odpovědný za migraci dat a čištění
• vývojář aplikací: odpovědný za přizpůsobení systému
• QA testovací inženýr: heads up systém testování a výkon úsilí

Ještě aby zajistili, že vaše provádění půjde tak hladce, jak je to možné ve všech odděleních (a, aby se zabránilo celou pracovní sílu psát vaše pečlivě připravené plány jako ‚TO nám říká, co dělat‘), budete potřebovat několik dalších lidí.

To bude do značné míry záviset na tom, kdo váš klíč zainteresovaných subjektů – a vzhledem k povaze ERP nich bude společnost od společnosti lišit v závislosti na tom, jaké funkce jste se provádí.

zde je několik příkladů zúčastněných stran, které byste měli zahrnout při implementaci různých funkcí:

Mám si najmout konzultanta pro implementaci ERP?

krátká odpověď: Ano, Pokud nemáte vlastní odborné znalosti a můžete si to dovolit. Zkušený implementační konzultant to všechno viděl dříve a může obejít problémy dříve, než nastanou.

je možné úspěšně realizovat, aniž by jeden ale nezoufejte, pokud váš rozpočet nemůže natáhnout na to, nebo vaše účetní oddělení jsou notoricky lakomý.

2. Vytvořte plán řízení změn implementace

existují dvě strany.

nejprve budete chtít naplánovat implementaci ERP v krocích a delegovat je napříč implementačním týmem v závislosti na odborných znalostech.

máme zde podrobný plán implementace ERP šablony – i když můžete použít níže uvedený kontrolní seznam, abyste získali přehled o tom, co je třeba udělat rychle. Než se pustíte do implementace, měli byste mít připravené plány pro:

• Prognózování náklady na realizaci a vypracování rozpočtu
• Vytvoření implementace ERP plán
• Migrace dat do nového systému,
• Školení ERP uživatelská základna
• Testování ERP a bude žít
• On-the-denní go-live činnosti
• Hodnocení úspěšnosti projektu

Nástroje, jako Trello, Google Sheets a Wrike jsou vynikající pro spolupráci na projektech jako je implementace ERP – procházet a vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vaší společnosti projektový styl řízení.

tento podrobný průvodce jde do každé fáze procesu implementace ERP ve velké hloubce

za druhé, budete muset naplánovat způsoby, jak udržet společnost na straně během implementace. Změna vždy přináší určitý stupeň narušení, ale to může být minimalizováno tím, že:

• Jasná komunikace očekávané narušení
• což Umožňuje dostatek času pro školení uživatelů
• Užívání klíčových zúčastněných stran v úvahu potřeby (jste na půli cesty tam už s tím, že součástí zástupci projektového týmu)

3. Prognóza nákladů na implementaci ERP a návrh rozpočtu

kolik stojí implementace ERP?

to je zlatá otázka. Kdyby to bylo snadné odpovědět, tam by bylo mnohem méně overbudget implementací ERP a daleko více lidí k dobrovolnictví projektu je spravovat.

podle nedávné analýzy Softwarethinktank:

• 35% implementace ERP bylo přes rozpočet 0%-25%
• 15% byly přes rozpočet 26%-50%
• 6% byly oproti rozpočtu o více než 50%

To naznačuje, že, celkově, více než polovina z implementací ERP spustit přes rozpočet. Netřeba dodávat, že rozpočtování je minové pole a budete muset být velmi opatrní.

přesto existují určité náklady, které je možné definovat. Dobrým výchozím bodem je předpokládat, že náklady na implementaci ERP budou vyžadovat minimálně 1% ročního hrubého příjmu podniku.

pak Byste měli zahrnout všechny tyto faktory v implementaci rozpočtu, aby se vyhnul hit skryté náklady:

• Hardware/síťové aktualizace: tyto budou mnohem vyšší, pokud jste provádění on-premise systém
• Zaměstnanci příplatek za práci přesčas: důležité mít na paměti – „neměli jsme rozpočet za práci přesčas, omlouvám se,“ není linka, která bude jít dolů se svým týmem
• Dodavatele školení, přizpůsobení a poplatky za poradenství: pokud máte štěstí, váš prodejce může mít zahrnuty v původní software cena, ale rozhodně to není dáno. Vždy zkontrolujte
• zálohování a ukládání dat: ty jsou často spojeny s náklady na cloud ERP – ale znovu-vždy zkontrolujte.

Co můžete očekávat, že zaplatí za ERP se bude lišit v závislosti na mnoha faktorech od velikosti podniku, požadavky, a počet uživatelů, ale 2019 Software Cestě zprávu, v poslední době zjištěno, že v průměru vynakládají o 7.200 dolarů v průměru za každého uživatele systému.

Tip: Pro nejvíce přesné výsledky, měli byste také rozpočet na ztrátu produktivity – protože bez ohledu na to, jak moc se snažíš, nebudete být v provozu na maximální účinnost po dobu trvání realizace.

4. Začněte migrovat data

tak to začíná.

naplánovali jste co nejvíce. Nyní je čas se pustit do skutečného procesu přesunu vaší společnosti na nový ERP.

migrace dat je prvním krokem-pokud to uděláte správně, vybudujete pevný základ, na kterém budete pokračovat v implementačním úsilí. Udělej to špatně a věci se mohou začít rozpadat.

váš aplikační analytik by měl vést toto úsilí, protože je to jejich specialita. Být připraven pomáhat jim v:

• čištění Dat a ověřování
• nastavení Databáze
• Mapování legacy data do nové databáze pole
• přenos Dat na nový systém
• Testování a ověřování starších údajů
• Testování a ověřování nových datových vstupů

5. Začněte trénovat svou uživatelskou základnu ERP

přijetí uživatele je klíčem k úspěchu vašeho projektu implementace ERP a pro dosažení tohoto cíle je nezbytný vhodný plán školení uživatelů.

existují různé způsoby školení vaší pracovní síly; ale většina tréninkových metod lze rozdělit na metody „osobně“ a „e-learning“:

shrnutí výhody a nevýhody in-osoba a e-learning školení metodik

bez Ohledu na to, která metoda školení vyhovuje vaší pracovní síly nejlepší, čtyři rysy všech úspěšných vzdělávacích programů patří:

• Role-based trénink zefektivnit proces a udržet čas-chudí zaměstnanci na straně.
• Příležitosti pro stážisty nabídnout zpětnou vazbu (a pro realizační tým působit na to,
• Jasné komunikační kanály s podporou dodavatele týmů

Tip: identifikovat slibné, tech-důvtipný zaměstnanci trénovat jako ERP s oprávněním superuser. Poté se mohou vypořádat s problémy uživatelů na nízké úrovni, což vám umožní soustředit se na daný úkol.

pro dosažení nejlepších výsledků, proč nezkusit gamifying části svého tréninkového plánu? Ve studii TalentLMS, 89% dotazovaných uvedlo, že bod založený systém by podpořila jejich zapojení, zatímco 62% uvedlo, že žebříčky a možnost soutěžit s kolegy by motivovat je k učení. Využijte to ve svůj prospěch.

Malé výhody pro každého, kdo dokončí školení úkoly na čas (jídlo zdarma, další hodina na oběd), a ty větší (peněžní bonus, další den je PTO) pro špičkových interpretů bude poutavé školení, které trochu více atraktivní pro zaneprázdněné zaměstnance.

6. Naplánujte a zahajte své aktivity go-live

to je ono. Tvůj Velký Den.

pokud jste si mysleli, že svatba vyžaduje hodně náročného pokročilého plánování,budete nepříjemně překvapeni fází implementace ERP „go-live“.

mezi věci, které je třeba naplánovat, patří:

• Systém testování (pre – a post-go-live)
• personální plánování, včetně požadované přesčas nebo dočasných zaměstnanců
• Určení metrik pro hodnocení projektu
• Vytvoření komunikační strategie pro systém prostoje
• Síť rychlost a spolehlivost kontroly
• zálohování Dat procesů

Komunikace je klíčem je zde, oba se svým týmem a s širší pracovní síly. Musíte být jasné, na co kdo dělá, když očekáváte, že to udělal, a jaký druh prostoje hodin

Pro více o go-live fázi své implementace ERP, viz:

• Pět aspektů plánování úspěšné ERP go-live

7. Vyhodnoťte úspěch vašeho projektu implementace ERP

začněte těmito jednoduchými otázkami:

• zkrachovala vaše společnost?
• žalují vašeho dodavatele ERP za porušení smlouvy?
• podařilo se vám udržet projekt někde blízko rozpočtu?

pokud ano, pravděpodobně jste neudělali strašně. Plácni si.

Chcete-li získat trochu více podrobností o věcech, měli byste použít kombinaci následujících metrik:

• návratnost investic. Viděli jste návratnost peněz, které jste utratili za svůj ERP?
• snížení lidské chyby: dobře implementovaný ERP by měl snížit chyby dat v důsledku automatizace procesů. Pokud váš tréninkový plán fungoval, měli by zaměstnanci maximálně využít těchto funkcí
• zvýšení úrovně produktivity: to mluví samo za sebe. Dosáhl ERP přesně toho,co si stanovil?
• zvýšení spokojenosti klientů: zvýšily se doby obratu? Zpracováváte objednávky rychleji?

tato příručka pro výpočet návratnosti investic ERP vám pomůže posoudit, jak úspěšný byl váš implementační projekt