- et dokumentsporingssystem automatiserer processen med at få adgang til, søge og redigere dokumenter og giver dig mulighed for at kontrollere, hvem der ser eller redigerer et dokument.
- nøglefunktioner i en dokumentsporingstjeneste omfatter dokumentsikkerhed, tredjepartsintegrationer og dokumentlagring.
- når du vælger et dokumentsporingssystem, skal du tænke over, hvilke funktioner der er must-haves for din virksomhed, og hvilke du kan leve uden for at indsnævre dine valg.
dagene med papirstakke og rækker med arkivskabe er bag os, erstattet med digitale filer, der er pænt gemt i skyen. Forretningsdokumenter i dag er næsten udelukkende digitale, hvilket muliggør en række ekstra funktioner, der gør de daglige opgaver meget lettere. Læs videre for at lære alt, hvad du har brug for at vide om dokumentsporingstjenester, herunder hvad de er, nøglefunktioner, du skal kigge efter, og hvordan brug af dokumentsporingsprogrammer kan gavne din virksomhed.
Hvad er et dokument tracking system?
Dokumentsporing er en nøglefunktion i dokumentstyringssystemer, der automatiserer processen med at søge, få adgang til, redigere og administrere elektroniske dokumenter eller filer. Med en dokumenttracker kan du styre, hvem der kan se et dokument og se, hvem der har fået adgang til det, hvilke ændringer der er foretaget, og hvem dokumentet er sendt til.
Dokumentsporingssystemer (også kendt som filsporingssystemer) bruges mest i den finansielle, sundhedsmæssige og juridiske sektor på grund af deres dokumenters følsomme karakter.
dokument tracking system vs. dokumentstyringssystem
selvom dokumentsporingssystemer ligner meget dokumentstyringssystemer og ofte er inkluderet som en funktion af DMS, er de ikke synonyme. Den største forskel er, at dokumentsporing har et mere specialiseret fokus (sporing), mens dokumentstyringssystemer giver en bred vifte af funktioner, herunder samarbejde, dokumentdeling og overførsel.
Redaktørens note: Leder du efter en dokumenthåndteringstjeneste til din virksomhed? Udfyld spørgeskemaet nedenfor for at få vores leverandørpartnere til at kontakte dig om dine behov.
hvorfor skal du spore dine dokumenter?
der er mange grunde til, at du skal spore din virksomheds dokumenter. Først og fremmest giver det en stor mulighed for at optimere din daglige drift ved at fremskynde arkiveringsprocessen samt give dig nøgledata om din virksomhed. Et dokumentsporingssystem kan automatisk indsamle data om dine kunder, kunder, investorer og konkurrenter og afsløre, hvordan dine medarbejdere bruger (eller ikke bruger) de dokumenter, du sender til dem.
dette er nogle ting, som din DTS kan fortælle dig:
- hvem åbnede dokumentet
- da de åbnede det
- hvor langt de læser, før de lukker det
- hvor ofte åbner de det
dette er nogle yderligere fordele ved en DTS-enhed, der:
- sikkerhed: sporing af dine dokumenter giver sikkerhed, især hvis din virksomhed ofte beskæftiger sig med vigtige eller fortrolige oplysninger. Du har fuld kontrol over, hvem der får adgang til et dokument og kan se nøjagtigt, hvem der har set det, hvem der har foretaget ændringer, og hvornår disse ændringer blev foretaget, og om dokumentet blev sendt til nogen.
- Produktivitet: sporing af dine dokumenter giver dig mulighed for at se redigeringer, som kan hjælpe dig med at holde dit team på sporet og på samme side.
- revisionsspor: Dokumentsporing gør det utroligt nemt for din virksomhed at oprette et revisionsspor ved automatisk at holde styr på alle ændringer, der er foretaget i hvert dokument, komplet med tidsstempler.
- tilgængelighed: mange dokumentsporingssystemer giver adgang til dine dokumenter fra hvor som helst og fra enhver enhed, så du og dine medarbejdere kan foretage ændringer når som helst.
- lavt miljøaftryk: Et dokumentsporingssystem hjælper din virksomhed med at blive papirløs, hvilket gavner både dig og miljøet ved at fjerne dine høje papirkopier.
- tredjepartsintegrationer: en dokumentsporingstjeneste giver dig mulighed for at integrere med andre produktivitetsfremmende applikationer, f.eks. Dette muliggør en problemfri overførsel af oplysninger på tværs af alle aspekter af din organisation.
Nøgledokumentsporingssystemfunktioner
når du vælger en dokumentsporingstjeneste, er der et par funktioner, du skal være sikker på at kigge efter. Før du begynder din søgning, skal du liste alle de funktioner, du tror, du muligvis har brug for, og kategorisere dem i “must have”, “vil gerne have” og “kunne leve uden” for at hjælpe dig med at tage din beslutning.
her er et par Nøglefunktioner, Du skal kigge efter:
- dokumentopbevaring: en DTS gemmer alle virksomhedens dokumenter på et centralt sted, hvilket gør det nemt at søge og hente. Mange systemer bruger cloud storage, hvilket tilføjer et ekstra lag af sikkerhed til dine dokumenter.
- automatisering af dokumentbehandling: Dokumentsporingsprogram gør det nemt at behandle dine dokumenter med en indbygget processor, som kan fremskynde dine arbejdsgange. Dette omfatter typisk import og eksport af data fra Microsoft Office.
- samarbejdsværktøjer: en dokumentsporingstjeneste muliggør let samarbejde for medarbejderne ved at lade flere teammedlemmer arbejde på et enkelt dokument uden at vente på, at der foretages individuelle ændringer. Hvis det er nødvendigt, kan et teammedlem eller manager oprette adgangsbegrænsninger for at opretholde sikkerhed eller fortrolighed.
- dokumentsikkerhed: hvis du arbejder i et felt, der ofte beskæftiger sig med følsomme oplysninger, såsom sundhedsydelser eller juridiske tjenester, er dette en ekstremt vigtig funktion. Dokumentsikkerhed giver dig mulighed for at kontrollere adgangen til dokumenter, og nogle systemer kan endda automatisk følge vigtige regler under HIPAA, Sarbanes-Oksley, FDA Good Manufacturing Practices eller ISO 9000/9001.
- Katastrofesikkerhed og genopretning: Det er vigtigt at finde et programfirma, der prioriterer beskyttelsen af dine oplysninger og filer, da et databrud eller lagringsproblem kan være katastrofalt for din virksomhed. Se efter en udbyder med en etableret, fleksibel plan, der kan tilpasse sig dine unikke behov.
- versionskontrol: også kendt som versionsstyring, versionskontrol giver brugerne mulighed for at beskytte og spore ændringer, der er foretaget i dokumenter i dit dokumentstyringssystem. Versionsstyring sikrer, at alle nye redigeringer spores og gemmes, og at ældre versioner af dokumenter arkiveres i systemet som reference.
- PDF-dokumenteditor: denne funktion gør det problemfrit og nemt for dig at redigere PDF-dokumenter og tilføje tekst, afkrydsningsfelter, tekstbokse eller andre tilpasninger.
- Bulk upload: hvis du ofte har brug for at uploade mange dokumenter på en gang, kan denne funktion gøre processen meget hurtigere og mere effektiv ved at give dig mulighed for at fuldføre uploaden med et enkelt klik.
- mobil adgang: Denne funktion er fantastisk til virksomheder, der har fjernansatte eller arbejdstagere på farten. Det giver dig adgang til dokumenter fra enhver enhed, herunder bærbare computere, desktops, tablets og mobiltelefoner.
- Avanceret søgning: Hvis din virksomhed beskæftiger sig med store mængder filer hver dag, kan en avanceret søgefunktion gøre dit daglige liv meget lettere ved at lokalisere filer på et øjeblik, så du kan søge efter dokumenttype, metadata eller virksomhedsspecifikke oplysninger. Denne proces kaldes også indeksering.
det bedste dokumentsporingsprogram
for at hjælpe dig med at vælge det bedste dokumentsporingsprogram til din organisation, virksomhed.com gennemgik de bedste dokumenthåndteringstjenester. Dette er vores bedste valg:
- M-filer: M-filer er business.com vælg det samlede bedste DMS-program. Det er en god mulighed for virksomheder af enhver størrelse, der tilbyder brugervenlige værktøjer til samarbejde og automatisering af arbejdsgange ud over dets kraftfulde dokumentsporingsværktøjer.
- Filhold udtrykke: Filhold udtrykke er business.com det bedste valg for små virksomheder, fordi det tilbyder flere overkommelige prisplaner og masser af muligheder for at skalere op, når din virksomhed vokser.
- Dokumentar: Dokumentationen er business.com det bedste valg til automatisering af arbejdsgange. Dens muligheder inkluderer fuldstændigt programmerbare automatiseringsværktøjer til menneskelige ressourcer, marketing og salg samt integrationer med flere tredjepartsapps.
- Dokmee: Dokmee er business.com ‘ s valg for de mest sikre DMS. Det er en god mulighed for virksomheder, der beskæftiger sig med følsomme oplysninger, såsom sundhedsorganisationer og advokatfirmaer. Dokmee leverer automatisk overholdelse af privatlivets fred, og alle konti er adgangskodebeskyttede.
