PMIS

Abstrakt

Softwarové aplikace jsou považovány za nepostradatelnou položku v projektu manažerský informační systém. Všechny hlavní aplikace poskytují standardní a přizpůsobitelné procesní nástroje, které jsou široce rozmístěny po celém světě. V tomto článku prezentujeme výsledky studie provedené za účelem posouzení účinnosti softwarových aplikací při řízení stále složitějších projektů.

během této studie byla skupina 100 projektových manažerů z regionu EMEA dotázána na své zkušenosti s používáním softwarových aplikací pro správu svých projektů. Projektoví manažeři byli požádáni, aby ohodnotili nástroje a funkce, které považují za nejužitečnější, a uvedli nedostatky systémů, které použili. Byli také požádáni, aby poskytli seznam přání funkcí nebo procesních nástrojů, které by rádi viděli přidané do systémů dostupných na trhu.

tento článek uvádí 10 nejlepších široce používaných funkcí, 10 nejlepších nedostatků a 10 nejlepších položek v seznamu přání.

Úvod

PMBOK® Guide – 5. Vydání definuje Řízení Projektu Informačního Systému (PMIS) jako:

zatímco každá implementace PMI se liší od ostatních z hlediska rozsahu, designu a funkcí, softwarové aplikace jsou považovány za nepostradatelnou součást každé implementace. Optimální využití PMI do značné míry závisí na způsobu, jakým jsou kritické informace zpřístupněny všem zúčastněným stranám a na úrovni automatizace procesů. Mnoho projektových manažerů se obává účinnosti svých PMI, částečně kvůli nesprávně nakonfigurovanému softwaru a také kvůli obavám o návratnost investic. Účelem této studie je prozkoumat a zprávy vnímání projektových manažerů o softwarových aplikací, které tvoří nedílnou součást jejich implementací PMIS.

Aktuální PMIS Krajiny

Organizací po celém světě jsou stále více spoléhají na softwarové aplikace pro automatizaci procesů projektového řízení. Velký důraz je také kladen na zlepšení přesnosti dat, na základě kterých jsou generovány klíčové ukazatele výkonnosti a zprávy. Hlavní odpovědnosti za řízení projektů, jako je udržování různých registrů a dokumentace získaných poznatků, je mnohem snazší splnit nasazením vhodné aplikace. Následující oddíly poskytují přehled o současné krajině PMI konkrétně v regionu EMEA.

Hlavní Hráči

software pro řízení projektů, trhu v regionu EMEA, je charakteristická silná konkurence mezi Microsoft, Oracle, Meridian, Autodesk, Aconex, RIB Software, Porada a pár dalších. Zatímco některé organizace stále spoléhají na tabulkové aplikace a základní elektronické kalendáře, většina organizací investovala do robustnějších aplikací, aby zefektivnila procesy řízení projektů. Stále rostoucí počet ikonických projektů, jako je Burj Khalifa, nejvyšší budova na světě, jsou prezentovány v Případových studiích společností, jejichž řešení byla na těchto projektech použita.

Zatímco některé softwarové firmy nabízejí jediné aplikace spravovat různé aspekty projektů, jiné poskytují sadu specializovaných aplikací, které se vzájemně doplňují a mohou také být integrovány s další implementací ERP.

Průmysl Specifické Systémy

Zatímco některé z řízení projektů softwarové aplikace jsou vhodné pro všechna odvětví průmyslu, jiné obsahují šablony a vlastnosti vhodné pro specifické typy projektů. Stanovení cen a provozní náklady také hrají roli při omezování používání určitých aplikací na určitá průmyslová odvětví. Hlavní průmyslová odvětví a aplikace v nich populární jsou uvedeny v exponátu 1.

exponát 1-hlavní průmyslová odvětví a aplikace.

Metodika Specifické Systémy

Mnoho organizací v regionu EMEA se vyvíjí jejich metodik na základě PMI normy. V některých odvětvích je PRINCE 2 také populární zejména v některých částech Evropy. V nedávném trendu začal rostoucí počet organizací také experimentovat s agilními metodikami, jako jsou Scrum, Lean a Kanban. Bylo zjištěno, že některé softwarové nástroje nejsou vhodné pro agilní postupy, zatímco jiné nejsou vhodné pro rozsáhlejší metodiky. Exponát 2 vyjmenovává běžné nástroje používané s populárními metodikami.

vykazují 2-Nástroje pro specifické metodiky.

Obavy o Softwarové Aplikace

i Když existuje shoda mezi manažery projektu, že efektivní PMIS je zásadní pro splnění svých cílů projektu, mnoho obavy jsou zvýšeny o účinnosti softwarových aplikací, které jsou nasazeny k provedení PMIS. Následující části popisují projevy těchto obav, které následně vedou k nespokojenosti.

ROI Vnímání

cenovka a provozní náklady na údržbu specializovaný software pro řízení projektů jsou často citován jako hlavní znepokojení tím, že mnoho projektových manažerů. Výběr konkrétní aplikace je poměrně často diktován vlastníky projektu, zatímco účty platí dodavatelé. Projektoví manažeři zaměstnaní dodavateli často zpochybňují návratnost investic za nasazení drahé softwarové aplikace.

režijní náklady správy

infrastruktura a zdroje potřebné k údržbě softwarových aplikací také způsobují obavy. V závislosti na velikosti a rozsahu projektu vyžadují vlastní hostované aplikace specializovaná zařízení a skříně, které nafouknou režijní náklady z hlediska financí, pracovní síly a úsilí.

Učení

čas a úsilí potřebné naučit se složitosti specializovaných softwarových aplikací také faktor mezi často obavy vznesené projektových manažerů. A PMIS, že klade větší důraz na automatizaci, pomocí softwaru, bude následně vyžadovat, že řízení projektu členy týmu a mnoho členy projektového týmu jsou vyškoleni v používání softwaru.

navrhovaná studie

tato studie byla provedena za účelem prozkoumání a zprávy o vnímání projektových manažerů v regionu EMEA. Cílem této studie je dosažení následujících cílů:

• porozumět spokojenosti projektových manažerů se současnými softwarovými systémy.
• pochopte relativní význam společných funkcí a nástrojů.
  • to umožní majitelům projektů vybrat vhodné nástroje na základě vstupů od projektových manažerů.
  • to také pomůže softwarovým společnostem plánovat upgrady produktů a přidávat nebo odebírat funkce.
  • to také pomůže projektovým manažerům při přípravě účinných vzdělávacích programů s cílem minimalizovat křivku učení.
• pochopte nedostatky softwarových aplikací.
  • to pomůže softwarovým společnostem plánovat upgrady zaměřené na zvýšení spokojenosti zákazníků.
• pochopte seznam přání projektových manažerů, kteří doufají, že zvýší účinnost svých implementací PMI.
  • to pomůže softwarovým společnostem naplánovat upgrady a přidat vhodné funkce.
• vzdělávat projektové manažery o možnostech a omezeních softwarových aplikací.
  • to pomůže projektovým manažerům a PMO při optimalizaci úrovně automatizace.

Metodika

Tato studie byla provedena pomocí průzkumu, v němž 100 respondenti byli vybráni z celého regionu EMEA, zajistit zastoupení všech regionech a odvětvích průmyslu. Respondenti dostali seznam společných rysů a nástroje nalezené ve většině řízení projektů softwarové aplikace, a byli požádáni, aby seznam na základě relativní důležitosti položek. Každý respondent byl požádán, aby vybral nejčastěji používané funkce nebo nástroje a také ty, které se používají nejméně často. Respondenti byli také požádáni, aby seznam nedostatků v jejich vlastních softwarových aplikací, stejně jako poskytnout seznam přání funkce nebo nástroje, které mohou usnadnit efektivní využití jejich PMIS. Respondenti byli také požádáni, aby uvedli svou úroveň spokojenosti se softwarovou aplikací, která je v současné době používána.

průzkum byl proveden v měsících září a říjnu 2012. Zjištění byla zpracována a sestavena v listopadu 2012. Demografie respondentů jsou uvedeny v exponátu 3.

exponát 3-reprezentace na základě geografie a průmyslu.

seznam funkcí / nástrojů

částečný seznam společných funkcí a nástrojů, který byl hodnocen respondenty, je uveden v exponátu 4.

Exponát 4 – Částečný seznam funkcí/nástrojů.

výsledky studie

studie přinesla některá zajímavá zjištění, která jsou shrnuta v následujících částech.

úroveň spokojenosti

úroveň spokojenosti projektových manažerů je uvedena v exponátu 5.

vykazují skóre spokojenosti 5.

Funkce/Nástroje Používané Většinou

top 10 funkcí a nástrojů, používaných nejčastěji na základě celkové hodnocení ze všech zeměpisných oblastí a průmyslových odvětví, jsou uvedeny v příloze č. 6.

exponát 6 – vlastnosti/nástroje používané nejčastěji.

vlastnosti / nástroje používané nejméně často

vlastnosti a nástroje používané nejméně často na základě souhrnného hodnocení ze všech zeměpisných oblastí a průmyslových odvětví jsou uvedeny v exponátu 7.

exponát 7 – Funkce/nástroje používané nejméně často.

Top 10 nedostatků

top 10 nedostatků na základě souhrnného hodnocení ze všech zeměpisných oblastí a průmyslových odvětví je uvedeno v exponátu 8.

vykazují 8-top 10 nedostatků.

seznam přání funkcí

velmi málo funkcí bylo respondenty identifikováno jako položky na jejich seznamu přání. Požadované funkce jsou vyjmenovány v exponátu 9.

exponát 9-seznam přání.

doporučení

závěry této studie poskytují některé zajímavé poznatky týkající se softwarových aplikací používaných široce v regionu EMEA. Na základě výsledků sdílených v předchozích částech se doporučuje, aby:

• softwarové společnosti úzce spolupracují se svými zákazníky, aby prozkoumaly důvody, proč mají nízké skóre spokojenosti.
• softwarové společnosti plánují své upgrady zahrnutím funkcí uvedených v exponátu 6, pokud tam ještě nejsou. Měli by se také pokusit překonat nedostatky a zahrnout položky do seznamu přání co nejdříve.
• majitelé projektů hodnotí softwarové aplikace na základě nejčastěji používaných funkcí a těch, které se používají nejméně často. Neměli by investovat do aplikace, která postrádá funkce, které projektoví manažeři nejvíce potřebují. Zároveň by neměli platit vyšší cenu, protože systém obsahuje funkce, které jsou pro projektové manažery nejméně důležité.
• projektoví manažeři připravují své tréninkové obrysy na základě položek uvedených v exponátu 6.

Závěr

Tento dokument uvádí spokojenost projektových manažerů s běžně nasazen software pro řízení projektů aplikace. Poskytuje přehled o funkcích používaných nejčastěji a nejméně často. Uvádí také hlavní nedostatky a položky na seznamu přání projektových manažerů. Tyto informace mohou projektoví manažeři využít k efektivnímu plánování jejich implementací PMI. Zjištění mohou také pomoci softwarovým společnostem zlepšit jejich nabídky a zvýšit spokojenost zákazníků.