Small Business Travel: Kompletní Průvodce

Cestování je účinný způsob, jak pro podniky k získání nových zákazníků a investorů– nic není působivější než setkání tváří v tvář s potenciálním klientem. Velké společnosti jsou často dobře vybaveny pro cestování; mají jednotný postup a dostatek peněz na podporu svých zaměstnanců. Dosud, pro malé podniky, cestování může být ohromující a neorganizované. Kombinace omezeného počtu zaměstnanců a příliš ambiciózního nebo nerealistického cestovního plánu může malé podniky finančně zatěžovat.

Podle Concur Technologies, cestování a expense management společností, malých podniků tráví v průměru o 19,7% více na cestování! Aby se tyto náklady minimalizovaly, je důležité, aby malé podniky vytvářely efektivní plány výdajů a podrobné firemní cestovní politiky. Komplexní cestovní plán, který se zaměřuje na konsolidaci, podmíněnosti, flexibilitu a transparentnost mohou pomoci vaší malé firmy cestování ve více organizovaný, produktivní a nákladově efektivním způsobem.

čtyři pilíře efektivní služební cesty

členové malých podniků nemohou cestovat efektivně, pokud nemají dostupný a snadno stravitelný cestovní plán. To pomůže odpovědným osobám lépe si uvědomit, kolik peněz lze realisticky utratit za cesty. Přístupný Plán také pomůže zaměstnancům pochopit, co se od nich očekává během služebních cest. V první řadě to vyžaduje, aby malé podniky spravovaly své finance prostřednictvím konsolidace.

1) organizace: Správa financí prostřednictvím konsolidace

je nemožné spravovat finance vaší malé firmy bez vytvoření organizovaného systému. Někdy společnosti nedokáží konsolidovat své finanční výdaje. Bez pochopení výdajů vaší společnosti bude obtížné správně alokovat své výdaje napříč odděleními. To může mít za následek neuspořádané a finančně napjaté firemní cesty. Organizace jako World Travel Service vám mohou pomoci sloučit všechny vaše informace do online finančních zpráv. Zlepšením organizace financí vaší společnosti získáte lepší představu o čistých příjmech vaší společnosti.

studie, kterou Sdružení Právnických Cestovní Manažeři (ACTE) a Global Business Travel Association (GBTA) zjistil, že 51% dotázaných zaměstnanců (PDF) doufám, že zavést „Celkové Náklady na Cestování“ politiky v příštích dvou letech. Tento druh politiky, který pomáhá podrobně, které oblasti cestování stojí nejvíce a jak lze tyto výdaje efektivně spravovat, může být zvláště užitečné pro malé podniky, které se finančně potýkají. Vytvořením organizovaného a konsolidovaného finančního systému si vaše společnost více uvědomí očekávání cestování a omezení nákladů. S touto jasností bude vaše podnikání efektivnější a vaši zaměstnanci budou lépe spolupracovat, jako dobře naolejovaný stroj.

2) Plnění: Trénink Cestující

ACTE průzkum uvádí, že 84% firemní cestovní manažeři se domnívají, že úspora peněz bude více o získání shody; tam bude „posun v tom, jak firemní cestovní manažeři přístup politiky, mimo kontrolu dodavatele, náklady a k řízení cestovatel chování.“Čím více si vaši zaměstnanci uvědomují cestovní politiku vaší společnosti a rozumějí jí, tím více peněz se ušetří.

bohužel, v naději, že najdou levnější ceny, zaměstnanci někdy bloudí od cestovní politiky své společnosti. Teoreticky se to nemusí zdát problematické; zaměstnanci si dokonce mohou myslet, že jsou nápomocní. Podle průzkumu provedeného v roce 2013 Amadeus, globální cestování a cestovního ruchu společnosti, 52% obchodní cestující měl neplacené cestovní výdaje, protože nejsou v souladu s jejich firemní cestovní politiky. Ve skutečnosti nedostatek shody často odhaluje nedostatek porozumění. Pokud zaměstnanec nedodrží vaše pokyny, riskuje zkosení nebo poškození plánu úspor vaší společnosti. Je to díky souladu členů týmu, že malé podniky mohou provádět své cestovní plány ekonomicky a efektivně. Spíše než se snaží kontrolovat náklady na dodavatele, společnosti přesouvají své zaměření na řízení způsobu, jakým jejich zaměstnanci dodržují svou cestovní politiku. Důraz by neměl být kladen na “ významné úspory;“ místo toho by se společnosti měly zaměřit na „vyhýbání se nákladům.“Dodržování předpisů je však nemožné, pokud nevytvoříte cestovní politiku, která je flexibilní.

3) flexibilita: nastavení dosažitelného cestovního plánu

zatímco dodržování předpisů zaměstnanců je důležité, malé podniky stále potřebují podporovat otevřenou komunikaci mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Pokud vaši zaměstnanci vyjadřují obavy nebo poukazují na problémy s vaším cestovním plánem, je vaším úkolem naslouchat těmto stížnostem a rozpoznat, kdy je prospěšné být flexibilní. Úspěch vyžaduje otevřenou komunikaci mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem; pokud doufáte, že vytvoříte efektivní a ekonomický systém, musíte být přizpůsobiví a podporovat své časté cestující.

Cestování a flexibilita jdou ruku v ruce; je nezbytné, aby malé podniky měly otevřené myšlení během každého kroku cestovního procesu. Podle průzkumu společnosti Amadeus muselo 51% obchodních cestujících provést změny (PDF) ve svých cestovních plánech před odjezdem a 22% muselo provést tři nebo více změn v itineráři. S tolika změnami na poslední chvíli je důležité, aby malé podniky byly se změnami spokojené a ochotné provádět změny na poslední chvíli. Například, i když mandát politik bude dát zaměstnancům jasné pokyny, a bude pravděpodobně zvýšit produktivitu, někdy, to není realistické pro každého zaměstnance dodržovat stejné pokyny– člen vyššího managementu, může mít větší flexibilitu na výlet, než ostatní zaměstnanci. Občas je důležité být flexibilní se svými zaměstnanci; nechte mandáty proměnit v Pokyny, když je to nutné.

pokud cestovní systém vaší společnosti nefunguje, nebojte se jej změnit! Krachující systém povede jen k dalším finančním problémům. V malých firmách, může být schopen získat zpětnou vazbu od všech cestovatelů o cestování politik; je důležité, aby se využít tak, že můžete zjistit, co funguje a co ne. Jakmile budete mít fungující systém, investovat do něj– zůstat spáchal a ujistěte se, že vše jde podle plánu.

4) Transparentnost: Význam Komunikace

kromě toho, že otevřený cestovní politiky vylepšení, malé podnikání zaměstnavatele, musí zůstat otevřené s jejich zaměstnanci o účely jejich firemní cestovní rozhodnutí. Zpočátku se může zdát, že vaše malá společnost funguje dobře bez jasného a podrobného plánu cesty. Mnoho vlastníků malých podniků, aby chybu, za předpokladu, že, jednoduše, protože jejich malé velikosti, jejich zaměstnanci mají přístup k plně pochopit, firemní cestovní politiky. Nicméně, jak vaše podnikání roste, nedostatek struktury-nebo absence cestovní plán úplně-může způsobit zmatek. Pokud nemáte cestovní plán, který vaši zaměstnanci plně pochopit, věci, které mohou odhalit rychle.

struktura, jasnost a transparentnost jsou nezbytné pro udržení důvěryhodných vztahů. Bohužel,
podle ACTE, 44% organizací dotázaných nemají žádné formální systém pro shromažďování cestovatel zpětnou vazbu. 42% manažerů firemních cest si však přeje vytvořit skupinu cestujících za účelem zlepšení komunikace. Nepodceňujte hodnotu vytváření vztahu mezi zaměstnanci a zaměstnavateli! Pokud všichni členové týmu rozumí cestovní politice, je snazší vytvořit systém, který funguje hladce. Pokud se svými zaměstnanci dobře nekomunikujete, mohou být unavení, stresovaní nebo zmatení. To může způsobit, že zaměstnanci budou během služebních cest jednat nezaostřeně, což ovlivní jejich interakce s potenciálními klienty.

zlepšení Cestovatelské služby

je běžnou mylnou představou, že pro malé podniky je snadné mít otevřené a jasné komunikační linky. Ve skutečnosti je pro malé společnosti často těžší informovat své zaměstnance– cestovní politiky bývají příliš obecné nebo otevřené. Zatímco větší podniky mají obvykle formální cestovní politiku, která zkušených zaměstnanců může pomoci posílit, zaměstnanců malých firem často nemají jasnou představu o cestovní politiky, ani to, že mají podporu velké sítě spolupracovníků. Proto je pro zaměstnance v malých podnicích snadné ignorovat cestovní politiku své společnosti a činit vlastní rozhodnutí na cestě.

komunikace je zvláště důležitá během samotného procesu cestování. Před, během, a zprávy po cestě jsou dobré způsoby, jak udržet cestovatele aktuální. Komunikační platforma Concur Messaging má zprávy před cestou, interaktivní mapy, itineráře zaměstnanců, podrobnosti o cíli, a mnohem víc. Tyto nástroje mohou cestujícím poskytnout informace a rady, jak efektivně a produktivně řídit své cesty. Neustálá komunikace pomůže udržet obchodní cesty organizované a zároveň připomene zaměstnancům, aby se chovali vhodně a soustředili se. Společnost commerce-as-a-service, Deem, má také aplikaci pro firemní cestování, která vám pomůže rezervovat lety, přizpůsobit cestovní politiky a dokonce zobrazit inventář leteckých společností.

Jak na Cestovní rezervace pro Malé firmy: Cenově dostupné Řízení Cestovní kanceláře a Digitální Řešení

Malé podniky mají několik možností pro rezervaci a plánování jejich cest.

mnoho společností se však při rezervaci stává přísnějším; vybrali si konkrétní rezervační nástroje, které považovali za nejužitečnější.

omezující cestovní politiky minimalizují peníze vynaložené na plánování. Je běžné, že se společnosti spoléhají pouze na několik rezervačních nástrojů-dokonce i Cognizant doporučuje, pokud vaše společnost nemá problém, neměli byste “ opravit to, co není rozbité.“I když je pravda, že byste neměli demontovat cestovní politiku, která se zdá být funkční, je vždy důležité prozkoumat levnější možnosti. To neznamená, že byste měli zcela přehodnotit svůj cestovní plán-to znamená, že byste měli vyzkoušet jiná cestovní řešení, spíše než jednoduše spoléhat na to, co je pohodlné. I když se zdá, že vaše cestovní politika funguje, možná by to mohlo fungovat ještě lépe. Pokud vyzkoušíte levnější možnosti cestování, pak můžete vyladit své cestovní politiky, aby vyhovovaly těmto zjištěním.

1) cestovní kanceláře

mnoho malých podniků se domnívá, že cestovní kanceláře jsou příliš drahé. Přesto, podle New York Times, když jsou ceny a služby agentů porovnávány ve studii s cenami online vyhledávačů, agenti vyjdou na vrchol. Novinář Seth Kugel vysvětluje, jak testovaní agenti dokázali navrhnout “ alternativní trasy, rady ohledně víz a prostě obecně, studna, lidštější než jejich počítačové protějšky.“Agenti mohou pomoci vaší malé firmě najít nereklamované sazby a slevy, které vyhledávače nemohou. Je důležité vědět, jak obejít omezení nákladů při rezervaci letů, hotelů, dopravy a dalších. Cestovní kanceláře mohou vaší společnosti poskytnout další pomoc, kterou potřebuje, aby mohla začít.

Ethan Laub, zakladatel a generální ředitel společnosti TripScanner, naznačuje, že existují tři známky toho, že by vaše společnost měla najít cestovní kancelář. Pokud vaše společnost…
1) Má komplexní cestování systému
2) Dělá časté změny na poslední chvíli rezervace
3) Cestuje dost vyjednat dodavatele slevy
…pak můžete mít prospěch z pomoci agenta.

2) otevřít rezervaci

ačkoli cestovní kancelář je užitečná, mnoho malých podniků se rozhodlo jít jinou cestou. Dave Johnson, spisovatel pro startupnation.com věří, že je důležité zvážit všechny své možnosti, spíše než automaticky výběru cestovní kanceláře. Otevřená rezervace se stává preferovaným cestovním řešením, protože umožňuje zaměstnancům rezervovat si vlastní cesty prostřednictvím svých preferovaných platforem-často přímo ze svých chytrých telefonů. Zatímco cestovní kanceláře mohou “ mít přístup k určitým typům slev a balíčků, které… mohou být těžší najít sami,“ Johnson navrhuje, že pokud můžete věnovat trochu času a energie navíc, můžete najít lepší ceny interně. Otevřená rezervace je pohodlné cestovní řešení, které má potenciál zlepšit viditelnost a zároveň zvýšit flexibilitu a svobodu zaměstnanců. Je to prostě otázka zvážení kladů a záporů a rozhodování, zda má vaše společnost čas najít nabídky sama, nebo zda je nutná vnější pomoc.

otevřená rezervace pro malé podniky: profesionálové

i když je pro velké společnosti často obtížné vyzkoušet různé cestovní přístupy, malé společnosti obvykle tento problém nemají; pro malé podniky je snazší experimentovat s různými přístupy. Prozkoumáním všech dostupných možností cestování může vaše malá firma zjistit, jaký systém funguje nejlépe. Otevřená rezervace dává vašim zaměstnancům svobodu vybrat si, jak si rezervují své cesty. Nejen, že to zvýší pohodlí cestování, ale také pomůže vaší společnosti objevit nové cestovní nástroje, které mohou být přínosem pro vaše podnikání. Tato metoda může také pomoci podpořit lepší týmové prostředí tím, že zaměstnancům umožní určitou kontrolu nad tím, jak cestují. Rita Visser z GBTA komentuje, že “ otevřená rezervace dává cestujícím příležitost učinit další rozhodnutí „(PDF). Visser věří, že otevřená rezervace je ideální pro tisíciletí, kteří obvykle “ nechtějí být informováni, kde a co si mají rezervovat.“Tím, že dává zaměstnancům určitou kontrolu nad jejich vlastní cesty, společnosti rezervační systém bude pružnější a malé firmy budou mít prostor k růstu.

někteří také tvrdí, že otevřená rezervace usnadňuje správu cestovních výdajů. Kathy Kaden, náměstek ředitele v Patrnosti, komentáře, které otevřete rezervační umožňuje cestujícím, aby „dopředu trasy spravované cestovní program pro více kompletní obraz o cestování výdaji“ (PDF). Cestovní potvrzení lze automaticky zasílat zaměstnavateli, a tak lze vytvářet zprávy o výdajích bez tolika potíží. Tímto způsobem může otevřená rezervace pomoci vaší firmě konsolidovat informace, bez ohledu na to, jak a kde si zaměstnanci rezervují své cesty. Toto zvýšení viditelnosti cestujících vám umožní zjistit, co vaši zaměstnanci utrácejí a kde je utrácejí.

otevřít rezervaci pro malé firmy: Nevýhody

Když zaměstnanci byli požádáni, co se jich týká nejvíce otevřít rezervaci, průzkumu Cestování a Doprava (PDF) zjistili, že zaměstnanci často zmiňována „cestovatel sledování a další obavy o bezpečnost.“Přesto dotázaní zařadili tyto obavy nižší než výhody otevřené rezervace, jako jsou potenciální úspory. Jiné zdroje zjistily, že otevřená rezervace vedla ke zvýšení cen o 15 až 20 procent (PDF) ve srovnání s rezervací zaměstnanců v rámci cestovní politiky jejich společnosti. Bylo zjištěno, že toto zvýšení cen je primárně způsobeno „mezinárodními firemními slevami“.“Tyto speciální slevy jsou k dispozici pouze v případě, že si rezervujete prostřednictvím společností pro správu cest, které mohou jednat vaším jménem.

Michael Kubasik z Travel and Transport dochází k závěru, že“ je opravdu příliš brzy na rozhodnutí (PDF), zda existují materiální úspory „“ z otevřené rezervace. Pokud si stále nejste jisti, zda je otevřená rezervace vhodná pro vaši malou firmu, najdete zde cennější informace.

3) digitální řešení

není nutné zcela spoléhat na cestovní kancelář nebo na interní rozhodovací procesy. Salesforce.com’s senior manager, Dorian Stonie, komentáře, které používají otevřené rezervace „jen když to dává smysl“ (PDF); je důležité být flexibilní a prozkoumat jiné digitální řešení. Jako alternativu k cestovním kancelářím a otevřené rezervaci může vaše malá firma zvážit outsourcing všech nebo části svých procesů pomocí řešení pro správu digitálních cest za dostupnou pomoc. Ne všechny digitální cestovní nástroje jsou vytvořeny rovnocenné; některé z nich jsou jednoduše mobilní aplikace nebo webové stránky, které mohou poskytovat cestovní nabídky, zatímco jiné jsou plnohodnotné řešení pro správu cestovních výdajů a výdajů– řízené AI nebo kombinací AI a cestovních kanceláří. Následující seznam mobilních řešení může vaší společnosti pomoci. Cestovní nástroje, které si vyberete, budou záviset na tom, co si chcete rezervovat a kolik pomoci potřebujete.

Malé Obchodní Tipy na Cestování a Časté Předsudky: Co Jste Možná Vynechal

Od rezervace návazných letů do hledání nejlevnější způsob cestování, existuje mnoho způsobů, jak společnosti utrácet peníze, aniž by si to uvědomovali. Níže jsme sestavili seznam tipů, které vaší společnosti pomohou vyhnout se běžným cestovním chybám.

Společné Cestování Chyby

Chcete-li se vyhnout cestovním chybám, jako jsou tyto, doporučujeme naši šablonu cestovní politiky, která vám pomůže nastavit cílenou a organizovanou cestovní politiku. Ať už používáte cestovní kancelář nebo se rozhodnete vyzkoušet jinou metodu, tyto tipy vám pomohou proměnit vaši společnost v ekonomický a efektivní cestovní stroj.

nyní je čas rozhodnout, jaké přístupy fungují nejlépe pro vás a vaše podnikání. Pokud máte zájem zjistit, zda je digitální řešení pro vás to pravé, můžete si rezervovat demo naší asistentky a. I. travel, Claire, s jedním z našich zakladatelů přímo zde.