nástroje pro řízení Projektů mohou být užitečné při plánování, organizování a řízení zdrojů, nástroje pro pomalejší práci, ale účelová pracovní skupina pro spolupráci, nástroje se mění, jak se týmy zvládnout dynamické, v rámci pracovní postupy jak pro rutinní úkoly a neplánované události.
Pro společnosti nebo oddělení pracující prostřednictvím operačních boje — jako trvale ztrácí přehled o přepravě, nebo chybějící interní termíny — je to jen přirozené, že jedním z prvních kroků by mohlo být vyhledání vhodného projektového řízení (PM) nástroj. Nástroje pro řízení projektů mohou být velmi užitečné, ale nejsou zdaleka jedinou možností, jak vyřešit provozní problémy. Ve skutečnosti, v závislosti na vašich okolnostech, nemusí být ve skutečnosti ideální.
pracovní Skupina pro spolupráci je nově vznikající řešení, které je chystá rošádu, jak obchodní týmy komunikovat a plnit úkoly. Zatímco nástroje pro řízení projektů a workstream collaboration pomáhají týmům organizovat se kolem své práce, tyto dva nabízejí různé možnosti. Jak spolupráce workstream získává trakci, stále více týmů zjišťuje, že účelové nástroje podporují kolaborativní, soudržný pracovní postup způsobem, který nástroje pro řízení projektů prostě nemohou.
Jaké Nástroje pro Řízení Projektů, Nedostatek
nástroje pro řízení Projektů se tradičně používá pro upevňování časové osy a výsledků, jak by plány měly být provedeny. V podstatě, tým může vytvořit plán, jak se projekt dostane z bodu A do bodu B, pak jednoduše postupujte podle uvedených kroků k dosažení svého cíle. To je naprosto užitečná funkce v některých obchodních kontextech, zejména těch, které nevyžadují flexibilitu.
nástroje pro řízení projektů však pro určité typy týmů rychle zaostávají. Jedním z hlavních problémů je, že nenabízejí velkou přizpůsobivost v dynamických situacích. S nástroji PM nemohou týmy snadno upravit své pracovní postupy tak, aby odrážely informace v reálném čase, což znamená, že jakékoli aktualizace je obecně nutné začlenit do pracovních postupů ručně. Projektové řízení prostě není navrženo pro takovou agilitu, jakou mnoho týmů potřebuje.
PM nástroje také postrádají možnosti sledování aktiv, což znamená, že nejsou v souladu se stavem nebo umístěním fyzického majetku — ať už to znamená zařízení IoT, zařízení nebo personál. Pro operační týmy je to obrovská ztráta, protože aktualizace a upozornění o těchto aktivech (a dalších nepřímých změnách) přímo informují strategii. Naproti tomu oznámení o řízení projektů jsou obvykle omezena na samotné stavy úkolů (například „dokončené“ úkoly nebo“ zpožděné “ úkoly).
možná nejkritičtěji, jen málo týmů úspěšně používá nástroje PM ke komunikaci-zejména ne v reálném čase. Tyto platformy jednoduše nenabízejí okamžité funkce spolupráce, které operační týmy potřebují. To znamená, že týmy jsou nuceni vrátit se k ad-hoc e-maily, chaty, nebo in-osoba setkání, aby vyplnit mezery. Bez komunikačních kanálů postavených na událostech a úkolech se konverzace často odehrávají mimo platformu a mohou se rychle oddělit od dané záležitosti. V podobném smyslu nejsou nástroje PM zaměřeny na integrované sdílení informací, což znamená, že kontextové znalosti a data nejsou skutečně využívány pro zlepšení jednotlivých projektů.
co je Workstream spolupráce?
Workstream collaboration, je nový způsob řešení dynamických pracovních postupů, již vytváří vlny napříč organizacemi. Povolen vznikajících technologií, strategický posun k činnosti spolupráce slibuje zlepšení jak provozních týmů koordinovat, komunikovat a doručit. Zde je návod, jak klíčové schopnosti hrát do každého z těchto cílů:
Komunikace: Distribuované týmy vyžadují nástroj, který může pomoci jim komunikovat, jako kdyby byly ve stejné místnosti, diskutovat nápady a sdílení informací. To vyžaduje komunikační kanály, které jsou integrovány do samotného pracovního postupu projektu. Organizováním diskuse o úkolech mohou nástroje workstream collaboration vytvářet prostory pro probíhající, sdílené a trvalé konverzace. Tyto konverzace jsou dále posíleny možností chatu, hlasu a videa.
koordinace: Efektivní koordinace je o udržení všech na stejné stránce. Má každý stejný pohled na úkoly a mapy? Koordinuje tým automaticky data uložená v jiných nástrojích? Kromě toho mohou žalovatelné výstrahy pomoci informovat příslušné členy týmu o dalších krocích. Společný provozní obraz může zajistit, aby členové týmu porozuměli své poloze ve vztahu k ostatním členům týmu a klíčovým aktivům, aby mohli provádět úkoly co nejefektivněji. Všechny tyto funkce pomáhají dodat situační a kontextuální přístup k úkolu.
výkon: úspěšný výkon je výsledkem dobré spolupráce,ale je postaven na každém kroku. Na rozdíl od nástrojů PM, které vyžadují rigidní pracovní postupy, aby týmy udržely cíl podle stanovených plánů, operační týmy potřebují větší flexibilitu. Je důležité, aby se pracovní postup a odpovědnost posunuly v reakci na příchozí informace. To umožňuje týmům činit dynamická rozhodnutí a zajišťuje, že reagují přesně a efektivně na základě dat v reálném čase.
zatímco nástroje PM mohou být vhodnou volbou pro rutinní úkoly, jejich omezené funkce to prostě neřežou pro organizace, které se potřebují otáčet a přizpůsobovat v reálném čase. Mnoho společností musí rychle reagovat na změny mimo svou kontrolu, ať už to znamená posuny v chování zákazníků, zpomalení v dodavatelském řetězci nebo nějaké selhání zařízení nebo systému.
použití spolupráce Workstream pro zlepšení nebo nahrazení řízení projektů
Představte si to: Váš tým začne dosahovat kritického, časově citlivého cíle, i když ne všechny kousky jsou na svém místě. Informace i nadále proudit v, často tlačil přímo do workstream nástroj pro spolupráci z integrovaných GPS nebo IoT technologií. Naléhavé úkoly se jeví jako žalovatelné výstrahy, které jsou doručovány pouze příslušným stranám. Tým jako celek má lepší situační povědomí, což znamená, že se více informovaná rozhodnutí — podporovaný snadnou komunikaci přes task-based programy.
nástroje pro řízení projektů poskytují jasnou strukturu, segmentované úkoly a nastavují očekávání. Skvělé nástroje pro spolupráci workstream však mohou podporovat různorodou škálu případů použití a cílů, které jsou vhodnější pro operační nebo distribuované týmy. Zatímco nástroje pro řízení projektů jsou cenné, nestačí k zajištění úspěchu v celé řadě situací.
Ve scénáři jsme jen ilustrované, tradiční nástroj pro řízení projektů jsou užitečné pro plánování, kontrolu z úkolů, jak se dostat udělat, ale to prostě není tam, kde proces plnění se stane. Pro mnoho organizací je jejich výhodou buď integrovat současné nástroje PM, nebo je zcela nahradit účelovým nástrojem pro spolupráci. Je to nástroj pro spolupráci workstream, který poskytuje viditelnost, flexibilitu a funkčnost, kterou tým skutečně potřebuje.
podívejte se, jak vám nástroje pro spolupráci workstream mohou pomoci organizovat práci a umožnit komunikaci v reálném čase kolem úkolů. Začněte tím, že Coolfire Core vyzkoušíte zdarma.
