organizace konference od základů vyžaduje obrovské množství předvídavosti a shromažďování dat. Celý proces může trvat několik let, v závislosti na velikosti skupiny, ale je možné zahájit úspěšnou konferenci v jednom roce, jestli si můžete udělat rychlé rozhodnutí.
realita plánování konference je, že bez nějaké zkušenosti, můžete ztratit hodně času, přes-myšlení, každý malý detail, zatímco s výhledem na další důležité otázky. Aby byl proces jednodušší pro nováčky, jsme nastínili nejdůležitější kroky, a zároveň poskytuje vám odkazy na naše další podrobné návody na každý jednotlivý předmět. Výsledkem je průvodce plánováním konference, který vám pomůže začít s pevnou šablonou na místě.
Krok 1: vytvořit Vizi Své Konferenci
Každá událost začíná s vizí, ale budete muset transformovat své vize do slov a čísel, aby pro měření nákladů a činit informovaná rozhodnutí při plánování. Nejprve musíte začít se základy plánování událostí, jako je kdo, co, kdy, kde a proč.
Krok 2: vytvoření obchodního plánu
pokud je vaše konference financována grantem nebo organizací, budete muset zmapovat, odkud pocházejí vaše peníze a k čemu se používají. První část této rovnice, příjmy, by měla být vypočtena brzy v procesu plánování.
nyní, abyste mohli dát cenu na konferenci, musíte mít představu o tom, co plánujete nabídnout účastníkům. Váš itinerář a sestava reproduktorů bude prodejním faktorem pro potenciální žadatele o registraci.
Krok 3: Srovnání podniků a Služeb
Poté, co jste si konkrétnější představu o tom, kdy se konference bude konat a jak mnoho lidí se chcete zúčastnit, můžete pak začít nakupovat pro vhodné místo. Mějte na paměti, že výběr místa konání také určí vaše náklady na stravování a audio / vizuální. Je to proto, že většina konferenčních center a hotelů pro akce vyžaduje, abyste používali své vlastní služby pro jakékoli události na místě.
většina konferencí bude muset poskytnout nějaký druh ubytování přes noc pro hosty cestující mimo region. Tato nutnost vytváří další soubor úvah, které zohlední Vaše rozhodnutí o místě konání.
Krok 4: Nábor a Řízení žadatelé o Registraci
I nejoblíbenější konference musí účinně trh své akce vyplnit každé sedadlo v domě. Účast je jedním z nejdůležitějších faktorů úspěchu vaší akce. Dobrá čísla návštěvnosti přinášejí příjmy a sponzorské příležitosti. A čím více lidí, které jste zaregistrovali, vytvoří větší poptávku po reklamních a účastnických otvorech. Dlouhý příběh krátce, pokud můžete nakreslit dav, pak všechno ostatní padne na místo mnohem jednodušší.
Správa registrace se stává obtížnější, protože vaše událost roste ve velikosti. Zde vám online registrační systém pomůže sledovat číslo, zpracovávat platby a organizovat data.
Krok 5: plánování podrobností na místě
konečně, po organizaci a implementaci obchodních prvků konference, můžete začít přemýšlet o podrobnostech na místě. To zahrnuje, jak se účastníci budou orientovat na konferenci, obecné uspořádání každé místnosti, a distribuce potravin a nápojů. To je část plánování konference, kterou většina lidí spojuje s plánováním událostí. Nejlepší způsob, jak koordinovat všechny podrobnosti, je projít si itinerář tak, jak by vaši hosté. Představte si, jak budou myslet a jednat v každém okamžiku dne, aby vyřešili problémy dříve, než nastanou.
Krok 6: Výstava Management Tipy
Konference typicky funkce centru nebo úmluvy patře, kde sponzorů a dodavatelů, nájemné prostor k propagaci svých výrobků. To může být velmi lukrativní příležitost pro vaši konferenci, pokud vše dobře organizujete. Mějte však na paměti, že výstavní plocha bude vyžadovat značný závazek času i zdrojů, takže se ujistěte, že jste připraveni spravovat potřeby více dodavatelů, než se zavážete k tomuto formátu.
