- een documentvolgsysteem automatiseert het proces van toegang tot, zoeken en bewerken van documenten en stelt u in staat om te bepalen wie een document bekijkt of bewerkt.
- de belangrijkste kenmerken van een documenttracking-service zijn documentbeveiliging, integraties van derden en documentopslag.
- wanneer u een documentvolgsysteem kiest, moet u nadenken over welke functies onmisbaar zijn voor uw bedrijf en zonder welke u kunt leven om uw keuzes te beperken.
de dagen van papieren stapels en Rijen archiefkasten zijn achter ons, vervangen door digitale bestanden netjes opgeslagen in de cloud. Zakelijke documenten zijn tegenwoordig bijna volledig digitaal, wat een groot aantal extra functies mogelijk maakt die dagelijkse taken veel gemakkelijker maken. Lees verder om alles te leren wat u moet weten over documenttracking-services, inclusief wat ze zijn, belangrijke functies die u moet zoeken en hoe het gebruik van documenttracking-software uw bedrijf ten goede kan komen.
Wat is een documentvolgsysteem?
het volgen van documenten is een belangrijk kenmerk van documentbeheersystemen die het zoeken, openen, bewerken en beheren van elektronische documenten of bestanden automatiseren. Met een document tracker kunt u bepalen wie een document kan bekijken en zien wie het heeft geopend, welke wijzigingen zijn aangebracht en naar wie het document is verzonden.
Documentvolgsystemen (ook bekend als bestandvolgsystemen) worden het meest gebruikt in de financiële sector, de gezondheidszorg en de juridische sector, vanwege de gevoelige aard van hun documenten.
Documentvolgsysteem vs. documentbeheersysteem
hoewel documentvolgsystemen zeer vergelijkbaar zijn met documentbeheersystemen en vaak als kenmerk van DMS worden opgenomen, zijn ze niet synoniem. Het belangrijkste verschil is dat document tracking heeft een meer gespecialiseerde focus (tracking), terwijl document management systemen bieden een breed scala aan functies, waaronder samenwerking, het delen van documenten en de overdracht.Noot van de redactie: bent u op zoek naar een documentbeheerdienst voor uw bedrijf? Vul onderstaande vragenlijst in zodat onze leverancierspartners contact met u opnemen over uw behoeften.
Waarom moet u uw documenten volgen?
er zijn vele redenen waarom u de documenten van uw bedrijf moet bijhouden. Eerst en vooral, het biedt een grote kans om uw dagelijkse activiteiten te optimaliseren door het versnellen van het proces van het indienen, evenals het verstrekken van u met belangrijke gegevens over uw bedrijf. Een document tracking systeem kan automatisch gegevens verzamelen over uw klanten, klanten, investeerders en concurrenten, en onthullen hoe uw medewerkers gebruiken (of niet gebruiken) de documenten die u naar hen stuurt.
dit zijn enkele dingen die je DTS je kan vertellen:
- wie het document opende
- toen het werd geopend
- hoe ver ze het lezen voordat het werd gesloten
- hoe vaak ze het openen
dit zijn enkele extra voordelen van een DTS:
- beveiliging: het bijhouden van uw documenten biedt beveiliging, vooral als uw bedrijf vaak te maken heeft met belangrijke of vertrouwelijke informatie. U hebt volledige controle over wie toegang heeft tot een document en kunt precies zien wie het heeft bekeken, wie wijzigingen heeft aangebracht en wanneer die wijzigingen zijn aangebracht, en of het document naar iemand is verzonden.
- productiviteit: bij het bijhouden van uw documenten kunt u bewerkingen zien, die u kunnen helpen uw team op het juiste spoor en op dezelfde pagina te houden.
- Audit trails: Document tracking maakt het ongelooflijk eenvoudig voor uw bedrijf om een audit trail aan te maken door automatisch alle wijzigingen in elk document bij te houden, compleet met tijdstempels.
- toegankelijkheid: veel documentvolgsystemen maken Toegang tot uw documenten mogelijk vanaf elke locatie en vanaf elk apparaat, zodat u en uw medewerkers op elk gewenst moment wijzigingen kunnen aanbrengen.
- geringe ecologische voetafdruk: Een document tracking systeem helpt uw bedrijf gaan papierloos, die zowel u als het milieu ten goede komt door het elimineren van uw bergen van papieren exemplaren.
- integraties van derden: met een documenttracking-service kunt u integreren met andere productiviteitsverhogende toepassingen, zoals uw CRM, boekhoudsoftware of agenda. Dit maakt een naadloze overdracht van informatie over alle facetten van uw organisatie mogelijk.
belangrijkste functies van het documentvolgsysteem
wanneer u een documentvolgservice kiest, zijn er een paar functies die u zeker moet zoeken. Voordat u begint met uw zoekopdracht, een lijst van alle functies die u denkt dat u nodig zou kunnen hebben, en categoriseren ze in “moet hebben,” “zou willen hebben” en “kon leven zonder” om u te helpen uw beslissing te nemen.
hier zijn een paar belangrijke functies die u moet zoeken:
- Document opslag: een DTS zal alle documenten van uw bedrijf op te slaan in een gecentraliseerde plaats, waardoor voor eenvoudig zoeken en ophalen. Veel systemen gebruiken cloudopslag, wat een extra beveiligingslaag voor uw documenten toevoegt.
- automatisering van documentverwerking: documenttracking software maakt het eenvoudig om uw documenten te verwerken met een ingebouwde processor, die uw workflows kan versnellen. Dit omvat meestal het importeren en exporteren van gegevens uit Microsoft Office of Excel.
- samenwerkingstools: een documenttracking-service maakt een eenvoudige samenwerking voor werknemers mogelijk doordat meerdere teamleden aan één document kunnen werken zonder te wachten op individuele wijzigingen. Indien nodig kan één teamlid of manager toegangsbeperkingen maken om de veiligheid of vertrouwelijkheid te behouden.
- documentbeveiliging: als u werkt op een gebied dat vaak te maken heeft met gevoelige informatie, zoals gezondheidszorg of juridische diensten, is dit een uiterst belangrijk kenmerk. Met documentbeveiliging kunt u de toegang tot documenten controleren en sommige systemen kunnen zelfs automatisch belangrijke voorschriften volgen onder HIPAA, Sarbanes-Oxley, FDA Good Manufacturing Practices of ISO 9000/9001.
- Rampenbeveiliging en-herstel: Het is van vitaal belang om een software bedrijf dat prioriteit geeft aan de bescherming van uw informatie en bestanden te vinden, omdat een datalek of opslag probleem rampzalig voor uw bedrijf zou kunnen zijn. Zoek een provider met een gevestigd, flexibel plan dat zich kan aanpassen aan uw unieke behoeften.
- versiebeheer: versiebeheer staat gebruikers toe om wijzigingen in documenten binnen uw documentbeheersysteem te beveiligen en te volgen. Versiebeheer zorgt ervoor dat alle nieuwe bewerkingen worden bijgehouden en opgeslagen, en dat oudere versies van documenten worden gearchiveerd in het systeem voor referentie.
- PDF document editor: Deze functie maakt het naadloos en eenvoudig voor u om PDF-documenten te bewerken en tekst, selectievakjes, tekstvakken of andere aanpassingen toe te voegen.
- Bulk upload: Als u vaak veel documenten tegelijk moet uploaden, kan deze functie het proces veel sneller en efficiënter maken doordat u de upload met één klik kunt voltooien.
- mobiele toegang: Deze functie is zeer geschikt voor bedrijven met externe werknemers of werknemers die onderweg zijn. Hiermee hebt u toegang tot documenten vanaf elk apparaat, inclusief laptops, desktops, tablets en mobiele telefoons.
- Geavanceerd zoeken: als uw bedrijf elke dag met grote hoeveelheden bestanden te maken heeft, kan een geavanceerde zoekfunctie uw dagelijkse leven veel gemakkelijker maken door bestanden in een handomdraai te lokaliseren, zodat u kunt zoeken op documenttype, metadata of bedrijfsspecifieke informatie. Dit proces wordt ook wel indexering genoemd.
de beste documentvolgsoftware
om u te helpen de beste documentvolgsoftware voor uw organisatie, bedrijf te kiezen.com heeft de beste diensten voor documentbeheer beoordeeld. Dit zijn onze beste keuzes:
- M-bestanden: M-bestanden is business.com ‘ s pick voor de Algemene beste DMS-software. Het is een geweldige optie voor bedrijven van elke grootte, het aanbieden van eenvoudig te gebruiken samenwerking en workflow automatisering tools in aanvulling op de krachtige document tracking tools.
- FileHold Express: FileHold Express is business.com ‘ s beste keuze voor kleine bedrijven, omdat het biedt een aantal betaalbare prijzen plannen en tal van opties om op te schalen als uw bedrijf groeit.
- DocuWare: DocuWare is business.com ‘ s beste keuze voor workflow automatisering. De mogelijkheden omvatten volledig programmeerbare automatiseringstools voor human resources, marketing en sales, evenals integraties met verschillende apps van derden.
- Dokmee: Dokmee is business.com ‘ s keuze voor de meest veilige DMS. Het is een geweldige optie voor bedrijven die omgaan met gevoelige informatie, zoals zorgorganisaties en advocatenkantoren. Dokmee voldoet automatisch aan de privacyvoorschriften en alle accounts zijn beveiligd met een wachtwoord.
